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工程项目文档归档与管理制度表

一、适用范围与核心应用场景

本制度表适用于各类新建、改建、扩建工程项目（如房屋建筑、市政工程、公路桥梁、水利水电等）的全生命周期文档管理，涵盖从项目立项审批到竣工验收后质保期满的各阶段文档处理。核心应用场景包括：

多参与方协同：建设方、施工方、监理方、设计方等参建单位在项目实施中形成的各类文档需统一规范归档；

文档全流程管控：保证项目文档从形成、收集、整理、归档到借阅、销毁的闭环管理；

合规性与追溯性：满足行业主管部门（如住建、交通、水利等）的文档验收要求，为项目审计、纠纷处理、后续运维提供依据；

知识沉淀与复用：通过标准化归档，积累项目经验，为后续类似工程提供参考模板。

二、标准化操作流程详解

（一）文档收集：明确责任主体与范围

责任划分：

建设方：负责立项文件、审批文件、招投标文件、合同协议、会议纪要、重要函件等核心文档的收集；

施工方：负责施工组织设计、专项方案、技术交底记录、施工日志、隐蔽工程验收记录、材料合格证、检验报告、变更签证单、竣工图等施工过程文档的收集；

监理方：负责监理规划、监理实施细则、监理日志、旁站记录、监理通知单、验收意见等监理文档的收集；

设计方：负责初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知单、图纸会审记录等设计文档的收集。

收集范围：

按项目阶段划分，涵盖“立项阶段—设计阶段—招投标阶段—施工阶段—竣工验收阶段—质保阶段”的全过程文档，具体包括但不限于：

立项批文、可行性研究报告、用地规划许可证、工程规划许可证、施工许可证；

招标文件、投标文件、中标通知书、勘察设计合同、施工合同、监理合同；

地质勘察报告、施工图纸（蓝图、CAD电子版）、设计交底记录；

施工日志、测量记录、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录；

工程变更单、现场签证单、索赔文件、工程款支付凭证；

竣工验收报告、竣工图、工程结算资料、质保协议、使用说明书。

（二）文档分类与编号：建立标准化体系

分类原则：

采用“阶段+专业+类型”三级分类法，保证文档逻辑清晰、易于检索。

一级分类（阶段）：立项阶段（A）、设计阶段（B）、招投标阶段（C）、施工阶段（D）、竣工验收阶段（E）、质保阶段（F）；

二级分类（专业）：按工程专业划分，如建筑（01）、结构（02）、给排水（03）、电气（04）、暖通（05）、智能化（06）等；

三级分类（类型）：按文档性质划分，如文件（01）、图纸（02）、记录（03）、报告（04）、函件（05）等。

编号规则：

统一采用“项目代码-阶段代码-专业代码-类型代码-流水号”格式，示例：

项目代码：按年份+项目简称缩写（如“2023-市高新区产业园项目”缩写为“2023-GY”）；

完整编号示例：2023-GY-D-02-03-001，表示“2023年高新区产业园项目-施工阶段-结构专业-记录类-第1号文档”（如结构施工日志）。

（三）文档整理与归档：保证规范有序

整理要求：

纸质文档：按分类编号顺序排序，去除金属夹、回形针等易锈蚀装订材料，采用线装或胶装成册，每册加装封面（注明项目名称、阶段、分类、编号、归档日期、责任人），目录清晰；

电子文档：按分类建立文件夹（名称与分类对应），文件名采用统一编号+标题（如“2023-GY-D-02-03-001_结构施工日志_2023.03.01”），格式优先选用PDF（防止篡改）、CAD（图纸）、Word（文字）等通用格式，定期备份（本地硬盘+云端存储，双备份机制）。

归档时限：

施工过程文档：分部分项工程验收完成后5个工作日内完成归档；

阶段性文档（如竣工图、结算资料）：在阶段工作结束后10个工作日内完成归档；

全套项目文档：竣工验收合格后30个工作日内完成最终归档。

归档交接：

归档单位填写《文档归档移交清单》（含文档名称、编号、数量、归档日期、移交人、接收人），双方签字确认；

建设方资料员*核对无误后，在《文档归档登记台账》中登记，并将文档移交至项目档案室（或指定存储地点）。

（四）文档保管与维护：保障安全与可读性

存储环境：

纸质档案室：保持温度14-24℃、湿度45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施，定期通风（每季度1次）；

电子档案：存储设备（服务器、硬盘）定期检测（每半年1次），防止数据损坏，电子文档加密管理，权限分级（查阅、编辑、删除权限分离）。

保管期限：

永久保存：项目立项批文、竣工验收报告、竣工图、重要合同协议；

长期保存（10-30年）：施工日志、监理报告、变更签证单、结算资料；

短期保存（3-5年）：过程性函件、临时性通知（到期后经鉴定可销毁）。

（五）文档借阅与利用：规范流转与追溯

借阅权限：

项目内部人员（如项目经理、技术负责人）：凭工作证借阅，填写《文档借阅申请表》，经部门负责人*审