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合同档案管理制度(推荐)

一、总则

（一）目的

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同、协议等法律文件的档案管理。

（三）管理原则

1.集中统一管理：合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保合同档案的完整性、系统性和安全性。

2.全程管理：对合同从签订、履行到终止的全过程进行档案管理，保证合同档案的全面性和连续性。

3.有效利用：在确保合同档案安全的前提下，充分发挥合同档案的作用，为公司的经营决策、法律纠纷处理等提供支持。

4.安全保密：严格遵守国家有关保密法律法规，采取必要的安全保密措施，防止合同档案的泄露和损坏。

二、合同档案管理部门及职责

（一）档案管理部门

公司设立专门的档案管理部门，负责合同档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，具备档案管理专业知识和技能。

（二）职责

1.制定和完善合同档案管理制度：根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定和完善合同档案管理制度，并监督执行。

2.合同档案的收集和整理：负责收集公司各部门签订的合同、协议等法律文件，并按照规定进行分类、编号、装订、编目等整理工作。

3.合同档案的保管：建立专门的合同档案库房，配备必要的保管设备和设施，对合同档案进行妥善保管，确保合同档案的安全。

4.合同档案的利用服务：根据公司各部门的需求，提供合同档案的查阅、借阅等利用服务，并做好利用记录。

5.合同档案的鉴定和销毁：定期对合同档案进行鉴定，对失去保存价值的合同档案，按照规定的程序进行销毁。

6.合同档案信息化建设：推进合同档案信息化管理，建立合同档案管理系统，实现合同档案的数字化存储、检索和利用。

三、合同档案的收集

（一）收集范围

公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同、协议等法律文件，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、建设工程合同、技术合同等，均应纳入合同档案收集范围。

（二）收集要求

1.及时收集：合同签订后，承办部门应在[X]个工作日内将合同原件及相关附件移交档案管理部门。

2.完整收集：合同档案应包括合同文本、补充协议、变更协议、授权委托书、履约保证金收据、验收报告等与合同有关的所有文件资料。

3.准确收集：合同档案的内容应真实、准确、完整，不得遗漏或篡改重要信息。

（三）收集流程

1.承办部门整理：合同签订后，承办部门应及时对合同及相关附件进行整理，确保文件资料的齐全、完整。

2.填写移交清单：承办部门填写《合同档案移交清单》，注明合同名称、合同编号、签订日期、对方当事人、合同金额等信息，并由承办人签字确认。

3.移交档案管理部门：承办部门将整理好的合同及相关附件和《合同档案移交清单》一并移交档案管理部门。档案管理部门对移交的合同档案进行审核，审核无误后，在《合同档案移交清单》上签字确认，并留存一份备案。

四、合同档案的整理

（一）分类

合同档案按照合同的性质和类型进行分类，一般可分为以下几类：

1.买卖合同类：包括原材料采购合同、产品销售合同等。

2.租赁合同类：包括房屋租赁合同、设备租赁合同等。

3.借款合同类：包括银行借款合同、企业间借款合同等。

4.建设工程合同类：包括建设工程勘察合同、设计合同、施工合同等。

5.技术合同类：包括技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。

6.其他合同类：除上述几类合同以外的其他合同，如运输合同、仓储合同、委托合同等。

（二）编号

合同档案采用统一的编号规则进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则如下：

[公司简称]-[合同类别代码]-[签订年份]-[顺序号]

例如：[公司简称]-HT-2024-001，表示公司2024年签订的第一份合同。

（三）装订

合同档案应按照合同编号的顺序进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除文件上的金属物，对纸张大小不一的文件进行折叠或粘贴处理。

（四）编目

档案管理部门应对整理好的合同档案进行编目，编制《合同档案目录》。《合同档案目录》应包括合同编号、合同名称、签订日期、对方当事人、合同金额、承办部门、保管期限等信息。

五、合同档案的保管

（一）保管方式

合同档案采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房内，电子档案应存储在公司的服务器或其他安全的存储设备中。

（二）保管环境

档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。温度应控制在[14℃-24℃]之间，相对湿度应控制在[45%-60%]之间。

（三）保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期