会议记录与决策跟进模板会议效果双重保障版.docVIP

会议记录与决策跟踪模板（会议效果双重保障版）

一、适用场景：让会议效率翻倍的关键时刻

无论是项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、问题复盘会，还是季度战略会，常面临“会前议而不决、会中记而不清、会后推而不动”的困境。本模板聚焦“记录完整化”与“决策可落地”双重目标，适用于需明确输出结论、分配责任、跟踪结果的各类会议场景，尤其适合团队协作、项目推进、目标对齐等需要闭环管理的场合。

二、操作全流程：从会前准备到决策落地

（一）会前准备：为高效会议打好基础

明确会议目标与议题

组织人需提前1-2天发布《会议预告》，明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决跨部门资源冲突”）、核心议题（不超过5个，按优先级排序）及预期产出（如“形成3个备选方案”“明确责任人与时间节点”）。

示例：议题1：Q3产品核心功能优先级排序（预期产出：确定TOP3功能及负责人）；议题2：市场部与研发部协作流程优化（预期产出：明确新流程试行时间及责任人）。

确认参会人与材料准备

邀请与议题直接相关的决策人（如部门负责人）、执行人（如项目组核心成员）及记录人（建议由非核心参会人担任，保证专注记录）。

提前分发背景资料（如数据报告、方案初稿），要求参会人提前熟悉，避免会议中临时阅读浪费时间。

准备会议工具

线上会议：提前测试视频/音频软件，共享屏幕权限，准备在线协作文档（如飞书文档、腾讯文档）用于实时记录。

线下会议：准备白板/马克笔用于议题讨论，打印《会议议程表》《签到表》，录音设备（需提前告知参会人）辅助记录。

（二）会中记录：关键信息零遗漏

签到与议程确认（5分钟内）

记录人负责签到，确认参会人到齐情况（缺席者需说明原因）；主持人简要重申会议目标及议程，明确各议题时间分配（如每个议题讨论不超过30分钟）。

按议题逐项记录，聚焦“讨论-决策-行动”

讨论要点：记录不同参会人的核心观点（标注发言人，如“*经理：建议优先开发A功能，因用户调研需求占比达40%”），避免流水账，重点记录分歧点与共识点。

决策事项：对每个议题的结论明确记录，需包含“决策编号、决策内容、决策依据”（如“D001：确定Q3优先开发A功能，依据：用户调研报告显示需求占比40%，且竞品已布局类似功能”）。

行动项：这是会议落地的核心！需记录“任务编号、任务描述、负责人、配合人（如有）、完成时限、交付物”（如“A001：完成A功能需求文档初稿，负责人主管，配合人专员，完成时限：2023-08-15，交付物：《A功能需求文档V1.0》”）。

实时同步与确认

讨论每个议题后，记录人需复述“讨论结论-决策事项-行动项”，与参会人确认信息准确性，避免理解偏差；会议结束前，预留10分钟快速过整份记录，保证无遗漏。

（三）会后整理：24小时内输出标准化记录

完善会议记录

记录人需在会后24小时内整理会议内容，补充会中未详细记录的讨论要点（参考录音），形成《会议纪要》，包含：会议基本信息（主题、时间、地点/线上、主持人、记录人、参会人、缺席人）、会议议程、各议题讨论要点、决策事项清单、行动项清单、附件（如演示文稿、照片）。

分发与归档

将《会议纪要》通过邮件/企业发送给所有参会人抄送相关方（如项目组、上级领导），要求收到后2小时内回复“确认”；同时将纪要及附件归档至共享文件夹（按“年-月-会议主题”分类），方便后续查阅。

（四）决策跟踪：从“纸上”到“地上”的闭环管理

建立决策跟踪表

以《行动项清单》为基础，创建《决策跟踪表》（模板见第三部分），每日更新“当前进度”“风险问题”“完成情况”，由记录人/项目负责人每周同步给决策人。

定期跟进与反馈

责任人需按完成时限主动反馈进展，如遇延期或风险，需提前24小时向决策人说明原因并提出解决方案（如“因测试资源不足，需求文档延期至8月18日完成，已协调*工程师协助测试”）。

主持人/项目负责人每周召开10分钟“决策跟踪短会”，聚焦未按时完成项，协调资源解决问题，保证行动项不“烂尾”。

会议复盘与优化

每季度末，组织团队复盘会议效果：统计“决策按时完成率”“行动项闭环率”，分析未完成原因（如目标不清晰、资源不足），优化会议流程（如缩短议题时间、增加会前材料预审），持续提升会议效率。

三、模板表格：即插即用的实用工具

（一）会议基本信息表

会议主题

会议时间

年月日时分至时分

会议地点/线上

线下：________；线上：________

主持人

记录人

应到参会人

经理、主管、专员、工程师等

实到参会人

同应到（或注明缺席者及原因）

会议目标

附件清单

演示文稿《Q3产品规划》、用户调研报告等

（二）会议议程与记录表

议题编号

议题名称

讨论要点（发言人：观点）

决策事项（编号：内容；依据）

行动项（编号：任务；负责人；时限；交付物）

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