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行业通用会议记录及纪要模板

引言

会议记录是会议过程的真实呈现，会议纪要是会议成果的核心提炼，二者在项目管理、决策追踪、责任落实中发挥着不可替代的作用。本模板基于行业通用会议场景设计，涵盖会前准备、会中记录、会后整理全流程，旨在帮助参会人员高效规范地完成会议文档，保证信息传递准确、行动项可追溯，适用于企业内部决策会、项目推进会、跨部门协调会、客户对接会等多种类型会议。

适用范围与典型场景

本模板适用于各类需要正式记录和成果固化的会议场景，具体包括但不限于：

企业内部管理会议：如月度经营分析会、年度战略规划会、部门例会等，用于同步工作进展、明确阶段性目标；

项目专项会议：如项目启动会、里程碑评审会、风险应对会等，用于对齐项目计划、解决关键问题；

跨部门协作会议：如资源协调会、流程优化研讨会等，用于打破部门壁垒、推动协同落地；

外部合作会议：如客户需求沟通会、供应商对接会、行业交流会等，用于记录共识、约定合作细节。

会议记录与纪要制作全流程

一、会前准备：明确会议框架，记录前置准备

获取会议基本信息

提前向会议组织者或主持人确认会议主题、时间、地点（线上/线下）、参会人员（含主持人、记录人、核心发言人）、会议议程及预期目标，保证记录方向与会议核心一致。

准备记录工具

根据会议性质选择记录方式：

纸质记录：准备专用会议记录本，提前标注议程要点，预留“决议事项”“行动项”等专项记录区域；

电子记录：使用电脑或平板，提前创建（可参考本模板框架），开启录音设备（需提前告知参会人员并征得同意），辅助记录关键发言。

熟悉背景资料

提前查阅与会议相关的项目文档、前期决议、问题清单等，熟悉讨论背景，避免记录时因信息不足出现遗漏或偏差。

二、会中记录：客观全面抓重点，动态跟踪关键信息

记录会议基本信息

按模板“会议基本信息”栏实时填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、会议主题，保证基础信息完整。

按议程逐项记录讨论内容

以会议议程为框架，记录每个议题的讨论过程，重点关注：

发言要点：记录核心发言人（如总监、经理）的观点、论据及建议，避免冗长表述，提炼关键词句（如“建议优先解决A问题”“需协调B部门资源”）；

分歧与共识：对存在争议的议题，记录各方主要分歧点及最终共识（如“关于方案A，技术部认为成本过高，市场部认为用户接受度更高，最终决定采用方案A并优化成本控制”）；

数据与案例：涉及数据、案例时，准确记录来源及核心结论（如“根据Q2销售数据，产品A复购率提升15%，印证了用户对功能的认可”）。

动态记录决议事项与行动项

会议中一旦形成决议或明确行动，立即在“决议事项”“行动项”专项区域记录，保证包含：

决议事项：明确结论（如“批准项目预算”“通过流程优化方案”）；

行动项：具体任务（如“完成市场调研报告”）、负责人（如*专员）、截止时间（如“2023年10月20日前”）、交付成果（如“提交PPT版调研报告”），避免使用“尽快”“尽快完成”等模糊表述。

记录附件与后续安排

若会议涉及演示文稿、数据报表、合同草案等附件，需注明附件名称及分发方式；同时记录下次会议安排（如有），如“下次项目推进会定于10月25日14:00召开，地点：3楼会议室”。

三、会后整理：提炼核心信息，形成规范纪要

整理会议记录初稿

会议结束后24小时内，根据会中记录整理会议纪要初稿，重点：

补充遗漏信息：对模糊或未记录完整的发言，及时联系参会人员核实确认；

优化语言表述：将口语化内容转化为书面语，保证逻辑清晰、语句通顺，避免主观评价（如“我认为”“我觉得”），保持客观中立；

突出核心成果：将“决议事项”“行动项”单独列出，置于纪要显眼位置，方便后续追踪。

审核与定稿

初稿完成后，提交会议主持人审核，重点核对决议事项准确性、行动项完整性、参会人员信息无误后，形成正式会议纪要。

分发与存档

正式纪要需在会议结束后2个工作日内分发给所有参会人员及相关方，并通过企业内部系统（如OA、钉钉）存档，保证信息可追溯。

四、会议纪要模板表格

以下为通用会议纪要模板，可根据会议类型调整栏目内容：

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[例如：2023年Q3产品迭代项目推进会]

会议时间

[例如：2023年10月10日14:00-16:30]

会议地点

[例如：公司3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议，会议号：123-456-789）]

主持人

[*总监]

记录人

[*助理]

参会人员

[产品经理、技术主管、市场专员、运营主管]

缺席人员

[*财务经理（因出差请假）]

会议主题

[明确Q3产品迭代需求优先级，协调开发资源]

会议议程

1.产品需求优先级讨论；2.开发资源评估；3.项目时间计划确认；4.其他事项

会