采购申请审批与采购计划协调表.docVIP

采购申请审批与采购计划协调表工具指南

一、适用场景与价值

本工具适用于企业内部规范采购申请流程、协调采购计划与实际需求的场景，尤其适用于多部门协作、采购流程标准化管理的企业。通过统一模板实现采购需求的提报、审批、计划编制与执行跟踪，解决采购申请与计划脱节、审批效率低下、资源调配不透明等问题，保证采购活动合规、高效，同时为企业采购成本控制与预算管理提供数据支撑。

二、全流程操作指南

（一）采购申请发起与初审

需求部门填写申请

申请人（需求部门经办人*）根据实际需求，填写“采购申请审批与采购计划协调表”中“采购明细”部分，明确物料名称、规格型号、数量、预估单价、用途、到货日期等核心信息，保证描述准确、无歧义。

申请人需同步相关需求说明（如项目立项文件、成本测算表等），作为申请附件。

部门负责人审核

需求部门负责人*对申请的必要性、合理性进行初审，重点核查：

采购需求是否符合部门工作计划或项目进度要求；

数量与规格是否与实际需求匹配，是否存在过度采购；

预估单价是否符合市场行情（可参考历史采购数据或询价记录）。

审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字确认；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。

（二）采购计划编制与汇总

采购部接收与汇总

采购专员*收到经初审通过的采购申请后，在2个工作日内完成所有需求部门的申请汇总，形成“采购申请汇总清单”。

采购计划编制

采购专员根据汇总清单，结合企业当前库存情况、预算额度、供应商周期等因素，编制“采购计划”，明确：

采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等）；

建议供应商（若有）；

预算总额与实际需求的匹配度；

采购时间节点（如下单时间、到货时间、验收时间）。

若申请存在预算超支或与计划冲突，需及时与需求部门沟通调整。

（三）跨部门协调与确认

协调会议（可选）

对于涉及多部门、金额较大或紧急的采购需求，由采购部组织召开采购协调会，参会人员包括需求部门负责人、采购经理、财务部专员、分管领导等。

会议内容：明确采购优先级、确认规格参数、协调到货时间、讨论供应商选择方案等，形成会议纪要作为附件。

计划确认与反馈

采购部将编制的采购计划反馈至需求部门，确认需求部门对采购方式、到货时间等无异议后，在“计划协调确认”栏由需求部门经办人及负责人签字。

（四）最终审批与执行

分级审批流程

根据采购金额或物料重要性，按以下权限审批（企业可自定义调整）：

小额采购（如金额≤X元）：采购经理*审批即可；

中额采购（如X元＜金额≤Y元）：需财务部审核预算后，报分管领导审批；

大额采购（如金额＞Y元）：需经分管领导审核、总经理*最终审批。

审批人需在3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。

采购执行与跟踪

审批通过后，采购专员根据采购计划下达采购订单，同步跟踪供应商生产、发货进度，保证按时到货。

到货后，需求部门组织验收，在“验收结果”栏填写验收情况（合格/不合格），并签字确认。

（五）归档与复盘

采购专员每月将已完成的采购申请表（含附件、审批记录、验收结果）整理归档，保存期限不少于3年。

每季度对采购数据进行复盘，分析采购执行效率、成本偏差等，持续优化采购流程。

三、模板表格结构与填写说明

模块

字段名称

填写说明

基本信息

申请编号

由采购部按“年份-月份-部门序号”规则自动（如2024-08-CG001）

申请部门

填写需求部门全称（如“市场部”“生产车间”）

申请人

需求部门经办人姓名（用代替，如“张”）

联系方式

申请人办公电话或分机号

申请日期

提交申请的日期（格式：YYYY-MM-DD）

采购明细

物料名称

填写物料全称（如“A4打印纸”“精密轴承”）

规格型号

详细说明物料的技术参数（如“80gA4白纸”“内径20mm，外径40mm”）

采购数量

需求部门申请的具体数量（单位需明确，如“箱”“个”“套”）

预估单价（元）

参考市场价或历史价填写，保留两位小数

预估总价（元）

数量×预估单价（系统自动计算或手动填写）

用途说明

简述采购物料的使用场景（如“用于市场部9月客户会议物料”“生产车间设备维修”）

要求到货日期

需求部门期望的到货日期（格式：YYYY-MM-DD）

审批流程

部门负责人审批

需求部门负责人签字，并注明日期（如“同意，2024-08-05”）

采购部审核意见

采购经理填写审核意见（如“符合采购计划，建议询价采购”）并签字

财务部审核意见

财务专员审核预算并签字

分管领导审批

按权限审批并签字

总经理审批

按权限审批并签字（仅大额采购需填写）

计划协调信息

采购计划编号

采购部编制计划时赋予的编号（如“JH202408001”）

计划状态

待执行/执行中/已完成/已取消（根据采购进度更新）

采购方式

公开招标/询价/单一来源/竞争性谈判等

建议供应商

若有初步合作意向，填写供应