会议记录与跟进标准表.docVIP

会议记录与跟踪标准表工具模板

引言

会议是企业/团队高效协作、推动目标落地的核心场景，而一份清晰、完整的会议记录与跟踪表，既能沉淀会议成果，又能明确责任分工，保证决议事项“件件有着落、事事有回音”。本工具模板旨在提供标准化的会议记录与跟踪框架，适用于各类工作会议场景，帮助团队提升会议效率与执行力。

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于需要规范会议流程、明确行动责任的各类会议场景，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、分工计划、关键节点；

周/月度例会：同步工作进展、协调资源、解决跨部门问题；

问题复盘会：分析问题根因、制定改进措施、明确责任主体；

专题研讨会：聚焦特定议题（如产品优化、流程改进）形成决策方案；

客户需求沟通会：记录客户需求、确认解决方案、约定后续步骤。

二、会议记录与跟踪全流程操作指南

（一）会前：精准筹备，记录无忧

明确会议目标与议程

会议发起人需提前1-2天发送会议通知，明确会议主题、目标、时间、地点（或线上会议）、参会人员及议程；

记录人提前熟悉议程，预判关键讨论点，准备记录工具（如本模板电子版、笔记本等）。

准备会议资料

收集与议程相关的背景资料（如项目进度表、问题数据、方案草案），提前分发给参会人员，保证全员有备而来；

若需决策，提前梳理备选方案及利弊分析，提高会议效率。

确认参会人员与角色

确认主持人（通常为会议发起人或部门负责人）、记录人（建议固定专人或轮值）、参会人员及列席人员；

若有缺席人员，提前沟通是否需同步会议内容或安排代表参会。

（二）会中：高效捕捉，要点清晰

记录会议基本信息

按模板要求填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点/线上会议平台、主持人、记录人、参会人员（签到）、缺席人员及原因，保证信息可追溯。

按议程顺序记录讨论内容

议题记录：对应每个议程项，记录讨论的核心观点（避免逐字逐字记录，提炼关键词、结论性意见）；

分歧与共识：对存在争议的议题，明确各方观点及最终共识（若未达成共识，需标注“待进一步讨论”）；

数据与事实：关键数据（如“项目延期3天，原因为主料供应延迟”）、客户反馈、风险点等需准确记录，避免模糊表述（如“大概可能”“差不多”）。

聚焦行动项（ActionItem）

区分“决议事项”与“行动项”：决议事项是“做什么”（如“确定新功能上线方案”），行动项是“谁做、何时做、怎么做”；

行动项需包含五要素：任务描述（具体、可执行）、负责人（明确到个人，避免“相关部门”等模糊表述）、截止日期（精确到日，若需阶段成果，标注里程碑）、所需资源/支持（如“需技术部协助接口开发”）、优先级（高/中/低）。

实时确认关键信息

讨论复杂议题时，主持人可暂停讨论，由记录人复述核心结论或行动项，保证全员理解一致；

对存疑信息（如人名、数据、时间节点），当场向发言人确认，避免会后补录误差。

（三）会后：及时整理，分发到位

24小时内完成记录整理

会后根据会议笔记，补充完善记录内容，保证逻辑清晰、语言简练，重点突出“决议事项”与“行动项”；

检查行动项是否包含五要素，负责人、截止日期是否明确，避免遗漏。

审核与分发记录

记录人整理完成后，提交主持人审核（重点核对决议准确性、行动项明确性），审核通过后1个工作日内分发至所有参会人员及相关方；

分发渠道：企业即时通讯工具（如钉钉、企业）、邮件（需抄送相关人员），并同步至项目管理系统（如飞书、Teambition）存档。

同步给缺席人员

对缺席人员，单独发送会议记录及需其关注的行动项，保证信息同步无遗漏。

（四）跟踪：闭环管理，保证落地

建立行动项跟踪机制

记录人或项目助理在项目管理系统中维护“行动项跟踪表”，实时更新各任务状态（如“未开始”“进行中”“已完成”“延期”）；

截止日期前3天，提醒负责人准备进展；截止当日，若未完成，需在跟踪表中标注“延期原因”及“预计完成时间”。

定期回顾与复盘

在下次例会中，优先回顾上次会议行动项完成情况，对未完成的任务要求负责人说明原因，并协调解决卡点；

对长期未完成的行动项，组织专项复盘，分析是否存在目标不清晰、资源不足、流程不合理等问题，及时调整策略。

闭环确认与归档

行动项完成后，负责人需在系统中提交完成成果（如文档、数据、截图），记录人核对无误后标记“已完成”；

每次会议记录及跟踪表按“年度+会议类型”分类归档（如“2024年项目例会”），保存期限不少于1年（重要项目建议长期保存）。

三、会议记录与跟踪标准表模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

（例：项目Q3启动会）

会议时间

（例：2024年X月X日14:00-16:00）

会议地点/平台

（例：公司301会议室/腾讯会议X）

主持人

（例：*经理）

记录人

（例：*助理）

参会人员

（例：经理、主管、专员、代表……）

缺席人员及原因