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职工档案材料转递通知单

一、通知单的重要性与原则

档案材料的转递，直接关系到职工个人权益的维护和组织人事工作的正常开展。通知单作为转递行为的书面凭证，其核心作用在于明确档案材料的转出方、接收方、转递内容、转递方式及相关责任。在实际操作中，必须严格遵循真实准确、完整规范、及时安全的原则。任何草率填写、缺漏关键信息或延迟转递的行为，都可能对后续的档案利用、审核等工作造成不必要的困扰，甚至引发潜在的风险。

二、通知单的核心构成要素

一份规范的职工档案材料转递通知单，一般应包含以下关键栏目，各单位可根据自身管理细则略作调整，但核心信息不可或缺：

1.通知单编号：由转出单位按一定规则编制，便于内部查询、统计和管理。

2.转出单位信息：

*全称（并加盖公章，确保与单位登记名称一致）。

*联系人及联系电话（便于接收方在有疑问时及时沟通）。

*日期（即转出日期，精确到年月日）。

3.接收单位信息：

*全称（务必准确无误，避免因单位名称错误导致材料错投或无法接收）。

*具体部门（如人力资源部、档案管理中心等，明确接收部门可提高效率）。

*联系人及联系电话（如有，应尽量填写）。

4.职工基本信息：

*姓名（与身份证、档案中姓名一致）。

*性别、出生日期（或年龄）。

*原工作单位及职务/岗位（或原身份，如学生、待业等）。

*转入新单位的原因（如调动、辞职、辞退、升学、参军、退休等，简述即可）。

*档案材料编号（如转出单位对职工档案有内部编号，应一并填写）。

5.转递材料清单：

*这是通知单的核心内容之一。需逐项列明本次转递的档案材料名称、份数、页数（或主要内容摘要）。对于重要或敏感材料，应特别注明。

*为确保清晰，可设置“序号”、“材料名称”、“份数”、“页数/备注”等列。

*材料清单填写应力求详尽、准确，避免使用模糊不清的表述。

6.转递方式：

*注明档案材料的转递途径，如“机要通信”、“专人送取”、“挂号信”等。根据档案管理规定，重要档案材料通常需通过机要或专人方式转递。

7.经办人信息：

*转出单位经办人的姓名、职务及联系电话，便于追溯责任。

8.备注（可选）：

*用于填写其他需要说明的特殊事项。

9.回执联：

*通知单通常设计为一式两联或三联。其中一联（回执联）由接收单位在收到档案材料并核对无误后，签字盖章并及时寄回或交回转出单位，作为材料已安全送达的凭证。回执联应包含与通知单主体相应的关键信息（如编号、职工姓名、接收单位盖章、接收日期、经办人签字等）。

三、规范填写与使用注意事项

1.信息准确无误：所有栏目，特别是涉及单位名称、职工姓名、材料清单等关键信息，务必仔细核对，确保准确无误，避免错别字、漏填、误填。

2.材料清单详实：转递材料清单是接收方核对材料完整性的依据，必须认真逐项清点、如实填写。如有必要，可另附详细材料清单作为附件，并在通知单中注明“材料清单详见附件”。

3.转递方式合规：严格按照国家及单位内部关于档案材料转递的规定选择合适的转递方式，确保档案材料在途安全。严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递重要档案材料。

4.交接手续完备：无论是转出还是接收，都应有规范的交接手续。转出时，经办人应在通知单上签字；接收时，接收方经办人应认真核对材料与通知单是否相符，确认无误后在回执联上签字盖章，并及时反馈给转出单位。

5.档案密封完好：转出的档案材料应按规定进行密封处理，并在封口处加盖转出单位公章或档案管理专用章。

6.及时归档：转出单位应将留存的通知单（存根联）与回执联一并妥善保管，作为档案转递的原始记录，按规定期限归档。

四、特殊情况的处理与提示

*材料不全或有疑问：接收单位在收到档案材料后，如发现与通知单所列不符，或材料存在破损、涂改等情况，应立即与转出单位联系核实，并在回执联上注明发现的问题。

*职工自带档案问题：如遇特殊情况职工确需自带档案，转出单位应严格审核，并由职工本人在通知单上签字确认，同时明确其责任。接收单位对个人自带的档案应审慎接收和核查。

*通知单的电子化：随着信息化建设的推进，部分地区或单位可能采用电子化通知单。电子化通知单同样需遵循上述核心要素和规范，并确保电子签名、电子印章的合法性与安全性，以及数据传输的保密性。

五、总结与建议

职工档案材料转递通知单是档案管理工作链条中的重要一环，其规范化程度直接影响档案管理的整体质量。各单位档案管理部门及相关经办人员应充分认识其重要性，严格按照规定和标准填写、使用和管理通知单。建议定期对相关人员进行业务培训，强化责任意识和规范意识，共同维护档案材料的真实性、完整性和安全性，为组织人事决策和职