采购订单及供应商信息统一管理模板.docVIP

采购订单及供应商信息统一管理模板说明

一、模板应用场景

新供应商准入评估与信息建档，保证供应商资质合规；

日常采购订单的创建、审批、执行跟踪，实现订单全流程可视化；

供应商合作历史数据（如交货准时率、质量合格率）的记录与分析，为后续供应商分级管理提供依据；

多部门协同采购时，统一供应商信息接口，避免数据重复录入或信息不一致问题。

二、标准化操作步骤

（一）供应商信息采集与建档

信息收集：采购专员通过供应商自荐、市场调研或合作推荐等方式，收集潜在供应商的基础资料，包括但不限于营业执照、相关行业资质证书、产品目录、联系人及联系方式等。

信息录入：将收集到的供应商信息统一录入《供应商信息管理表》（详见第三部分），保证“供应商编号”“统一社会信用代码”“联系人”等关键字段信息准确无误，编号规则可按“行业代码-年份-序号”编制（如“YG-2024-001”代表“工业-2024年-第1家供应商”）。

初步筛选：采购经理根据企业采购需求（如产能、价格区间、质量认证等），对录入信息进行初步审核，剔除不符合基本要求的供应商。

（二）供应商资质审核与评级

资质验证：法务或合规部门对供应商的营业执照、生产许可证、ISO认证等资质文件进行真实性核查，保证供应商具备合法经营资质。

现场考察：对通过初步筛选的供应商，由采购、质量、技术部门联合组成考察小组，实地评估其生产环境、工艺流程、质量控制体系及供货能力，形成《供应商考察报告》。

评级定档：综合资质审核结果、现场考察表现及合作意向，将供应商划分为A（优选）、B（合格）、C（备选）三个等级，并在《供应商信息管理表》中标注评级结果及有效期。

（三）采购订单创建与关联

需求提报：需求部门根据生产或项目计划，填写《采购申请单》，明确采购商品名称、规格、数量、交货日期及预算等，经部门负责人审批后提交至采购部门。

订单创建：采购专员根据审批通过的《采购申请单》，在《采购订单管理表》中创建订单，关联对应供应商编号，填写订单明细（含单价、总价）、付款方式、交货地址等信息，保证与《供应商信息管理表》中的供应商信息一致。

订单确认：采购专员将创建的订单发送至供应商联系人（如*经理），确认商品库存、交货周期及价格无误后，要求供应商盖章回传，形成订单闭环。

（四）订单审批流程执行

分级审批：根据订单金额及采购品类，设置不同审批权限（如金额≤5万元由采购经理审批，5万元＜金额≤20万元由采购总监审批，金额＞20万元需总经理审批），审批流程在OA系统中线上完成，审批人需在1个工作日内反馈意见。

审批归档：订单审批通过后，采购专员将审批流程截图、盖章回传的订单文件与《采购订单管理表》一并归档，保证审批痕迹可追溯。

（五）订单执行与进度跟踪

交付跟进：订单生效后，采购专员每周跟踪供应商生产及发货进度，若遇延期风险（如原材料短缺、产能不足），及时与供应商沟通协调，必要时启动备选供应商预案，并向需求部门同步最新交付时间。

收货验收：供应商发货后，需求部门根据订单明细进行收货验收，填写《收货验收单》，注明实收数量、质量状况（合格/不合格），验收结果需由验收人（如*主管）签字确认并反馈至采购部门。

异常处理：若出现数量短缺、质量不符等问题，采购专员需在2个工作日内联系供应商协商解决方案（如补货、退货、折价等），并将处理结果记录在《采购订单管理表》的“备注”栏。

（六）数据归档与分析

定期更新：每月末，采购专员更新《供应商信息管理表》中的合作数据（如累计合作金额、交货准时率、退货率），并根据合作表现动态调整供应商评级（如A级供应商连续两次交货延迟降为B级）。

数据复盘：每季度采购部门组织召开供应商管理会议，分析《采购订单管理表》中的订单执行数据（如平均交付周期、采购成本变化），识别采购流程中的优化点（如缩短供应商考察周期、优化订单审批路径），形成《采购管理分析报告》并提交管理层。

三、核心表格结构设计

（一）供应商信息管理表

字段名称

字段说明

填写要求

供应商编号

企业唯一识别码

按规则自动，不可重复

供应商名称

工商注册全称

与营业执照一致

统一社会信用代码

18位信用代码

系统校验格式准确性

所属行业

如：制造业、贸易服务

参照国民经济行业分类标准

联系人

供应商主要对接人

如：*经理

联系方式

联系人有效电话

需可正常接通

注册地址

企业工商注册地址

需详细至省市区街道

开户行

合作银行全称

用于付款结算

银行账号

对公银行账号

需与开户行一致

合作起始日期

首次合作时间

格式：YYYY-MM-DD

资质文件

扫描件或电子档编号

如：ISO9001-2022证书编号

评级等级

A/B/C级

每季度更新

备注

特殊说明（如独家代理等）

可选填

（二）采购订单管理表

字段名称

字段说明

填写要求

订单编号

订单唯一识别码

按规则，如“PO