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机关单位档案管理办法详解

一、总则

机关单位档案是各级机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的核心构成。为规范机关单位档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规，结合机关单位工作实际，制定本办法。

本办法旨在明确机关单位档案管理的基本原则、职责分工、工作流程及具体要求，为机关单位档案工作提供系统性的指导。其核心在于通过制度化、规范化的管理，提升档案工作的科学化水平，充分发挥档案在机关决策、行政管理、历史研究、文化传承等方面的基础性作用。凡本机关及所属单位在各项工作中形成的，对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均适用本办法。机关档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制，应纳入机关整体工作规划，与业务工作同部署、同实施、同检查、同考核。

二、档案工作机构与人员

机关单位应根据档案工作的实际需要，明确档案工作的分管领导，设立或指定专门的档案工作机构（通常为档案室或档案处），并配备与工作任务相适应的专职档案工作人员。档案工作机构是机关档案工作的职能管理部门，统一负责本机关各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、统计和移交等工作，并对本机关所属单位的档案工作进行监督和指导。

档案工作人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。机关单位应重视档案工作人员的专业培训，定期组织学习档案法律法规、业务标准和新技术应用，不断提升其专业素养和履职能力。档案工作人员在工作调动时，必须办理严格的档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。

三、文件材料的收集与归档

文件材料的收集与归档是档案管理的起点和基础，其质量直接影响后续档案工作的成效。机关单位应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确各部门、各岗位在文件材料收集归档工作中的职责。

归档范围应全面覆盖机关在行政管理、业务活动、外事交往、基本建设等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括各类请示、报告、批复、决定、决议、会议纪要、通知、通报、计划、总结、统计报表、合同协议、调研材料、声像制品、电子文件等。具体归档范围需结合本机关职能特点，由档案工作机构会同各业务部门共同研究制定，并根据工作发展适时调整。

归档时间方面，对于办理完毕的文件材料，一般应在次年上半年内完成归档。对于专业性较强或特殊载体的文件材料，可根据实际情况确定适当的归档时限，但最迟不得超过三年。

归档要求包括：归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，格式规范；文件材料应齐全完整，字迹清晰，符合长期保存要求，手写材料须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔及易褪色墨水；电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档与管理的相关标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的纸质文件或其他载体文件建立关联；归档时应填写归档文件移交清单，办理交接手续。

四、档案的整理与保管

档案整理是按照一定的原则和方法，对归档的文件材料进行系统化、条理化处理，使之便于保管和利用的工作过程。整理工作应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

整理方法通常包括分类、编号、排列、编目等环节。分类应依据国家或行业标准，结合本机关实际情况，选择适宜的分类方案，如年度-组织机构-保管期限分类法或年度-问题-保管期限分类法等。编号应遵循唯一性和系统性原则，赋予每份档案固定的档号。排列应在分类的基础上，按照一定顺序进行，如事由顺序、时间顺序等。编目是对整理好的档案编制目录，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等，以揭示档案内容，方便检索。

档案保管是档案管理的重要环节，旨在保障档案的实体安全和信息安全，延长档案寿命。

库房管理要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施；配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备；库房内严禁存放易燃易爆物品和与档案无关的杂物；建立严格的库房出入制度，非档案管理人员未经许可不得进入。

档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案盒、卷皮等，确保其材质优良、性能稳定，有利于档案的长期保护。

日常管理包括：建立档案库房温湿度监测和记录制度，及时调控；定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理；做好档案的保密工作，严格执行保密制度，防止档案失泄密；对破损、褪色、霉变的档案应及时进行修复和复制。

五、档案的利用与开发

档案利用是档案工作的根本目的，是实现档案价值的重要途径。机关单位应建立健全档案利用制度，在确保档案安全和保密的前提下，积极为机关各项工作和社会各界提供利用服务。

利用范围与对象：本机关工作人员因工作需要可查阅本机关档