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采购食品索证索票管理制度

一、总则

为加强本单位食品采购环节的质量安全管理，规范食品采购索证索票行为，确保采购食品的来源可追溯、质量有保障，依据《中华人民共和国食品安全法》及其实施条例等相关法律法规要求，结合本单位实际情况，特制定本制度。

本制度适用于本单位所有食品及食品原料、食品添加剂和食品相关产品的采购活动。凡从事食品采购、验收、保管等相关工作的人员，均须严格遵守本制度。

二、供应商资质审核与选择

1.供应商准入原则：采购食品时，必须从持有有效《营业执照》、《食品生产许可证》或《食品经营许可证》的正规生产经营者处采购。优先选择信誉良好、质量管理体系健全、具有稳定供货能力的供应商。

2.资质文件索取：对首次合作的供应商，应主动索取并查验以下资质文件的原件，并留存加盖供应商公章（或签字）的复印件：

*有效的《营业执照》复印件；

*有效的《食品生产许可证》或《食品经营许可证》复印件；

*供应商为生产企业的，如采购的是实施生产许可管理的食品，还应索取其相应的食品生产许可品种明细表；

*法律法规规定的其他资质证明文件（如动物产品的检疫合格证明等）。

3.供应商评价与动态管理：建立供应商评价和选择机制，对供应商的资质信誉、产品质量、供货能力、售后服务等进行综合评估。对不符合要求或出现质量问题的供应商，应及时暂停或终止合作，并更新合格供应商名录。

三、采购过程中的索证索票要求

1.索票要求：

*采购食品时，必须向供应商索取并留存规范的采购凭证。采购凭证应载明产品名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、单价、金额、采购日期以及供应商名称、地址、联系方式等信息。

*鼓励索取正规发票，发票应与采购凭证信息一致。

2.索证要求：

*产品合格证明文件：对采购的每批次食品，均应索取并查验由供应商出具的合格证明文件，如出厂检验合格证明、第三方检验报告等。无法提供合格证明文件的食品，不得采购。

*特殊食品证明：采购保健食品、特殊医学用途配方食品、婴幼儿配方乳粉等特殊食品时，还应索取并查验相应的批准证明文件复印件。

*进口食品证明：采购进口食品时，应索取并查验由供应商提供的海关出具的入境货物检验检疫证明、中文标签等文件。

3.票证的时效性与关联性：索取的票证应与采购的食品批次相对应，确保票证信息与食品的名称、规格、生产日期/批号等关键信息一致。票证应在有效期内或能证明产品在保质期内。

四、票证的收集、查验与保管

1.票证收集：采购人员是索证索票工作的第一责任人，应在采购行为发生时即向供应商索取相关票证，并确保票证的完整、清晰、真实。

2.票证查验：库管或验收人员在接收食品时，应对随货同行的票证进行核对查验，确认票证齐全、信息相符后方可入库。对票证不全或信息不符的，应拒绝接收并及时向采购部门反馈。

3.票证保管：

*设立专门的档案柜或电子存储系统，对索取的供应商资质文件、采购凭证、产品合格证明文件等进行分类、编号、登记后妥善保管。

*纸质档案应保持整洁、完好，防止鼠咬、虫蛀、霉变；电子档案应定期备份，防止数据丢失。

*票证的保存期限不得少于食品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。法律法规另有规定的，从其规定。

五、采购验收与记录

1.进货查验：除索证索票外，还应对所采购食品的感官性状、包装标签、生产日期、保质期等进行查验，确保食品符合食品安全要求。

2.采购记录：建立并如实记录食品采购信息，包括产品名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、供应商名称及联系方式、采购日期等。采购记录应与索证索票资料相对应，做到可追溯。

3.问题处理：对在查验过程中发现食品感官异常、超过保质期、标签不符合规定或票证不全、虚假等情况的，应立即停止采购和使用，并及时向本单位食品安全管理部门或负责人报告，同时做好相关记录。

六、职责与监督

1.部门职责：采购部门负责供应商的选择、资质审核及采购过程中的索证索票工作；仓储验收部门负责对到货食品及随附票证的查验和记录；食品安全管理部门负责对本制度的执行情况进行指导、监督和检查。

2.人员培训：定期对采购、验收、保管等相关人员进行食品安全法律法规和索证索票管理制度的培训，确保其掌握索证索票的具体要求和操作规范。

3.监督检查：本单位食品安全管理负责人应定期或不定期对索证索票制度的执行情况、票证的索取与保管情况进行监督检查，对发现的问题及时督促整改。

4.责任追究：对未按规定执行索证索票制度，导致采购不合格食品或发生食品安全事故的，将追究相关人员的责任。

七、附则

1.本制度未尽事宜，应遵守国家有关法律法规的规定。

2.本制度由本单位食品安全管理部门负责解释。

3.本制度