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文档编写与格式化标准手册
1.总则
1.1手册目的
本手册旨在建立统一、规范的文档编写与格式化标准，保证组织内部各类文档在结构、样式、术语及呈现方式上保持高度一致性，提升文档的专业性、可读性与管理效率。通过标准化流程与工具模板，降低沟通成本，减少格式错误，保障信息传递的准确性与权威性。
1.2适用范围
本手册适用于组织内所有正式文档的编写与格式化工作，包括但不限于：
管理制度文件
技术规范文档
项目报告
会议纪要
合同协议
培训材料
产品说明书
内部通知公告
1.3核心原则
一致性原则：同类文档采用统一模板与格式规范
可读性原则：结构清晰，层次分明，重点突出
专业性原则：术语准确，表述严谨，符合行业规范
可维护性原则：格式设置便于后续修改与版本管理
合规性原则：符合国家及行业相关文档标准要求
2.核心工具与规范
2.1文档属性标准化工具
文档属性是文档管理的基础，标准化属性设置便于文档检索、分类与版本控制。
文档属性标准设置表
属性类别
属性名称
必填项
规范要求
示例
基础信息
文档标题
是
简明扼要，不超过30字
《项目进度管理规范》
文档编号
是
按组织编码规则
QMS-DOC-2023-015
版本号
是
采用V主版本.次版本格式
V1.2
创建日期
是
YYYY-MM-DD格式
2023-10-15
修改日期
是
YYYY-MM-DD格式
2023-10-20
创建人
是
使用工号或姓名缩写
*
审核人
是
使用工号或姓名缩写
*
批准人
是
使用工号或姓名缩写
*
分类信息
文档类型
是
从预设类型中选择
管理制度
所属部门
是
组织标准部门名称
质量管理部
适用范围
否
简要说明适用对象
全体员工
关键词
否
3-5个检索关键词
项目管理、进度控制、规范
安全信息
密级等级
是
按组织密级规定选择
内部公开
保密期限
否
密级对应期限要求
5年
2.2样式库管理工具
样式库是文档格式统一的核心工具，通过预设样式实现快速格式化与批量修改。
标准样式库配置表
样式名称
字体
字号
颜色
行距
对齐方式
特殊格式
适用场景
标题1
黑体
小二
黑色
固定值28磅
居中
段前24磅，段后18磅
章标题
标题2
黑体
三号
黑色
固定值24磅
左对齐
段前12磅，段后6磅
节标题
标题3
黑体
小三
黑色
固定值20磅
左对齐
段前6磅，段后3磅
小节标题
宋体
小四
黑色
1.5倍
两端对齐
首行缩进2字符
普通段落
缩进
宋体
小四
黑色
1.5倍
两端对齐
左右各缩进2字符
引用内容
列表项目
宋体
小四
黑色
1.5倍
左对齐
悬挂缩进1.5字符
无序列表
编号列表
宋体
小四
黑色
1.5倍
左对齐
悬挂缩进1.5字符
有序列表
表格标题
宋体
五号
黑色
单倍
居中
段前6磅，段后3磅
表格上方说明
表格内容
宋体
五号
黑色
单倍
居中/左对齐
单元格内垂直居中
表格内文字
图表标题
宋体
五号
黑色
单倍
居中
段前6磅，段后3磅
图表下方说明
页眉
宋体
五号
黑色
单倍
居中
-
页眉内容
页脚
宋体
五号
黑色
单倍
居中
-
页脚内容
页码
宋体
五号
黑色
单倍
居中
-
页码位置
2.3页面布局规范工具
统一的页面布局保证文档打印与电子阅读的一致性体验。
标准页面布局参数表
设置项
参数要求
说明
纸张大小
A4(210mm×297mm)
标准文档纸张
页边距
上：2.54cm下：2.54cm左：3.17cm右：3.17cm
便于装订与阅读
页眉位置
距边界1.5cm
包含文档标题/章节名称
页脚位置
距边界1.75cm
包含页码与版权信息
页码格式
第X页共Y页
居中显示
装订线位置
左侧0.5cm
便于双面打印装订
分节控制
章节分节符
不同章节可设置不同页眉页脚
行号设置
不显示
保持页面整洁
网格线
不显示
保持页面整洁
背景色
白色
标准文档背景
3.文档编写与格式化操作流程
3.1文档初始化流程
文档创建初期的标准化设置是后续格式统一的基础。
操作步骤详解：
选择基础模板
从组织模板库中选择对应文档类型的基础模板（如管理制度模板、技术等）。若无可选模板，则使用”空白标准模板”初始化。
设置文档属性
打开”文件”→“信息”→“属性”→“高级属性”，按《文档属性标准设置表》完整填写各项属性。特别注意：
文档编号需按组织编码规则，不得随意编写
版本号初始为V1.0，每次重大修改递增主版本，小修改递增次版本
密级等级需根据内容严格选择，避免密级过高或过低
应用页面布局
打开”页面布局”选项卡：
设置纸张大小为A4
设置页边距为标准值（上2.54cm，下2.54cm，左3.17cm，右3.17cm）
设置装订线位置为左侧0.5cm
设置页眉距边界1.5cm，页脚距边界1
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