公司行政部服务作业流程与标准规范.docxVIP

企业行政部服务步骤和规范

9．1行政部组织结构和责权

9．1．1行政部组织结构

行政部岗位设计图

人员编制

行政主管

行政主管

行政专员

内刊编辑

司机

职员餐厅管理员

职员浴室管理员

宿舍管理员

保洁员

医务室医生

后勤主管

行政总监

人事经理

行政经理

总监级人

经理级人

主管级人

职员级人

相关说明

9．1．2行政部责权

部门

行政部

部门责任人

行政经理

直接领导

行政总监

职责

1．负责酒店各项行政、后勤管理制度制订、实施、监督检验并依据实际情况不停完善

2．负责酒店各类文书档案资料保留和管理

3．负责酒店后勤保障管理，包含职员餐厅管理、保洁管理等

4．负责酒店各类办公用具、办公设备采购管理，行政办公费用预算及支出控制

5．负责酒店内行政车辆调度、维护、保养及交通费用控制

6．负责酒店内刊编辑，帮助各类会议准备和组织

7．完成酒店领导临时交办其它工作

权力

1．有权参与酒店经营战略制订并有提议权

2．有权参与酒店经营计划制订并有提议权

3．有权对违反酒店对应制度行为和过失提请处罚

4．负责酒店行政办公费用控制权

5．负责行政部组织机构建立、职员考评权力

6．负责行政部内部职员聘用、解聘提议权

7．负责要求相关部门配合相关工作权力

8．负责行政部内部工作开展自主权

9．其它相关权力

相关说明

编制人员

审核人员

同意人员

编制日期

审核日期

同意日期

9．3行政服务步骤和规范

9．3．1会议安排服务步骤和规范

步骤

名称

会议安排服务步骤和规范

文件受控状态

文件管理部门

服务程序

服务规范

会中服务

会中服务

会前准备

会后工作

1．会前准备

（1）行政经理根据酒店上级指示确定会议专题和会议主持人，并会同会议主持人拟订会议议程

（2）行政主管依据会议议程确定会议时间、地点和和会人员

（3）行政专员拟订会议通知并向和会人员发放，会议通知内容包含：原因、专题、起始时间、地点、和会人员、议程、准备资料等内容

（4）行政专员帮助会议主持人和和会人员准备会议汇报、演讲稿、参考资料、电子文件等

（5）行政专员准备会场设施（白板、白板笔、投影仪等）和会议用具（会议横幅、桌签、水杯等）

（6）行政专员依据和会人数和身份部署会场、安排座次

（7）开会前一天检验会场

2．会中服务

（1）行政专员提醒和会人员到场后在会议室门口签到

（2）行政专员引导和会人员入座，并发放会议文件和相关资料

（3）在会议期间，行政专员要做好统计，统计会议概况（名称、时间、地点、主持人、出席人和缺席人等）、会议进程（会议议题、议程、讲话人姓名、讲话情况、表决情况和会议结果等）等

（4）会议进行中，行政专员还要处理部分临时事项，如临时增加和会人员、会外有紧急文件要呈送领导人批阅、发生部分意想不到临时变故或突发事件等，行政专员应该依据相关领导指示和实际情况，采取对应方法，立即妥善地给处理

3．会后工作

（1）会议结束后，行政专员礼貌地送和会人员离开会场并清理会场用具

（2）行政专员要整理会议统计，将其形成纪要、决议等结论性文件，上报相关领导审批

（3）行政专员依据相关领导意见修改和完善会议纪要、决议等，形成正式会议文件

（4）行政专员向相关部门下发领导审批后会议文件并监督相关部门对文件中相关决定实施情况

（5）行政主管对此次会议组织和服务工作进行总结和评定，写出总结汇报，上报行政经理

（6）行政专员汇总和此次会议相关资料，根据一会一卷立卷方法设置案卷并加以保留

相关说明

编制人员

审核人员

同意人员

编制日期

审核日期

同意日期

9．3．2收文工作服务步骤和规范

步骤

名称

收文工作服务步骤和规范

文件受控状态

文件管理部门

服务程序

服务规范

收文批阅

收文批阅

收文登记

收文办理、传阅

处理办毕文件

1．收文登记

（1）行政专员收到文件，检验无误后填写送件回单并盖章

（2）根据来文机关或部门进行分类、整理，在收文本上登记，写明收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等

2．收文批阅

（1）文件登记后，行政专员将其放入文件传阅夹交行政经理（急件放在上面并标上记号）

（2）行政经理审阅后，在文件传阅单上写明拟办意见及签阅日期后，呈酒店高级管理层批阅

（3）急件或关键文件，须在第一时间送行政经理审阅，必需时应直接送交酒店高级管理层批阅

（4）密级文件须交到酒店高级管理层手中并做好传阅统计

3．收文办理、传阅

（1）文件返回后，行政专员翻阅每份文件传阅单，交高级管理层指示

（2）需要办理文件

①行政专员按批办意见，将需要办理文件分送相关部门或承接人员办理

②对需要相关部门办理关键文件，定时跟踪进行督促检验并做好督促统计

（3）需要传阅文件

①行政专员按批办意见，将需要传阅文件传阅，应先送关键