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行政日常采购申请单分类及审批层级明细模板

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于公司内部各部门日常办公所需的各类采购申请管理，涵盖办公用品、固定资产、服务外包、后勤保障等常见采购类型。具体应用场景包括：

常规办公物资采购：如纸张、笔具、文件夹等易耗品补充；

固定资产新增/替换：如电脑、打印机、办公家具等耐用资产购置；

服务类采购：如保洁服务、维修服务、快递服务等外包服务需求；

应急采购：如突发办公设备故障导致的紧急维修或替换需求。

通过规范分类与审批层级，保证采购流程高效、合规，同时兼顾成本控制与业务需求满足。

二、采购申请全流程操作指南

（一）第一步：明确采购需求与分类

申请人需根据实际需求，确定采购物品/服务的类型，并对照以下标准进行分类：

采购分类

具体内容举例

办公用品类

纸张、笔、文件夹、计算器、办公耗材（如墨盒、硒鼓）等

固定资产类

电脑、打印机、投影仪、办公桌椅、文件柜、服务器等单价≥2000元的耐用资产

服务外包类

保洁服务、设备维修、IT支持、快递代收、绿植养护等

后勤保障类

饮用水、茶叶、纸巾、节日福利、员工活动物资等

应急采购类

突发断电导致的应急照明设备、关键设备故障的紧急替换部件等

（二）第二步：填写采购申请单

申请人需登录公司采购管理系统（或填写纸质申请单），准确录入以下信息：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期、预计到货日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、品牌（若有）、单位、数量、单价（预估）、总价（预估）、用途说明（需详细描述使用场景，避免模糊表述）；

附件材料：根据采购类型必要材料，如：

固定资产类：资产配置申请说明、比价记录（至少3家供应商报价）；

服务外包类：服务需求说明书、供应商资质文件（营业执照、相关资质证书）；

应急采购类：紧急情况说明（由部门负责人签字确认）。

（三）第三步：提交审批流程

根据采购分类与金额，提交对应层级的审批（审批层级详见下文“模板表格”部分），审批顺序不可颠倒。例如：

办公用品类（500元以下）：部门主管审批→行政部备案；

固定资产类（5000元以上）：部门主管→行政部→财务部→总经理。

审批人需在2个工作日内完成审批，若有疑问，可直接联系申请人补充材料。

（四）第四步：采购执行与反馈

审批通过后，行政部（或采购部门）根据申请单内容进行采购，并在3个工作日内反馈采购进度。到货后，申请人需核对物品/服务与申请单是否一致，确认无误后在“到货确认单”上签字；若存在差异，需24小时内反馈行政部协调处理。

（五）第五步：单据归档

采购完成后，行政部将申请单、审批记录、采购合同、到货确认单等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与查询。

三、行政日常采购申请单模板及审批层级表

（一）采购申请单基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

预计到货日期

采购分类

□办公用品类□固定资产类□服务外包类□后勤保障类□应急采购类

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（预估）

总价（预估）

用途说明

附件清单

□比价记录□资质文件□紧急说明□其他：_________

（二）审批层级明细表

采购分类

金额范围

审批层级

审批人

审批时限

办公用品类

500元（含）以下

部门主管→行政部备案

部门主管/*部长

1个工作日

500-2000元（含）

部门主管→行政部→财务部（预算审核）

部门主管/部长、行政主管/经理、财务专员/*会计

2个工作日

2000元以上

部门主管→行政部→财务部→总经理

部门主管/部长、行政主管/经理、财务总监/*总监、总经理

3个工作日

固定资产类

2000-5000元（含）

部门主管→行政部（资产审核）→财务部→总经理

部门主管/部长、资产主管/经理、财务专员/*会计、总经理

3个工作日

5000元以上

部门主管→行政部→财务部→总经理→董事长（金额≥10万元时）

同上+董事长/*董事长

3-5个工作日

服务外包类

年度预算内（≤5万元）

部门主管→行政部→财务部→总经理

部门主管/部长、行政主管/经理、财务总监/*总监、总经理

3个工作日

年度预算外（＞5万元）

部门主管→行政部→财务部→总经理→董事会

同上+董事会/*董事

5-7个工作日

后勤保障类

3000元（含）以下

部门主管→行政部备案

部门主管/部长、行政主管/经理

1个工作日

3000元以上

部门主管→行政部→财务部→总经理

部门主管/部长、行政主管/经理、财务专员/*会计、总经理

2个工作日

应急采购类

2000元（含）以下

部门主管→行政部（紧急审批）→总经理（邮件同步）

部门主管/部长、行政总监/总监、总经理