采购流程标准化规范.docVIP

采购流程标准化规范

一、规范目的与适用范围

本规范旨在建立企业采购活动的标准化操作流程，通过系统化的工具模板和明确的责任分工，实现采购行为的规范化、透明化和高效化。适用于企业所有物资采购、服务外包及工程建设项目，涵盖从需求提出到付款归档的全生命周期管理。

二、采购全流程管理框架

1.需求提报与审批阶段

1.1需求提报管理

需求部门需在采购活动启动前10个工作日提交《采购需求申请表》，明确以下要素：

物资/服务名称、规格型号及数量

预算金额及资金来源

预计使用时间及交付地点

技术参数要求及验收标准

特殊资质要求（如需）

操作要点：对于金额超过5万元或涉及安全环保的采购项目，需同步提交《采购需求论证报告》，由技术委员会进行必要性评估。

1.2需求审批流程

建立三级审批机制保证需求合理性：

审批层级

审批人

审批要点

审批时限

部门审批

需求部门负责人

需求真实性、预算匹配性

2个工作日

财务审批

财务经理

资金可用性、预算合规性

2个工作日

采购审批

采购总监

采购方式建议、市场可行性

3个工作日

注意事项：紧急采购需由需求部门负责人在申请表注明”紧急采购”字样并说明原因，经分管副总特批后可缩短审批时限至24小时。

2.供应商寻源与评估阶段

2.1供应商寻源管理

根据采购金额和性质采用差异化寻源策略：

采购金额区间

寻源方式

最低供应商数量

1万元

询价采购

≥3家

1-10万元

比价采购

≥3家

10-50万元

竞争性谈判

≥3家

50万元

公开招标

≥5家

操作要点：采购专员需在《供应商寻源记录表》中完整记录联系过程，包括供应商名称、联系人、报价单编号及关键条款差异。

2.2供应商资质审核

建立供应商准入标准，审核以下核心资质：

营业执照（经营范围覆盖采购品类）

相关行业资质证书（如ISO认证、特种设备许可证等）

近三年财务审计报告（年采购额超20万元时要求）

类似项目业绩证明（至少3个）

廉洁承诺书（加盖公章）

工具应用：使用《供应商资质评估表》进行量化评分，总分低于70分者不予纳入合格供应商名录。

3.合同签订与执行阶段

3.1合同文本管理

统一使用企业标准合同模板，特殊条款需经法务部审核。合同必须包含以下核心条款：

标的物详细描述（技术参数、数量、质量标准）

价格构成（含税价、运输费、安装调试费等）

交付时间节点及违约责任

付款条件（预付款比例、进度款、质保金）

知识产权归属与保密条款

争议解决方式（约定仲裁机构）

操作要点：合同金额超过10万元时，需由法务部出具《合同审核意见书》。

3.2合同审批流程

实施”四审四签”制度保证合同风险可控：

审核环节

审核部门

审核重点

签署要求

业务审核

需求部门

技术条款、验收标准

部门负责人签字

财务审核

财务部

付款条件、税务条款

财务经理签字

法务审核

法务部

法律风险、违约条款

法务专员签字

终审签署

分管副总

整体风险把控

副总签字+公章

注意事项：合同签署后3个工作日内，采购专员需将扫描件至合同管理系统，原件交档案室存档。

4.订单执行与交付管理

4.1订单下达管理

采购专员根据合同条款《采购订单》，包含以下关键信息：

订单编号（按PO-年份-流水号规则）

供应商全称及联系人

交付时间、地点及联系人

物资清单（含物料编码）

特殊包装要求（如需）

验收标准引用条款

操作要点：订单需经需求部门确认技术参数无误后，由采购经理审批下达。

4.2交付过程监控

建立交付跟踪机制，使用《交付进度跟踪表》记录关键节点：

跟踪节点

跟踪内容

责任人

预警标准

生产备货

原材料准备情况

供应商项目经理

超计划3天预警

物流发运

运单号、预计到货时间

物流专员

延期2天预警

到货签收

实际到货数量、外包装

仓库管理员

破损立即上报

安装调试

进度记录、问题清单

需求部门接口人

延期3天预警

注意事项：对于进口物资，需额外跟踪报关进度，预留15天清关缓冲期。

5.验收与结算管理

5.1到货验收流程

实施三级验收制度保证质量可控：

验收层级

验收内容

验收人员

验收依据

外观验收

包装完整性、数量核对

仓库管理员

采购订单、送货单

技术验收

规格参数、功能测试

技术工程师

技术协议、样品

综合验收

整体功能、文档资料

需求部门负责人

合同条款、验收标准

工具应用：使用《物资验收单》记录验收过程，各方签字确认后作为付款依据。

5.2付款结算管理

财务部根据验收结果办理付款，严格执行”三单匹配”原则：

匹配采购订单（PO）

匹配入库单（GRN）

匹配发票（Invoice）

操作要点：使用《付款申请单》办理付款，需附以下材料：

完整的验收单（三级签字）

合规的增值税发票

合同复印件（关键页）

质保金扣款说明（如适用）

注意事项：质保金原则上按合同金额的5%-10%预留，质