采购订单审核及供应商沟通协调表.docVIP

采购订单审核及供应商沟通协调表工具指南

一、适用场景与价值

在企业采购管理中，采购订单作为连接需求部门、采购部门与供应商的核心载体，其审核流程的严谨性直接影响采购效率、成本控制及供应链稳定性。本工具适用于以下场景：

新订单创建：首次合作的供应商或常规物料采购时，需通过内部审核保证订单信息准确、合规；

订单内容调整：因需求变更、市场波动等原因需修改订单数量、交期、价格等关键信息时；

交期异常沟通：供应商可能延迟交货或提前到货时，需协调确认时间并同步内部；

质量问题反馈：到货物料存在质量不符时，需通过沟通协调退货、换货或索赔事宜；

供应商绩效跟踪：记录供应商响应速度、配合度等信息，为后续合作评估提供依据。

通过系统化审核与沟通，可减少信息误差、降低采购风险，保证供应链各环节高效协同。

二、操作流程详解

步骤1：采购订单发起与信息录入

责任人：采购员*

操作说明：

需求部门提交《采购申请单》（含物料编码、名称、规格、数量、交付日期、质量要求等）；

采购员根据申请单，结合供应商报价、库存情况，在采购系统中创建采购订单，填写完整信息（含订单号、供应商全称、单价、总金额、付款方式、交付地址、联系人等）；

保证订单信息与采购合同条款一致，避免“一单一议”导致条款冲突。

步骤2：内部多部门审核

责任人：采购部经理、财务部、法务部（如涉及合同条款）、需求部门负责人

审核要点：

采购部经理：审核采购必要性、供应商选择合规性、价格合理性、交期可行性；

财务部：审核预算匹配度、付款条款是否符合财务制度、发票类型及税率正确性；

法务部：审核合同条款（如违约责任、知识产权、保密协议等）是否规避法律风险；

需求部门：审核物料规格、数量、质量标准是否满足生产/项目需求。

操作说明：

审核通过采购系统线上流程，各环节需在1-2个工作日内完成反馈，超时未视为默认通过；若驳回，需注明具体原因（如“价格超预算”“规格不符”），采购员根据意见修改后重新提交。

步骤3：订单信息同步与供应商预沟通

责任人：采购员*

操作说明：

内部审核通过后，采购员将订单草稿通过邮件/采购系统发送给供应商联系人（如供应商销售代表*），附《采购订单确认函》，说明需重点核对的信息（如交期、单价、交付地址）；

电话同步沟通确认供应商是否有异议（如“当前产能是否满足交期”“物料包装是否有特殊要求”），并记录沟通要点；

供应商确认无异议后，要求其在2个工作日内加盖公司公章（或电子签章）回传订单扫描件，作为合作依据。

步骤4：订单正式生效与供应商执行跟踪

责任人：采购员、仓库管理员、质量检验员*

操作说明：

收到供应商回传的确认订单后，采购员在系统中将订单状态更新为“已生效”，同步财务部安排预付款（如需）；

供应商按订单要求组织生产/备货，采购员每周跟踪生产进度，重点监控“关键物料到位情况”“生产周期是否异常”；

交货前3天，提醒供应商预计发货时间，并同步仓库管理员做好收货准备（如清点仓位、安排装卸人员）。

步骤5：到货验收与异常沟通协调

责任人：仓库管理员、质量检验员、采购员*

操作说明：

供应商到货后，仓库管理员核对物料数量、外包装完整性，填写《到货登记表》；

质量检验员按订单约定的质量标准（如国标、行标或企业标准）进行检验，合格则入库，不合格则填写《不合格品报告》，注明不合格项（如“尺寸偏差”“功能不达标”）；

若出现质量问题，采购员需在24小时内联系供应商，沟通处理方案（退货、换货或降价接受），并要求供应商书面回复处理时限，同步需求部门及质量部；

若交期延迟，采购员需评估对生产/项目的影响，协调供应商调整交期或寻找替代供应商，并更新订单中的“交付日期”字段。

步骤6：订单归档与供应商绩效记录

责任人：采购员、档案管理员

操作说明：

订单执行完毕（物料入库、质量问题闭环、付款完成）后，采购员整理订单相关文件（含申请单、审核记录、供应商回传件、检验报告、沟通记录等），扫描存档至采购管理系统，保存期限不少于3年；

在《供应商绩效评估表》中记录本次合作表现，评分维度包括“交期准时率”“质量合格率”“问题响应速度”“配合度”等，作为后续供应商分级管理的依据。

三、表格模板与填写说明

采购订单审核及供应商沟通协调表

基本信息

订单号

PO-2024

订单日期

2024–

供应商全称

有限公司

供应商联系人

张*（138）

需求部门

生产部

采购员

李*

付款方式

月结60天

预估交付日期

2024–

订单详情

物料编码

物料名称

规格型号

单位

采购数量

单价（元）

总金额（元）

A001

原材料X

100*200mm

件

1000

50.00

50,000.00

B002

辅料Y

50L/桶

桶

20

120.00

2,400.00

内部审核记录

审核部门

审核人

审核时间

审核意见

审核状态

采购部