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差旅及报销流程规范操作指引

一、引言

为进一步规范公司差旅管理，提升差旅效率，加强成本控制，明确差旅及报销各环节的责任与要求，确保报销流程的合规、透明与高效，特制定本操作指引。本指引适用于公司全体员工的国内因公出差行为及其费用报销管理。全体员工在差旅活动中均需严格遵守本指引规定，确保差旅行为合理、合规，报销凭证真实、合法、完整。

二、适用范围

本指引适用于公司所有员工因公务需要离开常驻地城市（或工作地点）进行的短期（一般不超过一个月）出差活动。长期派驻人员的相关费用管理，另行规定。

三、差旅流程规范

（一）出差申请与审批

1.出差申请：出差前，员工需通过公司指定的OA系统（或书面《出差申请单》）提交出差申请。申请内容应至少包括：出差事由、出差地点（详细至城市及具体区县）、出差起止时间、拟乘坐交通工具、随行人员（如有）、预计差旅费用预算等。

2.审批权限：出差申请需根据出差人员级别、出差天数及预计费用金额，按照公司现行的审批权限逐级报批。未经批准，不得擅自出差，否则相关费用可能不予报销。

3.审批流程：申请人提交申请后，由直接上级进行初步审核，审核通过后提交至相关负责人进行最终审批。审批通过后方可执行出差计划。如遇紧急公务需临时出差，可先口头请示相关负责人同意，出差返回后应在规定时限内补办书面审批手续。

（二）交通工具选择与预订

1.选择原则：员工应在满足公务需求的前提下，本着经济、高效的原则选择合适的交通工具。鼓励优先选择公共交通工具。

2.预订要求：国内出差的交通票务（飞机、火车、长途汽车等），建议通过公司协议合作的票务代理或指定的在线预订平台进行预订，以获取更优惠的价格和便捷的服务。特殊情况下需自行预订的，应保留好相关预订凭证。

3.等级标准：

*飞机：根据出差人员级别及出差任务紧急程度，可选择经济舱。特殊情况需乘坐更高舱位的，需单独提交申请并经更高级别负责人审批。

*火车：普通员工出差，路途时间在一定时长以上（具体参照公司差旅补贴标准细则）可选择硬卧或二等座；中层及以上管理人员可根据实际情况选择软卧或一等座。

*其他：市内交通应优先选择公共交通（公交、地铁等），或在公司规定标准内使用网约车。

（三）住宿安排

1.住宿标准：根据出差城市级别（如一线城市、二线城市等）及员工职级，执行公司统一规定的住宿费用标准。住宿费应控制在标准内，超支部分原则上由个人承担，特殊情况需书面说明理由并经相关负责人审批。

2.酒店选择：建议优先选择公司协议酒店，以获取协议优惠价格。如无协议酒店，应选择安全、经济、便捷的正规酒店。

3.住宿发票：住宿时需向酒店索取正规增值税发票，发票抬头应为公司全称，内容清晰注明住宿天数、单价、金额等信息。

（四）出差期间行为规范

1.出差人员应严格按照出差申请中注明的事由和行程开展工作，不得擅自变更出差地点、延长出差时间或从事与公务无关的活动。如确需变更，应提前通过OA系统或书面形式向原审批人申请，获得批准后方可执行。

2.出差期间应注意人身及财产安全，遵守当地法律法规及公司各项规章制度。

3.保持通讯畅通，及时响应公司及工作相关的联络。

四、费用报销规范

（一）报销凭证要求

1.真实性与合法性：所有报销凭证必须是出差过程中实际发生的、与公务相关的合法原始凭证。严禁虚报、冒领、伪造或变造报销凭证。

2.发票基本要求：

*必须是国家税务部门监制的正规发票，套印全国统一发票监制章。

*发票抬头必须为公司法定全称，不得为个人或其他名称。

*发票内容应清晰、完整，包括：开票日期、商品或服务名称（应具体，如“住宿费”、“交通费”、“餐费”等，不得笼统开具“办公用品”、“服务费”等）、规格型号（如适用）、单位、数量、单价、金额（大小写一致）、开票方名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等信息，并加盖开票方有效发票专用章。

3.辅助凭证：除发票外，还需提供与发票内容相对应的辅助凭证，如：

*交通票据：登机牌（或行程单）、火车票、汽车票、网约车行程单等，需与发票信息（时间、地点、金额）相符。

*住宿票据：酒店提供的住宿明细清单（如发票中未详细列明）。

*其他：如会议费报销，需附会议通知等证明文件。

（二）各项费用报销标准

1.交通费：

*飞机票、火车票、长途汽车票等，按实际发生额凭有效凭证报销，需符合本指引第三部分第（二）条关于交通工具选择的规定。

*市内交通费：可选择实报实销（凭市内交通发票）或按出差天数享受定额补贴。具体采用何种方式及补贴标准，参照公司最新《差旅费报销标准细则》执行。如选择实报实销，需提供与出差行程相符的交通票据。

2.住宿费：按实际发生额凭有效住宿发票报销，且不超过公司规