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行政事务标准化操作手册

一、手册说明

本手册旨在规范公司内部行政事务的处理流程，保证各项行政工作高效、有序开展，降低操作风险，提升行政服务质量。手册适用于公司各部门及全体员工，涵盖日常行政事务中的典型场景，为行政人员及相关岗位人员提供标准化操作指引。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本手册适用于公司内部各类行政事务的标准化操作，包括但不限于会议管理、办公用品申领与发放、访客接待、会议室预订、文件流转与归档等。

（二）典型场景

部门例会筹备与执行：如每周部门工作例会、项目推进会等内部会议的组织与开展。

办公用品日常申领：员工因工作需要申领笔、纸、文件夹等常规办公用品。

外来访客接待：包括客户、合作单位及部门等外部来访人员的引导与服务。

会议室资源调配：各部门临时或定期使用会议室的申请与安排。

三、标准化操作流程

（一）部门例会筹备与执行

1.会前准备

明确会议基本信息：由会议组织者（通常为部门助理或指定负责人）确认会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（会议室名称或线上会议）、参会人员（部门全员或特定人员）、会议议程（需包含议题、讨论要点、负责人及预计时长）。

发布会议通知：通过公司内部通讯工具（如企业OA系统）提前至少1个工作日发送通知，内容需包含：会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、需提前准备的资料（如有）、联系人及联系方式。示例通知：“【会议通知】关于项目进度推进会的通知：时间：X月X日（周三）14:00-15:30，地点：3楼301会议室，参会人：部门全体成员，议程：1.项目当前进度汇报（负责人：）；2.下阶段工作计划讨论（负责人：）；3.其他事项。请提前准备项目进度表，联系人：*（分机：X）。”

准备会议物料：根据会议需求准备签到表、投影仪、麦克风、PPT演示文稿、纸质议程、会议记录本、笔等物料。若为线上会议，需提前测试软件功能（如腾讯会议、钉钉会议），保证音视频正常。

确认场地与设备：提前1小时检查会议室环境（如桌椅摆放、空调温度、灯光），调试投影、麦克风等设备，保证正常运行。

2.会中执行

签到与引导：参会人员入场时，在签到表上签字（或通过线上会议签到功能签到）；组织者引导参会人员就座，提醒将手机调至静音或震动模式。

会议主持：严格按照会议议程推进，控制各环节时长，避免议题偏离。主持人需明确每个议题的负责人及讨论目标，保证会议高效。

会议记录：指定专人（通常为部门助理或会议组织者）记录会议要点，包括：各议题讨论结果、决议事项、负责人、完成时限、待解决问题等。记录需客观、准确，避免遗漏关键信息。

3.会后工作

整理会议纪要：会议结束后1个工作日内，根据会议记录整理成会议纪要，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论结果、决议事项（负责人、完成时限）、待解决问题及下一步计划。纪需经会议主持人（部门负责人）审核确认后，通过内部通讯工具发送给参会人员及相关人员。

资料归档：将会议通知、签到表、会议纪要、演示文稿（PPT）等资料整理存档，电子档存入公司共享文件夹（如“行政部-会议资料”），纸质档按部门分类存放，保存期限不少于1年。

跟进决议事项：会议组织者需跟踪决议事项的进展，督促负责人按时完成，并在下次会议中汇报落实情况。

（二）办公用品申领与发放

1.申领流程

提出需求：员工根据工作需要，填写《办公用品申领单》（模板见第四章），注明申领物品名称、规格、数量、申领部门、申领人、用途（如“日常办公”“项目使用”）等信息。

部门审批：申领人将《办公用品申领单》提交至部门负责人审批，部门负责人需核对申领物品的必要性与合理性，签字确认。

行政部审核：部门审批通过后，申领人将申领单提交至行政部，行政专员核对申领物品的库存情况（如库存充足则直接发放，库存不足则纳入采购计划）、是否符合公司办公用品管理规定（如单次申领数量上限），审核通过后签字确认。

2.发放与登记

物品发放：行政专员根据审核通过的《办公用品申领单》发放物品，申领人需当场核对物品名称、规格、数量，确认无误后在《办公用品发放登记表》（模板见第四章）上签字。

库存管理：行政专员需及时更新办公用品台账，记录入库、出库、库存数量，每月底进行一次库存盘点，保证账实相符。对于库存不足的物品，及时编制《办公用品采购申请表》，提交至采购部门采购。

3.特殊情况处理

紧急申领：如遇办公用品突发短缺（如打印机墨水用尽），员工可通过电话或即时通讯工具向行政部提出紧急申领，说明紧急原因，行政部需在2小时内响应，协调调配或优先采购发放。

批量申领：部门因项目需求或新增人员需批量申领办公用品（如超过50个文件夹），需提前3个工作日提交申领单，以便行政部备货。

（三）外来访客接待

1.接待前准备

确认访客信息：接到访客接待需求后，接待人员（通常为行政