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招投标介绍信

一、招投标介绍信的定义与核心作用

招投标介绍信，是由投标单位（或其法定代表人）签发，用以证明被介绍人身份、授权其代表单位参与特定招投标活动的正式函件。其核心作用在于：

1.身份验证：向招标方或相关机构证实被介绍人的合法身份及其与投标单位的隶属关系。

2.权限界定：明确被介绍人在招投标活动中可代表单位行使的具体权利范围，如递交投标文件、参与开标、进行投标相关澄清或答疑等。

3.责任关联：通过书面形式确立被介绍人行为的法律后果由投标单位承担，是招投标程序合法性的重要保障。

二、规范撰写：构成要素与格式要求

一份完整有效的招投标介绍信，需包含以下关键要素，并遵循标准的商业函件格式：

（一）首部信息

1.标题：居中写明“介绍信”或“投标介绍信”即可，无需冗余修饰。

2.称谓：顶格写明接收方名称，通常为“[招标单位全称]”或“[招标代理机构全称]”，应与招标文件中载明的名称完全一致。

（二）正文内容（核心部分）

正文应清晰、准确、无歧义地表述以下内容：

1.我方信息：明确指出“兹介绍我单位[被介绍人姓名]同志”，若有必要可注明其在单位担任的职务（如“市场部经理”）。

2.授权事项：详细说明授权其“代表我单位前来办理贵单位[项目名称]（项目编号：[项目编号]）的[具体招投标事宜，如：购买招标文件/递交投标文件/参加开标会议/进行投标澄清等]相关事宜。”此处“具体事宜”需根据实际需求精准列举，避免模糊表述。

3.权限声明：通常以“其在办理上述事宜过程中所签署的一切文件和处理的一切事务，我单位均予以承认，并承担相应的法律责任。”作为授权的兜底条款，确保权责清晰。

（三）尾部信息

1.有效期：明确介绍信的有效期限，例如“本介绍信有效期自签发之日起至本次[项目名称]招投标活动结束止。”或“本介绍信有效期为XX天。”

2.礼貌结语：如“请贵单位接洽并予以协助为盼。”或“感谢贵单位的支持与配合。”

3.落款：包括投标单位全称（应与公章完全一致）、法定代表人签字或签章、单位公章、签发日期（年、月、日，需齐全）。

三、实务应用场景与注意事项

（一）主要应用场景

招投标介绍信在多个关键环节发挥作用，常见场景包括：

投标单位委派代表购买招标文件或踏勘项目现场。

递交投标文件时，证明递交人身份及授权。

参与开标、评标过程中的澄清、说明或补正。

中标后，办理合同签订等后续事宜（若招标文件或中标通知书有特别要求）。

（二）撰写与使用注意事项

1.信息准确无误：被介绍人姓名、身份证号（通常在附件或备注中注明，或配合身份证复印件使用）、授权事项、项目名称及编号等核心信息必须准确核对，避免错别字或信息偏差。

2.授权范围明确：“具体招投标事宜”应具体、有针对性，避免使用“全权负责所有事宜”等过于宽泛的表述，以防权限滥用或责任不清。

3.形式规范完备：务必加盖投标单位有效公章，法定代表人签字或签章应真实有效。手写签名与打印名称相结合更佳。

4.时效性管理：严格遵守介绍信的有效期，过期失效。若招投标活动周期较长或需分次办理多项事务，可根据需要合理设定有效期或分次开具介绍信。

5.附件配合：通常介绍信会附上被介绍人的身份证复印件（需注明“与原件一致”并加盖公章），部分情况下还需提供法定代表人身份证明书。

6.留存备案：投标单位应将开具的介绍信副本或复印件留存归档，以备后续查阅。

7.遵守招标文件要求：部分招标方会对介绍信的格式或内容有特殊规定，务必仔细阅读招标文件，并严格按照其要求执行。

四、常见问题与风险规避

问题：介绍信内容模糊，授权不明确。

规避：逐项列明授权事项，使用规范、精确的法律用语。

问题：未加盖公章或公章不清。

规避：确保公章清晰、完整，并与单位注册名称一致，建议加盖在单位名称或法定代表人签字之上，即“骑年压月”或“骑缝章”（针对多页文件）。

问题：被介绍人与实际到场人员不符。

规避：招标方有权核实到场人员身份，若发现不符，可拒绝其参与相关活动，因此务必确保被介绍人身份与实际行为主体一致。

问题：介绍信与其他授权文件（如授权委托书）内容冲突。

规避：若同时使用介绍信与授权委托书，应确保两者在授权范围、有效期等关键信息上保持一致，避免产生矛盾。

结语

招投标介绍信虽篇幅简短，却是招投标活动中不可或缺的“通行证”与“责任状”。其撰写质量直接关系到投标工作的顺利开展及企业的合规运营。作为招投标从业人员，应充分认识其重要性，严格遵循规范，细致核对信息，确保每一份介绍信都能准确、有效地传递授权意图，为招投标活动的有序进行奠定坚实基础。在实际操作中，结合项目具体情况与招标方要求灵活运用，方能最大限度发挥其应有的作用。