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物资采购及成本控制手册

一、适用场景与背景

本手册适用于企业日常运营、项目实施等场景中的物资采购活动及成本管控需求，具体包括：

常规物资采购：如办公耗材、生产辅料等日常消耗性物资的采购计划与执行；

专项项目采购：如新项目建设、设备更新等一次性大宗物资采购；

成本优化场景：当采购成本超出预算、供应商报价异常或需通过集中采购降低成本时；

合规管控场景：需规范采购流程、防范采购风险、保证资金使用效益的场景。

通过系统化指引，实现采购流程标准化、成本可控化、风险最小化，保障企业物资供应与经营目标的达成。

二、全流程操作指引

（一）需求提出与确认

需求发起：使用部门根据业务需求（如生产计划、办公需求等），填写《物资采购需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货时间、用途说明及预算金额（如有）。

需求审核：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点核对数量是否匹配实际消耗、技术参数是否清晰。

需求确认：采购部门对接需求部门，确认需求的细节（如替代品可行性、紧急程度等），避免因信息偏差导致采购失误。

（二）预算编制与审批

预算测算：采购部门依据历史采购数据、市场价格波动情况、需求数量等，测算采购预算，包括物资单价、运费、税费等预估费用。

预算提交：将编制的《采购预算明细表》提交财务部门审核，重点检查预算是否符合公司成本控制目标、费用标准是否合规。

预算审批：根据公司授权体系，由相应管理层级（如部门总监、分管副总）审批，审批通过后进入采购执行阶段；若未通过，需调整需求或预算后重新提交。

（三）供应商选择与管理

供应商寻源：

通过公开招标、邀请招标、询比价等方式筛选供应商，优先选择具备合法资质、供货能力稳定、价格合理的供应商；

新供应商需提交营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证等）、产品样品等资料，由采购部门组织技术、质量部门进行资质审核与样品评估。

供应商评估：

定期（如每季度/半年）对供应商进行综合评估，指标包括交货及时率、产品质量合格率、价格竞争力、服务水平等；

评估结果作为供应商分级（如A/B/C级）和后续合作依据，C级供应商需限期整改，连续两次评估不合格则终止合作。

确定合作方：根据评估结果和采购需求，选择最优供应商，签订《采购合同》，明确物资规格、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。

（四）采购订单执行与跟踪

订单下达：采购部门根据审批通过的《采购订单执行跟踪表》，向供应商下达正式采购订单，同步抄送需求部门、财务部门、仓储部门。

订单跟踪：采购专员定期跟进订单执行进度，重点监控供应商生产/备货情况、物流运输状态，保证按期到货；若出现延期风险，及时协调供应商提出解决方案，并通知需求部门调整计划。

变更处理：如需变更订单内容（数量、交货期等），由需求部门提交书面变更申请，经采购部门、财务部门审核后，与供应商签订补充协议，避免口头约定导致纠纷。

（五）物资验收与入库

到货核对：物资送达后，由仓储部门组织需求部门、采购部门共同验收，核对送货单与采购订单信息是否一致（物资名称、规格、数量、批次等）。

质量检验：

外观检查：检查物资包装是否完好、有无破损或污染；

技术参数验证：根据物资特性，使用专业设备或委托第三方检测机构进行功能测试（如电子设备通电测试、原材料成分分析等）；

不合格品处理：若验收不合格，由采购部门联系供应商退换货，并记录不合格原因，纳入供应商评估扣分项。

入库登记：验收合格后，填写《物资验收入库单》，详细记录入库时间、物资信息、验收人、供应商等信息，同步更新库存台账，保证账实相符。

（六）成本核算与分析

成本归集：财务部门根据采购合同、《物资验收入库单》、付款凭证等，归集采购成本，包括物资买价、运费、装卸费、保险费、税费等直接费用，以及合理的采购管理费用。

成本对比：将实际采购成本与预算成本、历史采购成本进行对比，分析差异原因（如市场价格波动、数量偏差、供应商选择不当等）。

成本优化：

针对超支成本，提出改进措施（如重新谈判价格、寻找替代供应商、调整采购批量等）；

定期编制《成本分析对比表》，向管理层汇报成本控制情况，为后续采购策略调整提供数据支持。

三、核心工具模板清单

模板一：物资采购需求申请表

申请部门

申请日期

需求编号

物资信息

名称

规格型号

需求说明

用途描述

紧急程度（□一般□紧急□特急）

预算信息

预算单价

预算总价

审批流程

需求部门负责人：

采购部门审核：

签名：__________

签名：__________

模板二：采购预算明细表

预算编号

编制部门

编制日期

预算周期

序号

物资名称

规格型号

需求数量

1

2

汇总信息

预算总金额：____________________大写：____________________

审批状态：□待审批