业务合同审批流程工具包.docVIP

通用业务合同审批流程工具包

一、适用范围与核心价值

本工具包适用于企业内部各类业务合同的规范化审批管理，涵盖采购合同、服务合同、销售合同、合作协议等常见类型。通过标准化流程设计，旨在解决合同审批过程中职责不清、流程冗长、风险遗漏等问题，保证合同签订的合规性、效率性及可追溯性，同时为跨部门协作提供清晰指引，降低运营风险，提升合同管理整体水平。

二、标准化审批流程详解

（一）合同发起与资料准备

操作主体：业务部门经办人（如经理）

明确合同需求：根据业务目标（如采购设备、委托服务等），梳理合同核心要素（合作方信息、标的物描述、金额、履行期限、付款方式等）。

收集基础资料：包括但不限于合作方营业执照（加盖公章）、法定代表人证件号码明、过往合作业绩（如有）、资质证书（如行业许可证）等，保证资料真实、完整。

起草合同文本：参照企业标准合同模板，结合具体业务需求填写条款，重点约定双方权利义务、违约责任、争议解决方式等内容。

输出物：《合同审批申请表》（含合同基本信息、审批流程发起申请）、合同草案、附件资料清单。

（二）部门初审

操作主体：业务部门负责人（如总监）

审核业务必要性：确认合同是否符合部门年度计划、预算安排，业务目标是否清晰合理。

核对条款完整性：检查合同内容是否涵盖标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心要素，有无遗漏关键条款。

评估资源匹配度：确认企业现有资源（人力、物力、财力）能否满足合同履行要求，如需跨部门协作，提前沟通确认。

输出物：部门初审意见（通过/不通过，注明修改建议，需负责人签字）。

（三）法务合规审核

操作主体：法务部门专员（如法务主管）

合法性审查：重点审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如无效条款、侵权风险）。

格式规范性检查：确认合同文本结构清晰、表述准确，无歧义条款，附件与主文内容一致。

特殊条款把关：针对知识产权保密、争议解决（管辖法院/仲裁机构）、不可抗力等特殊条款，提出专业修改意见。

输出物：法务审核意见（通过/需修改，附法律风险点说明及修改建议，需法务负责人签字）。

（四）财务审核

操作主体：财务部门专员（如财务经理）

金额与预算核对：确认合同金额是否符合部门预算审批权限，超预算部分是否已履行追加预算流程。

付款条件审核：检查付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、节点是否合理，是否符合企业财务管理制度（如发票要求、账户信息准确性）。

税务与成本评估：明确税费承担方，核算合同总成本（含隐形成本），评估对企业财务状况的影响。

输出物：财务审核意见（通过/不通过，注明金额、付款条款修改建议，需财务负责人签字）。

（五）管理层审批

操作主体：分管副总/总经理（根据合同金额及重要性分级审批）

战略与风险平衡：从企业整体战略出发，评估合同是否符合长期发展目标，综合业务、法务、财务审核意见，平衡业务收益与潜在风险。

权限复核：确认审批人权限是否符合企业《合同管理办法》（如金额10万元以上需总经理审批，10万元以下由分管副总审批）。

最终决策：签署审批意见（批准/否决），如批准，明确后续执行要求；如否决，注明理由并退回发起部门。

输出物：管理层审批意见（签字确认，含审批日期及结论）。

（六）用印与合同签订

操作主体：行政部（用印管理）、业务部门（签订对接）

用印申请：发起部门凭最终审批通过的《合同审批申请表》及合同文本，至行政部办理用印手续，注明用印份数（如一式三份）、用途（如存档、对方留存）。

用印审核：行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批意见一致性，确认无误后加盖企业公章（骑缝章），严格执行“审批单与合同文本一致方可用印”原则。

合同签订：双方法定代表人或授权代表签字，加盖公章，保证签字字迹清晰、日期准确，合同文本自双方签字盖章之日起生效。

输出物：正式签订的合同文本（双方各执X份，企业留存至少一份原件）。

（七）履行跟踪与归档

操作主体：业务部门（履行跟踪）、档案管理部门（归档）

履行跟踪：业务部门按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），定期记录履行进度，对方履约异常时及时反馈至法务及管理层。

款项支付：财务部门根据合同约定付款节点，凭验收证明（如服务验收单、货物签收单）办理付款，保证资金支付与履约进度匹配。

合同归档：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同文本、审批资料、履行记录等整理成册，移交档案管理部门，按“合同类型+签订年份+编号”分类保存，保存期限不少于合同履行期后5年。

输出物：合同履行记录表、档案归档编号、到期提醒清单（如质保期届满提醒）。

三、配套工具表格模板

（一）合同审批流程表

审批环节

责任人

审核意见

审批时间

状态（□待办□通过□退回）

合同发起

*经理

-

YYYY-MM-DD

□待办□通过□退回

部门初审

*总监

条款