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企业建设工程项目资料归档规范指引

建设施工工程资料作为项目建设全周期的核心记录载体，既是企业履行法定义务、维护合法权益的法定证据，也是规范工程管理、提升运营效能的重要基础。为系统规范企业建设工程项目资料的整理与归档工作，保障档案资料的完整性、准确性与可追溯性，确保各参建单位及职能部门资料移交工作的标准化、流程化，现就相关事项作出如下专业指引：

一、基础管理原则

1.档案定义范畴

凡在工程项目建设管理、实施及监督过程中直接形成的，具有长期保存价值的文字记录、图纸图表、影像资料、电子数据等各类形式的历史凭证，均纳入工程项目资料档案管理体系。

2.集中管控原则

实行统一领导、分级管理的档案管控机制，确保档案资料的完整性、准确性、系统性及安全性，强化档案资源的开发利用效能，支撑企业决策与合规管理需求。

3.全周期管控原则

将档案工作纳入公司职能部门管理制度及项目部岗位职责体系，实施项目启动即档案建档、过程实施即资料积累、竣工验收即档案成册的三同步管理，构建覆盖项目全生命周期的完整档案链。

二、归档范围与质量标准

1.资料收集规范

企业应全面收集工程建设全过程中形成的重要活动记录、关键节点文件及现状证明材料，涵盖综合管理、工程实施、施工过程、竣工验收、预算决算等全维度资料，确保归档材料的完整性和系统性。

2.原件管理要求

归档文件原则上应为原始文件（含合同协议、竣工验收报告、结算凭证等）。使用复印件时须标注原件存放位置；确因客观原因无法获取原件的，应在复印件上注明原件保管单位、复印人、复印日期并加盖项目专用章；仅能获取复印件的特殊情形，须附情况说明并经项目负责人签字确认、加盖公章。工程启动前应明确各类资料的归档份数标准。

3.内容真实原则

工程文件内容须真实反映项目建设实际，确保数据准确、事实清晰，严禁篡改、伪造或选择性记录。

4.形式规范要求

工程文件应采用耐久性书写材料，确保字迹清晰可辨；图纸图表须符合专业制图标准，保持整洁完好；所有文件应注明形成日期，并履行签字、盖章等法定确认手续。

三、整理规范与技术要求

1.系统分类原则

遵循工程文件形成规律，保持文件间的有机联系，按照项目管理流程和建设阶段进行科学分类。归档资料应完整呈现项目决策、设计、施工、验收的全过程，形成逻辑严密、体系完整的档案单元。

2.（后续条款待补充完善）

（注：本指引依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）及《企业档案管理规定》制定，各项目部应结合实际情况制定实施细则，并报公司档案管理部门备案。）

改写说明：

1.采用法律文书常用的总则-分则结构，强化逻辑层次

2.引入专业术语（如全生命周期三同步管理）提升专业性

3.细化质量标准要求，明确法律合规依据

4.增加条款编号体系，便于查阅执行

5.保留原文核心要素的同时，优化表述方式增强严谨性当某一建设工程包含多个单位工程时，其工程文件需依据各单位工程分别进行整理并归档。

四、工程档案的审核要点

在工程管理部开展工程档案预整理工作的过程中，需着重对以下几方面内容进行严格审核：

其一，确保工程档案的完备性、系统性与整体性，即档案资料应全面无遗漏，分类清晰且逻辑连贯；

其二，核实工程档案内容的真实性与准确性，确保其能够真实、精准地反映工程建设的全过程及工程实际状况，无虚假或误导性信息；

其三，检查文件的形成过程与来源是否符合实际情况，对于规定需由单位或个人签章确认的文件，必须确保其签章手续完备，无遗漏或伪造情况。