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办公设备维护及保养管理模板
一、适用范围与典型场景
新设备投入使用前的初始检查与建档；
日常使用中设备的清洁、简单功能自检；
按周期（周/月/季度/半年）开展的预防性专业保养；
设备故障发生后的报修、维修跟踪及复验流程；
设备报废前的功能评估与维护记录归档。
二、维护保养全流程操作指南
（一）前期准备：设备建档与计划制定
设备信息建档
对新增办公设备，由行政部（或IT部）负责人牵头，填写《办公设备信息登记表》（见表1），记录设备名称、型号、规格、序列号、购买日期、保修期限、供应商联系方式、初始使用责任人等信息，并同步录入设备管理系统（或电子台账）。
为每台设备粘贴唯一“设备标识卡”，包含编号、名称、责任人及维护周期提示，便于日常管理。
制定维护保养计划
根据设备说明书要求及使用频率，由行政部联合技术支持人员（或外部服务商）制定《年度维护保养计划表》（见表3），明确不同设备的保养周期（如打印机每周清洁、电脑每季度清灰、投影仪每半年灯泡检测）、保养项目及执行责任人。
计划需提前3个工作日通知使用部门及责任人，保证配合执行。
（二）日常维护：使用中的基础保养
设备使用前检查
使用人开机前确认设备电源线、数据线连接是否牢固，外观无明显破损（如打印机进纸器、电脑机箱风扇口无异物堵塞）。
检查设备基本功能是否正常（如复印机开机自检无报错代码、电脑系统能正常启动）。
使用中规范操作
严格按照设备操作手册使用，禁止超负荷运行（如连续复印超过1小时需停机10分钟散热）、使用非兼容耗材（如打印机添加非原厂墨粉可能导致硒鼓损坏）。
设备运行中如出现异常（如异响、卡纸、黑屏），应立即停机并按下“暂停/故障”键，避免故障扩大。
使用后清洁与复位
每日下班前，使用人需对设备表面进行简单清洁（用干燥软布擦拭打印机外壳、电脑屏幕，避免液体直接接触），清理内部残留物（如打印机卡纸碎屑、碎纸机纸屑盒）。
关闭设备电源（除需长期待机的设备如饮水机），并整理周边线缆，保持使用环境整洁。
（三）定期保养：按周期开展的专业维护
周度保养（通用：打印机、复印机）
清洁：清理设备进纸器、搓纸轮、硒鼓表面的纸屑和灰尘，使用无水酒精擦拭扫描玻璃（避免划伤）。
功能测试：执行1-2页复印/打印测试，检查输出效果（无黑边、重影、墨粉不均等问题），测试自动双面、扫描等功能是否正常。
耗材检查：查看墨粉/硒鼓余量，低于预警值时及时申请更换，避免空打损伤硒鼓。
月度保养（通用：电脑、投影仪）
电脑：清理主机内部灰尘（使用吹风机冷风或软毛刷），检查内存条、显卡是否松动；清理系统临时文件、磁盘碎片，更新杀毒软件病毒库；检查外设（键盘、鼠标、显示器）连接稳定性。
投影仪：清洁空气过滤网（用软刷轻扫或清水冲洗后晾干），检查镜头是否有污渍（用专用镜头纸擦拭）；测试亮度、色彩显示是否正常，检查吊架/固定装置是否稳固。
季度/半年度保养（大型设备：复印机、多功能一体机）
专业检修：联系设备服务商或技术人员进行全面检测，包括内部齿轮、传感器、定影组件等易损件磨损情况，更换老化部件（如复印机充电辊）。
功能校准：对复印机的浓度、缩放比例，投影仪的梯形校正等进行专业调试，保证输出精度达标。
安全检查：检测设备电源线、接地线是否老化，漏电保护装置是否灵敏，避免安全隐患。
（四）故障处理：异常情况应急响应
故障报修
使用人发觉设备故障后，立即停止操作，初步判断故障类型（如“打印机无法通电”“复印机卡纸无法取出”），并通过OA系统、电话或线下《设备故障报修单》（见表2）向行政部报修，注明设备编号、故障现象、发生时间及使用人信息。
维修跟进
行政部收到报修后，1小时内响应：简单故障可指导使用人自行处理（如“重启设备”“检查纸张放置是否正确”）；复杂故障则联系技术支持人员（或服务商），明确维修时限（如紧急故障4小时内到场，一般故障24小时内处理）。
维修验收与记录
维修完成后，使用人与维修人员共同测试设备功能，确认故障解决后，在《设备故障报修单》上签字验收，维修人员需详细记录故障原因、维修措施、更换配件及维修日期。
行政部将维修单同步更新至设备台账，保证维护记录完整可追溯。
（五）记录归档：全生命周期管理
所有维护保养记录（日常清洁表、定期保养计划、故障报修单、维修验收单）需统一由行政部整理存档，电子版备份至服务器，纸质版保存期限不少于2年（或与设备报废年限一致）。
设备报废时，需结合维护记录评估设备使用状况，确认无维修价值后，按固定资产报废流程处理，并归档报废审批表及最终维护记录。
三、配套管理表格模板
表1：办公设备信息登记表
设备编号
设备名称
规格型号
序列号
购买日期
保修期至
供应商
联系方式
使用部门
责任人
设备状态（使用/备用/报废）
备注
设备-2024-001
激光打印机
HPLaserJet
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