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采购管理审批流程及操作手册

一、适用范围与典型场景

本手册适用于企业内部各类采购活动的审批与管理，涵盖日常运营所需物资采购、生产原材料采购、固定资产采购、服务类采购（如咨询、维修）等场景。具体包括：

常规采购：如办公用品、劳保用品、生产辅料等计划内采购；

专项采购：如设备购置、工程项目材料、IT系统服务等预算内专项采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购；

小额采购：金额低于规定标准（如5000元）的简流程采购。

二、全流程操作指引

（一）需求发起与部门初审

填写采购申请单

需求部门根据实际需求，填写《采购申请单》（模板见第三章），明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间、紧急程度等信息。

预算金额需符合公司年度预算，超预算需附《预算调整申请表》并说明原因。

附件需包含：需求明细清单（如规格参数、技术要求）、比价记录（小额采购可简化）、相关审批依据（如项目立项文件）。

部门负责人初审

需求部门负责人审核申请的必要性、预算合理性及需求明细的准确性。

审核通过后，在《采购申请单》“部门负责人意见”栏签字确认，提交至采购部门；审核不通过的，退回需求部门补充修改。

（二）采购部门审核与供应商选择

采购部门审核

采购部门收到《采购申请单》后，1个工作日内完成审核，重点检查：

需求是否清晰明确，规格参数是否完整；

预算是否符合规定，资金来源是否落实；

是否属于公司集中采购目录内的品类，是否需要履行招标或比价程序。

审核通过后，进入供应商选择环节；不通过的，反馈需求部门说明原因。

供应商选择与确定

常规采购：从公司合格供应商库中筛选至少3家供应商进行询价，对比价格、质量、交货期、售后服务等，形成《供应商比价表》（模板见第三章），选择最优供应商。

专项采购：预算金额超过5万元的，需采用公开招标或邀请招标方式，成立由采购、需求、财务、技术等部门组成的招标小组，严格按照招标流程执行。

紧急采购：经需求部门负责人签字说明紧急原因后，可从合格供应商库中选择1家供应商快速响应，事后3个工作日内补全比价记录。

确定供应商后，采购部门在《采购申请单》“采购部门意见”栏填写供应商信息及选择理由，提交财务部门审核。

（三）财务审核与领导审批

财务部门审核

财务部门收到《采购申请单》及供应商资料后，2个工作日内完成审核，重点检查：

预算金额是否准确，资金是否在可用额度内；

供应商资质是否齐全（营业执照、相关许可证、纳税人资格等）；

付款方式是否符合公司规定（如预付款比例、分期付款条件）。

审核通过后，在《采购申请单》“财务审核意见”栏签字；不通过的，反馈采购部门调整供应商或预算。

领导分级审批

根据采购金额划分审批权限：

金额≤5000元：由采购部门负责人审批；

5000元＜金额≤5万元：由分管副总审批；

金额＞5万元：由总经理审批。

审批领导重点审核采购的必要性、预算合理性及合规性，审批通过后在《采购申请单》“领导审批意见”栏签字，流程进入执行环节。

（四）合同签订与订单执行

合同拟定与审核

采购部门与供应商沟通，根据采购需求拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、违约责任、质量标准等条款。

合同需经法务部门（或指定法务人员）审核，保证条款合法合规，审核通过后由双方签字盖章生效。

下达采购订单

采购部门根据审批通过的《采购申请单》及签订的合同，向供应商下达《采购订单》（模板见第三章），明确交付时间、地点、验收标准等信息，并同步抄送需求部门及财务部门。

订单跟踪与协调

采购部门负责跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通交货情况，保证按时交付。

若遇延迟交货或质量问题，需及时协调供应商解决，必要时启动备选供应商方案，并通知需求部门调整计划。

（五）货物/服务验收与付款

验收组织与标准

货物/服务送达后，由需求部门牵头，采购部门、质检部门（如涉及）共同参与验收，严格按照合同约定的质量标准、数量规格进行核对。

验收合格：填写《验收单》（模板见第三章），由需求部门负责人、采购员、验收人签字确认；

验收不合格：当场出具《不合格品处理单》，说明不合格原因，要求供应商限期退换货或整改，整改后重新验收。

付款申请与审核

验收合格后，采购部门收集《采购申请单》《采购合同》《验收单》《发票》（或收款凭证）等资料，填写《付款申请表》，提交财务部门审核。

财务部门核对单据齐全性、金额准确性及付款条件是否符合合同约定，审核通过后按公司付款流程办理付款。

（六）资料归档与复盘

资料归档

采购活动完成后，采购部门负责整理全套资料（包括《采购申请单》《供应商比价表》《采购合同》《采购订单》《验收单》《付款申请表》等），按采购编号分类归档，保存期限不少于3年。

流程复盘

定期（如每季度）对采购流程进行复盘，分析采购效率、