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智能流程管理自动化系统设置规范

一、系统应用场景与价值

智能流程管理自动化系统旨在通过标准化配置与自动化执行，提升企业跨部门、跨岗位流程的处理效率，降低人工操作风险，实现流程全生命周期可视化管控。本规范适用于以下典型场景，助力企业实现流程数字化转型：

（一）跨部门协同流程

财务报销流程：从员工提交报销单、部门主管审批、财务稽核到资金支付，系统自动校验票据合规性、触发审批节点，减少线下传递耗时（平均处理周期从5天缩短至1天）。

采购审批流程：针对不同采购金额（如≤5万部门审批、5-20万分管审批、＞20万总经理审批），系统自动匹配审批路径，同步推送采购订单至供应商管理模块。

（二）人事管理流程

员工入职流程：HR发起入职申请后，系统自动触发工牌制作、邮箱开通、IT设备领用、部门对接等子流程，相关信息同步至OA系统与钉钉/企业，新员工当天即可完成全部入职手续。

离职交接流程：员工提交离职申请后，系统自动冻结权限、发起交接任务（工作交接、资产归还、客户信息移交），超时未完成自动提醒部门负责人与HR跟进。

（三）业务合规流程

合同审批流程：根据合同类型（采购/销售/服务）与金额，自动关联法务审核条款、财务付款条件，审批过程留痕存档，满足审计追溯需求。

客户投诉处理流程：客服录入投诉信息后，系统自动分类（产品质量/服务态度/物流问题）并分派至对应责任部门，设置24小时响应时限，逾期自动升级至管理层。

二、系统配置标准化操作流程

本流程以“需求确认-基础配置-节点设计-权限分配-测试优化-上线发布”为核心，保证系统设置与业务需求高度匹配，操作步骤

（一）前期准备：需求调研与规划

需求梳理

由业务部门（如财务部、人事部）提出流程需求，明确流程目标（如“缩短报销周期”）、关键节点（如“部门审批-财务复核-出纳付款”）、参与角色（如“员工-直属主管-财务专员-出纳”）及特殊规则（如“差旅报销需附行程单”）。

示例：财务部需明确“报销金额＞2000元需财务经理复核”“发票类型为增值税专票时需校验税号”。

权限规划

遵循“最小权限+职责分离”原则，定义各角色的操作权限（如“员工仅可提交报销单，不可修改已提交单据”“财务专员可查看所有部门报销明细，但不可修改审批意见”）。

基础数据准备

整理组织架构信息（部门、岗位、人员名单）、流程分类标准（如“财务类”“人事类”“业务类”）、表单模板（如《费用报销单》《采购申请单》），保证数据与ERP、HR等现有系统一致。

（二）系统登录与模块进入

使用管理员账号登录智能流程管理系统（默认访问地址为企业内网IP:端口，如192.168.1.100:8080）。

顶部导航栏“流程中心”，进入“流程配置”模块。

（三）流程创建与基础信息配置

新建流程

“流程列表”右上角“新建流程”，填写基础信息：

流程名称：需简洁明确，如“员工差旅费报销流程”（建议包含“部门+业务类型+流程”格式）。

流程编号：按规则自动（如“CW-2024-001”，CW代表财务部，2024为年份，001为序号），或手动按企业编码规则填写。

流程分类：选择对应分类（如“财务类-报销”），便于后续统计与管理。

适用范围：勾选适用部门（如“全体部门”或“销售部、市场部”），或指定岗位（如“经理级及以上”）。

触发条件：设置流程启动方式（如“员工手动发起”“系统定时触发”“其他流程调用”）。

“保存”，系统自动流程ID（如“FLOW_001”）。

（四）流程节点设计与配置

节点是流程的核心执行单元，需明确节点类型、处理角色、审批规则及分支条件。

添加节点

在流程设计画布中，“添加节点”，选择节点类型（系统内置6类节点，可根据需求扩展）：

节点类型

说明

适用场景

开始节点

流程起点，不可删除、编辑

员工提交报销单、系统自动触发流程

审批节点

需人工审批，支持会签（多人审批均通过）、或签（一人通过即可）

部门主管审批、法务审核

审核节点

仅校验数据完整性，不通过则驳回，不涉及业务决策

表单必填项校验、附件检查

自动节点

系统自动执行逻辑（如数据计算、信息同步）

计算报销金额、同步订单至ERP

会签节点

多人并行审批，需全部通过

重大合同审批（总经理+法务+财务）

结束节点

流程终点，触发后续动作（如归档、通知）

报销完成推送短信至员工

配置节点属性

以“部门主管审批”节点为例，节点进入编辑界面：

节点名称：与角色一致，如“部门主管审批”。

处理角色：选择“岗位”（如“部门主管”）或“指定人员”（如经理、主管），支持按部门层级自动匹配（如“发起人所在部门主管”）。

审批规则：

审批方式：选择“或签”（快速审批）或“会签”（集体决策）。

审批意见：是否必填（勾选“是”则审批人必须填写意见）。

超时设置：设置审批时限（如“24小时”），超时未操作则自动“同意”（