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业务合同审核及管理流程工具

一、适用业务场景与对象

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、贸易公司等）在日常经营中开展的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

业务合作类：如采购合同、销售合同、服务外包合同、合作协议等；

项目合作类：如研发项目合同、工程承包合同、委托加工合同等；

其他类型：如保密协议、知识产权许可合同、劳动合同补充协议等。

涉及角色包括业务部门经办人（如经理、专员）、法务审核人员、财务审核人员、企业负责人（如总、董）及合同归档管理人员，覆盖合同从发起、审核、签署到履行、归档的全流程管控需求。

二、合同审核全流程操作指引

（一）合同发起与材料准备

发起主体：业务部门经办人*（如业务拓展岗、采购岗），根据业务需求发起合同流程。

提交材料清单：

合同草案（需明确双方主体信息、合作内容、权利义务、价款及支付方式、违约责任、争议解决等核心条款）；

合作方主体资格证明材料（复印件加盖公章，如营业执照、行业资质许可证、法定代表人身份证明；若为授权代理人签署，需提供授权委托书）；

业务需求说明（如采购需求背景、服务内容明细、技术规格要求等，可作为合同附件）；

历史合作记录（如有，需说明过往履约情况，供审核参考）。

提交方式：通过企业OA系统/合同管理系统线上提交，或纸质版材料提交至行政部（同步扫描电子版存档）。

（二）业务部门初审

审核主体：业务部门负责人*（如销售总监、采购经理）。

审核要点：

业务真实性：核对合作需求与企业战略、年度经营计划的匹配度，避免虚假交易；

内容完整性：检查合同草案是否包含核心条款（如“标的物描述是否清晰”“数量/质量标准是否明确”“履行期限/地点是否具体”）；

业务可行性：评估合作方履约能力（如过往合作业绩、产能、交付周期等），保证业务可落地；

风险初步判断：识别潜在业务风险（如对方付款能力、市场波动对合同的影响等），并标注需重点关注的问题。

输出结果：在《合同审批意见表》中填写初审意见，通过则流转至法务部门，不通过则退回业务部门修改（注明修改意见）。

（三）法务部门审核

审核主体：法务专员*（或外聘法律顾问）。

审核要点：

主体合法性：核查合作方营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务、是否存在经营异常或法律诉讼风险；

条款合规性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，避免“霸王条款”“无效约定”（如“争议解决方式约定不明”“违约责任不对平等”）；

权责明确性：明确双方权利义务是否对等（如“验收标准”“质量异议期”“保密范围”等条款是否清晰）；

风险防控：重点审核违约责任（如违约金计算方式是否合理）、争议解决方式（如管辖法院/仲裁机构约定是否明确）、知识产权归属（如涉及技术合作，需明确成果归属及使用权限）。

输出结果：在《合同审批意见表》中填写法务审核意见，重大风险需标注“高风险”并说明理由，通过则流转至财务部门，不通过则退回业务部门（附法律修订建议）。

（四）财务部门审核

审核主体：财务经理*（或财务负责人）。

审核要点：

收支合理性：核对合同金额与预算、报价单是否一致，价格是否符合市场公允水平；

付款方式：评估付款节点（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，避免资金占用风险（如“预付款比例过高”“质保金比例不足”）；

税务合规性：明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、税率及开票时间，保证税务处理合法；

资金安排：检查企业资金是否足以覆盖合同支出，避免流动性风险（如大额合同需评估对现金流的影响）。

输出结果：在《合同审批意见表》中填写财务审核意见，通过则流转至管理层审批，不通过则退回业务部门（说明财务调整建议）。

（五）管理层审批

审批主体：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤10万元：部门负责人+法务+财务联合审批即可；

10万元＜金额≤50万元：需分管副总*审批；

金额＞50万元：需总经理*（或董事会）审批。

审批要点：

战略匹配度：评估合作是否符合企业长期发展战略（如新市场拓展、核心业务合作等）；

风险可控性：综合法务、财务意见，判断合同整体风险是否在企业可承受范围内；

效益评估：分析合同预期收益（如利润率、市场份额提升）与成本投入的匹配度。

输出结果：管理层在《合同审批意见表》中签署“同意签署”“修改后同意”或“不同意”意见，若“修改后同意”，需明确修改内容并重新流转审核。

（六）合同签署与用印

签署主体：企业法定代表人或其授权代表*（需提供《授权委托书》），合作方由其授权代表签署。

用印流程：

行政部收到审批通过的《合同审批意见表》及最终版合同后，核对合同文本与审批意见一致性；

加盖企业公章（或合同专用章），骑缝章（多页合同需加盖）；

禁止在空白合同、未审批合同上用印，严禁违规代盖印章。

签署份数：通常一式三份（企业留存两份，合作方一份）