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行政人事档案管理标准流程

在现代组织管理中，行政人事档案管理扮演着基石般的角色。它不仅是员工个人职业轨迹的忠实记录，更是组织人力资源规划、决策、合规运营及维护员工权益的重要依据。一套科学、规范的人事档案管理流程，是提升管理效率、防范潜在风险、保障组织与员工双方合法权益的关键。本文旨在梳理行政人事档案管理的标准流程，为相关从业者提供一套兼具专业性与实操性的行动框架。

一、档案的建立与接收：源头把控，夯实基础

人事档案管理的首要环节在于档案的初始建立与规范接收，这是确保档案质量的第一道关口。

1.建档对象与时机：组织应明确建档范围，通常包括正式员工、试用期员工，对于某些特殊岗位的实习生或顾问，亦可根据管理需要决定是否建档。建档工作应在员工入职后一个合理期限内（通常为入职当月）完成，确保“人档同步”。

2.档案材料的收集与审核：

*核心材料：包括但不限于员工履历表、入职登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件及验证证明、职业资格证书复印件、与前单位解除或终止劳动关系的证明、体检报告、劳动合同、保密协议、竞业限制协议等。

*材料要求：收集的材料必须真实、完整、规范。复印件需清晰，并由提供者注明“与原件一致”及签名日期；关键信息（如姓名、身份证号）应与原件核对无误；对于有疑义的材料，应及时向员工本人或相关机构核实。

*动态补充：员工在司期间产生的重要材料，如岗位变动通知、薪资调整记录、奖惩决定、培训结业证书、年度考核表、职称评定材料等，应及时收集归档。

3.档案接收与登记：对于新入职员工自带的密封档案，档案管理员应核对封条完整性，确认无误后签收。对于新建立的档案，应编制接收登记表，详细记录档案编号、员工姓名、材料清单、接收日期、经手人等信息，确保责任可追溯。

二、档案的日常管理：精细操作，安全有序

档案的日常管理是档案生命周期中持续时间最长、操作最频繁的阶段，需要细致入微的工作态度和严格的管理制度。

1.档案的归档与排序：

*分类整理：将收集到的材料按照一定的逻辑顺序（如按时间先后、材料性质等）进行分类、排序和编目。常见的分类可包括：履历材料、身份材料、学历学位材料、专业技术职务材料、奖惩材料、考核考察材料、劳动关系材料、工资福利材料等。

*规范装订：材料整理完毕后，应使用符合档案管理规范的文件夹或档案袋进行装订或装袋，做到整齐美观，便于翻阅。装订时应注意保护材料，避免损坏。

*档案编号：为每份档案分配唯一的档案编号，编号规则应具有逻辑性和可扩展性，便于识别和检索。

2.档案的保管与存放：

*库房与设备：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备专用的档案柜（如带锁的铁皮柜或智能密集架），并保持通风良好。

*存放秩序：档案应按照档案编号顺序或姓氏笔画等规则有序排列存放，柜内应有指引卡，便于快速查找。不同状态的档案（如在职、离职、已故等）应分区存放。

*定期清点：建立档案清点制度，定期（如每半年或每年）对库存档案进行全面清点或抽查，核对档案数量与登记情况是否一致，发现问题及时处理并记录。

3.档案的流转与交接：

*内部借阅：因工作需要借阅档案时，需履行借阅审批手续，明确借阅人、借阅事由、借阅期限、档案编号等。原则上档案不得带出档案管理部门，确需带出的，须经更高层级审批，并由借阅人对档案的安全和完整负责。

*借阅管理：借阅人应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。归还时，档案管理员应仔细检查档案材料是否完整无损，确认无误后在借阅登记本上注销。

*档案转递：员工因调动、辞职、辞退、解除劳动合同等原因离开本单位时，其人事档案应按规定及时转递至新的档案接收单位或人才服务机构。转递方式应优先采用机要邮寄或专人送取，严禁由员工本人自带（特殊情况除外，并需有严格审批和记录）。转递时须填写《档案转递通知单》，注明材料份数、页数，并由接收方签字盖章后存档备查。

4.电子档案的管理要点：

*双套制管理：对于实行电子化管理的档案，应确保电子档案与纸质档案的内容一致性、完整性和可用性。重要的电子档案应进行备份，并采用加密、权限控制等技术手段保障信息安全。

*元数据记录：电子档案的创建、修改、访问、流转等操作应留有详细的元数据记录，确保其真实性和可追溯性。

*格式规范与长期保存：选择符合国家或行业标准的电子档案存储格式，并考虑技术迭代对长期可读性的影响，适时进行格式迁移或转换。

三、档案的查阅与利用：依规行事，保守秘密

档案的查阅与利用是实现档案价值的重要途径，但必须在严格的制度约束下进行，确保信息安全与隐私保护。

1.查阅权限与审批：明确不同层级人员的档案查阅权限。因工作需要查阅档案时，必须提出