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2025年合同档案管理制度

合同档案管理制度

一、总则

为了加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营管理活动中形成的各类合同档案管理工作。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。

合同档案管理工作遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、方便利用的原则，确保合同档案的真实、完整、有效和安全。

二、管理职责

公司设立合同档案管理领导小组，由公司总经理任组长，分管副总经理任副组长，各部门负责人为成员，负责统筹协调和指导公司合同档案管理工作，研究解决合同档案管理工作中的重大问题。

公司综合管理部是合同档案的归口管理部门，负责制定和完善公司合同档案管理制度，组织实施合同档案的收集、整理、归档、保管、利用和鉴定销毁等工作；对各部门合同档案管理工作进行监督、检查和指导；组织开展合同档案信息化建设工作，提高合同档案管理的效率和水平。

各部门是合同档案的形成和积累部门，负责本部门合同的起草、签订、履行等工作过程中合同档案的收集、整理和初步审核，并及时向综合管理部移交合同档案；指定专人负责本部门合同档案的日常管理工作，确保合同档案的完整和安全。

档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素质，熟悉档案管理业务和相关法律法规，严格遵守档案管理工作制度和操作规程，认真履行职责，保守公司商业秘密。

三、合同档案的收集

各部门在合同签订、履行过程中，应指定专人负责合同档案的收集工作，及时收集合同签订、履行过程中形成的各种文件材料，确保合同档案的完整性。

合同档案收集的范围包括但不限于以下内容：

1.合同正式文本及附件，包括合同双方签字盖章的原件、副本；

2.合同签订过程中的往来函件、传真、电子邮件等，包括合同要约、承诺、修改意见等；

3.合同审批文件，包括合同立项申请、审批表、会签单等；

4.合同担保文件，包括保证合同、抵押合同、质押合同等；

5.合同履行过程中的相关文件，包括发货单、收货单、验收报告、结算凭证、付款申请、发票等；

6.合同变更、解除的相关文件，包括变更协议、解除协议、通知等；

7.合同纠纷处理文件，包括起诉状、答辩状、判决书、调解书、仲裁裁决书等；

8.其他与合同有关的具有保存价值的文件材料。

合同档案收集的时间要求：合同签订后，承办部门应在[X]个工作日内将合同正式文本及相关审批文件移交综合管理部归档；合同履行过程中形成的文件材料，承办部门应在每月月底前将当月形成的文件材料整理后移交综合管理部归档；合同履行完毕后，承办部门应在[X]个工作日内将合同履行过程中形成的全部文件材料整理后移交综合管理部归档。

四、合同档案的整理

综合管理部收到各部门移交的合同档案后，应及时对合同档案进行整理。合同档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

合同档案的整理步骤如下：

1.分类：按照合同的性质、类型、签订时间等进行分类，如采购合同、销售合同、租赁合同、建设工程合同等。

2.编号：对每一份合同档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于检索和管理。编号规则为：公司代码-合同类别代码-签订年份-顺序号，如：ABC-CG-2025-001，表示ABC公司2025年签订的第1份采购合同。

3.装订：对纸质合同档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。对于较大的文件材料，可采用卷盒或文件夹进行装具。

4.编目：编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、合同双方、签订时间、履行期限、档案保管期限等内容。

对于电子合同档案，应按照电子档案管理的相关规定进行整理，建立电子档案数据库，实现电子合同档案的在线存储、检索和利用。

五、合同档案的保管

公司应设立专门的合同档案库房，配备必要的档案保管设施和设备，如档案柜、密集架、除湿机、灭火器等，确保合同档案的安全保管。

合同档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度应控制在[14℃-24℃]之间，相对湿度应控制在[45%-60%]之间。

合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的合同档案主要包括涉及公司重大权益、具有重要历史价值和法律意义的合同档案；长期保管的合同档案保管期限为[16-50]年；短期保管的合同档案保管期限为[15]年以下。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。

合同档案应按照保管期限和类别进行分类存放，便于管理和查找。对于永久保管和长期保管的合同