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建筑单位合同管理规范手册

前言

合同管理是建筑单位生产经营活动的核心环节，贯穿于工程项目从招投标、实施到竣工结算的全过程。规范的合同管理不仅是维护企业合法权益、防范经营风险的关键手段，也是确保工程质量、进度与成本控制目标实现的重要保障。本手册旨在系统梳理建筑单位合同管理的各项要点，明确管理流程与职责分工，为各部门及相关人员提供统一、规范的操作指引，以期提升企业整体合同管理水平与经济效益。

第一章合同管理的基本原则与组织架构

1.1基本原则

建筑单位合同管理应严格遵循以下原则：

*合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规、行业规范及地方政府相关规定。

*平等自愿、公平诚信原则：合同当事人双方地位平等，意思表示真实，权利义务对等，恪守承诺，善意履行。

*风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订前、履行中及收尾阶段的潜在风险进行识别、评估与防范。

*效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同的经济效益最大化，兼顾社会效益。

*全过程管理原则：对合同的策划、谈判、评审、签订、履行、变更、索赔、争议解决及归档等环节实施全程动态管理。

1.2组织架构与职责分工

建筑单位应建立健全合同管理组织体系，明确各层级、各部门的合同管理职责：

*决策层：负责审批重大合同、合同管理方针政策的制定、重大合同纠纷的决策等。

*合同管理部门（如法务部或专门的合同管理部）：作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的拟定与修订、合同范本的制定与推广、合同评审的组织与协调、合同履行的监督检查、合同纠纷的处理指导、合同管理人员的培训等。

*业务部门（如工程管理部、经营预算部、采购部等）：作为合同的发起部门和履行主体，负责合同的前期策划、市场调研、合作方选择、合同谈判、合同履行、现场签证、变更与索赔的初步处理、合同资料的收集与提交等。

*财务部门：负责合同价款支付的审核、资金风险评估、税务筹划等。

*技术部门：参与合同技术条款的评审，提供技术支持，对合同履行中的技术问题进行处理。

各部门应密切配合，形成权责清晰、协同高效的合同管理机制。

第二章合同策划与准备阶段管理

2.1合同策划

在项目立项或招投标阶段，业务部门应根据项目特点、规模、复杂程度及企业战略目标，进行合同策划：

*明确合同标的、范围、主要工作内容及界面划分。

*初步确定合同类型（如固定总价合同、可调价合同、成本加酬金合同等）。

*分析合同风险点，制定初步的风险应对策略。

*考虑项目的特殊要求，如质量标准、工期节点、环保安全等。

2.2合作方选择与资格审查

业务部门负责潜在合作方的调研与筛选，严格进行资格审查：

*审查内容包括但不限于：营业执照、资质证书、安全生产许可证、类似项目业绩、财务状况、履约信誉、诉讼记录等。

*对重要合作方应进行实地考察。

*建立合格合作方名录，并实行动态管理。

2.3招投标管理（如适用）

对于依法必须招标或企业规定需要招标的项目，应严格按照招投标法律法规及企业内部规定组织实施：

*规范招标文件的编制与审核，确保其合法合规、内容完整、表述清晰。

*严格执行招标程序，保证招标过程的公开、公平、公正。

*认真组织开标、评标、定标工作，确保选定最优合作方。

2.4合同文本的准备

*优先采用国家或行业推荐的标准合同示范文本。

*对于非标合同或对标准文本进行重大修改的，应由合同管理部门组织拟定或审核。

*合同文本应做到条款齐全、内容具体、权责明确、逻辑严密、文字严谨。

第三章合同谈判与文本评审管理

3.1合同谈判

业务部门牵头组织合同谈判，必要时邀请合同管理、财务、技术等相关部门人员参与：

*谈判前应制定谈判策略，明确谈判要点、底线及目标。

*针对合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议方法等核心条款进行重点谈判。

*做好谈判记录，对达成一致的内容及时整理确认。

3.2合同文本评审

合同正式签订前，必须履行严格的评审程序。评审采用会签或会议评审方式进行：

*业务部门初审：对合同的真实性、可行性、技术条款的合理性进行审核。

*财务部门评审：对合同价款的合理性、支付方式、税务处理等进行审核。

*技术部门评审：对合同技术标准、工艺要求、验收标准等进行审核。

*合同管理部门（法务）评审：对合同的合法性、合规性、条款完整性、严谨性、风险控制措施等进行全面审核。

*评审意见处理：对评审中提出的修改意见，业务部门应与合作方协商修改，并将修改情况反馈给相关评审部门。

*所有评审通过后方可进入签订环节。

第四章合同签订管理

4.1