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实验室档案管理制度

一、总则

（一）目的

为了加强实验室档案的科学管理，提高档案利用效率，确保实验室各项工作的顺利开展，保障实验数据、研究成果等信息的完整性、准确性和安全性，根据国家有关档案管理的法律法规以及学校（或相关机构）的档案管理规定，结合实验室的实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于实验室各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。涵盖了与实验室教学、科研、建设、管理等活动相关的各种载体的档案，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

（三）管理原则

实验室档案管理遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整性和系统性。同时，坚持科学分类、便于查找利用的原则，提高档案管理的效率和服务质量。注重档案的安全保密，采取必要的技术和管理措施，防止档案信息的泄露和损坏。

二、档案管理机构与职责

（一）管理机构

实验室设立档案管理小组，由实验室主任担任组长，成员包括各实验项目负责人、档案管理员等。档案管理小组负责统筹协调实验室档案管理工作，制定档案管理工作计划，监督档案管理制度的执行。

（二）实验室主任职责

1.全面领导实验室档案管理工作，将档案管理纳入实验室整体工作计划，定期研究解决档案管理工作中的重大问题。

2.组织制定和完善实验室档案管理制度，明确各岗位在档案管理工作中的职责和权限。

3.督促各实验项目负责人和相关人员及时做好档案的收集、整理和归档工作，确保档案的完整和准确。

4.负责审核重要档案的销毁申请，确保档案销毁工作符合规定程序。

（三）档案管理员职责

1.负责实验室档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等。

2.建立健全档案管理台账，准确记录档案的收进、移出、保管、利用等情况。

3.做好档案的安全保管工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全和完整。

4.负责档案的借阅和归还工作，严格按照借阅制度办理借阅手续，定期催还逾期未还的档案。

5.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理，并向上级领导报告。

6.负责档案的数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的利用效率。

7.协助实验室主任和其他人员开展档案的查阅和利用工作，提供必要的咨询和服务。

（四）实验项目负责人职责

1.负责本实验项目相关档案的收集和整理工作，确保档案的真实性、完整性和准确性。

2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交档案管理员进行归档。

3.对本实验项目档案的安全和保密负责，不得泄露档案中的机密信息。

4.协助档案管理员做好档案的查阅和利用工作，提供必要的技术支持和解释。

三、档案的分类与编号

（一）档案分类

根据实验室的工作性质和档案的内容，将实验室档案分为以下几类：

1.教学档案：包括实验教学大纲、实验指导书、实验教学计划、实验报告、学生实验成绩等。

2.科研档案：包括科研项目申请书、立项批复、科研合同、实验数据、研究报告、论文、专利等。

3.设备档案：包括设备购置申请、采购合同、设备说明书、设备验收报告、设备维修记录、设备报废申请等。

4.管理档案：包括实验室管理制度、实验室建设规划、实验室年度工作计划和总结、实验室人员档案、会议记录等。

5.安全档案：包括实验室安全管理制度、安全检查记录、安全培训记录、事故应急预案、事故处理报告等。

（二）档案编号

为了便于档案的管理和查找，对每一类档案都要进行统一编号。编号采用层次编码的方法，由大类代码、小类代码、年度代码、顺序号等组成。具体编号规则如下：

1.大类代码：用大写英文字母表示，如A表示教学档案，B表示科研档案，C表示设备档案，D表示管理档案，E表示安全档案。

2.小类代码：用两位阿拉伯数字表示，根据每一大类档案的具体内容进行细分。例如，教学档案中的实验教学大纲代码为A01，实验报告代码为A02等。

3.年度代码：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份。

4.顺序号：用三位阿拉伯数字表示同一类档案在该年度内的顺序编号。

例如，2023年形成的第15份科研项目申请书的编号为B012023015。

四、档案的收集与整理

（一）档案收集的范围

1.实验室在教学、科研、建设、管理等活动中形成的各种文件材料，包括文件、报告、合同、协议、图纸、图表、数据、照片、录音、录像等。

2.实验室购买的设备、仪器的相关资料，如说明书、保修卡、合格证、验收报告等。

3.实验室人员的学术论文、著作、专利等科研成果资料。

4.实验室参加国内外学术会议、交流活动的相关资料，如会议通知、论文集、交流材料等。

5.其他与实验室工作有关的重要文件材料。

（二）档案收集的时间要求

1.教学档案应在每学期结束后一个月内收集整理完毕，并移交档案管理员归档