行政工作审批流程及操作指南手册.docVIP

行政事务审批流程及操作指南手册

前言

为规范企业内部行政事务管理，提高审批效率，明确各环节职责，特制定本手册。本手册涵盖行政事务审批的通用流程、操作规范及注意事项，适用于公司全体员工日常行政事项的申请与审批，旨在保证行政管理工作有序、高效、合规开展。

一、适用范围与常见应用场景

（一）适用范围

本手册适用于公司各部门、全体员工发起的各类行政事务审批，包括但不限于费用报销、物品采购、用印申请、场地使用、固定资产领用、会议申请、差旅审批等行政相关事项。

（二）常见应用场景

费用报销：员工因公产生的交通费、招待费、办公费等需要报销时；

物品采购：部门需采购办公用品、设备耗材等物资时；

用印申请：公司文件、合同、证明等需加盖公司公章或合同章时；

场地使用：需使用公司会议室、培训室、展厅等公共场地时；

固定资产领用：新入职员工领用电脑、办公家具等固定资产时；

会议申请：需组织部门级及以上会议，需协调场地、设备、人员等资源时；

差旅审批：员工因公出差需预订交通、住宿及申请差旅补贴时。

二、审批流程全步骤详解

行政事务审批遵循“发起申请→部门审核→跨部门会签（如有）→领导审批→结果反馈→归档”的通用流程，具体步骤

（一）步骤1：发起申请（申请人操作）

操作内容：申请人根据具体事务类型，通过公司OA系统或线下填写对应的《行政事务审批表》，提交至审批流程起点。

关键操作：

选择审批类型：在系统中准确选择对应的事务类型（如“费用报销”“物品采购”等），系统自动带出审批模板；

填写申请信息：

基础信息：申请人姓名*、所属部门、申请日期、联系方式；

事项详情：明确申请事由（如“采购部门A4纸10箱”）、具体需求（数量、规格、预算等）、时间要求（如“需于X月X日前到货”）；

附件：根据事务类型必要材料（如费用报销需附发票原件扫描件、采购申请需附比价单、用印申请需附待用印文件电子版）；

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统将审批流程推送给下一环节审核人（通常为部门负责人）。

示例：采购申请需注明“物品名称、型号规格、预估单价、数量、总金额、供应商信息（如有）”，并附至少2家供应商的比价截图。

（二）步骤2：部门审核（部门负责人操作）

操作内容：部门负责人对申请事项的必要性、合理性及预算合规性进行审核。

审核要点：

事项是否符合部门工作需求及年度预算；

申请信息（数量、规格、金额等）是否合理，是否存在超预算、重复采购等情况；

附件材料是否完整、真实（如发票是否合规、比价是否符合公司采购规定）；

涉及多人使用的物品（如会议室、设备），是否已协调内部使用时间。

操作结果：

审核通过：“同意”，流程推送给下一环节（如跨部门会签人或领导）；

审核不通过：“驳回”，填写驳回理由（如“超出年度预算”“附件不全”），流程退回至申请人，申请人修改后重新提交。

注意：部门负责人需在1个工作日内完成审核，紧急事项需加急处理。

（三）步骤3：跨部门会签（涉及多部门时操作）

操作内容：若申请事项涉及其他部门职责（如涉及费用报销需财务部审核、涉及场地使用需行政部审核、涉及采购需供应链部审核），则需启动跨部门会签流程。

会签部门及职责：

财务部：审核费用报销的票据合规性、金额准确性、预算科目匹配度；

行政部：审核场地使用冲突、物品库存情况（如领用办公耗材是否需先查询库存）、用印文件的法律风险；

供应链部：审核采购申请的供应商资质、价格合理性、供货周期；

人力资源部：审核差旅审批中的人员出差权限、考勤关联性。

操作结果：

会签通过：各部门“同意”，流程汇总至最终审批人；

会签不通过：任一部门驳回，流程退回至申请人，需根据驳回理由调整后重新提交。

示例：申请使用大型会议室，需行政部审核场地预订情况（是否与其他会议冲突）、设备需求（投影仪、麦克风等是否可用）。

（四）步骤4：领导审批（根据审批权限操作）

操作内容：根据申请事项的金额、重要性及公司权限划分，由对应层级领导进行最终审批。

审批权限划分参考：

部门级负责人：审批金额≤5000元或常规行政事项（如日常办公用品领用、部门内部会议申请）；

分管领导：审批金额5000-20000元或跨部门行政事项（如部门间场地协调、批量采购）；

总经理/总经理办公会：审批金额＞20000元或重大行政事项（如固定资产采购、公司级活动举办）。

审批要点：

事项是否符合公司战略或年度工作计划；

重大事项是否经过充分论证（如大额采购是否履行了招投标或比价程序）；

风险评估（如用印文件是否涉及法律纠纷、差旅目的地安全性）。

操作结果：

审批通过：领导“同意”，流程进入结果反馈环节；

审批不通过：领导“驳回”，注明驳回理由（如“不符合年度预算规划”“风险评估未通过”），流程退回至申请人。

（五）步骤5：结果反馈（行政部门/系统自动操作）

操作内容：审批通过后，