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财务报销凭证审核标准及流程

一、适用范围

本标准及流程适用于公司各部门员工日常费用报销、差旅费报销、业务招待费报销、固定资产购置报销等各类费用报销场景的凭证审核工作。涉及人员包括报销申请人、部门负责人、财务部专员、财务负责人等，旨在规范报销管理，保证费用支出的真实性、合规性与合理性。

二、报销审核操作流程

（一）报销申请与凭证提交

申请人准备材料

员工发生费用后，需在3个工作日内整理报销凭证，保证以下材料齐全：

原始凭证（包括发票、行程单、付款凭证等），发票需真实有效，抬头为公司全称（“有限公司”），税号准确无误，且与业务内容一致；

费用明细清单（如差旅费需附行程单、住宿发票、交通票据等，并注明事由、时间、地点）；

《费用报销单》（需手写或系统填写完整，注明报销部门、申请人、日期、费用类型、金额、预算科目等信息）；

其他辅助材料（如会议通知、招待事由说明、合同复印件等，根据费用类型补充）。

部门初审

申请人将材料提交至部门负责人*经理处，部门负责人需重点审核：

报销费用是否与部门预算匹配，是否属于部门职责范围内的合理支出；

费用事由的真实性与必要性（如招待费需注明客户单位、接待人数、业务目的）；

凭证附件是否齐全、逻辑是否一致（如出差日期与行程单、住宿发票日期是否吻合）。

审核通过后，部门负责人在《费用报销单》“部门负责人审批”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并交由申请人补充修改。

（二）财务部复审

部门负责人审批通过后，申请人将材料提交至财务部，由财务专员*会计进行复审，审核要点包括：

凭证合规性审核

发票真伪：通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”验证发票代码、号码、金额等信息是否真实有效；

发票信息完整性：检查发票抬头、税号、业务内容、金额、开票日期、开票方信息等是否完整无误，有无涂改、模糊不清等情况；

报销标准符合性：对照公司《费用管理制度》审核费用是否超标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准、招待费限额等）。

金额与逻辑审核

报销单总金额与附件凭证金额合计是否一致，分项计算是否准确；

费用归属的预算科目是否正确，是否存在串科、错科情况；

大额费用（单笔超过5000元）是否附合同或审批单，审批流程是否完整。

时效性审核

报销是否在费用发生后的30日内提交（特殊情况需提前向财务部说明并获批）；

发票开具日期是否与费用发生日期合理匹配（如预付款项发票需附付款凭证）。

复审通过后，财务专员在《费用报销单》“财务审核”栏签字，并录入财务系统；若发觉问题，注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件不全”等），交由申请人补充或重新提交。

（三）财务终审与支付

财务负责人终审

对于单笔金额超过10000元的报销或特殊费用（如大额固定资产购置、市场推广费等），由财务负责人*总监进行终审，重点审核：

费用支出的战略匹配性是否符合公司年度经营计划；

预算执行情况是否在可控范围内，是否存在超预算风险；

重大报销事项是否已通过总经理办公会审批（如需）。

终审通过后，财务负责人在《费用报销单》“财务负责人审批”栏签字确认；终审不通过的，退回财务部并说明理由。

报销支付与凭证归档

财务部在终审通过后2个工作日内，通过银行转账方式将报销款项支付至申请人指定账户，并在系统中标记“已支付”状态；

每月25日前，财务专员将当月已审批完成的报销凭证按部门分类整理，装订成册（凭证顺序按报销单编号排列），标注“年月费用报销凭证”，交由财务档案管理员归档保存，保存期限不少于5年。

三、报销凭证模板示例

（一）费用报销单模板

费用报销单

报销日期：______年______月______日

单位：元

申请人信息

姓名：__________部门：__________岗位：__________

预算科目：__________

费用类型□差旅费□业务招待费□办公费□交通费□其他：__________

报销周期：______年______月______日至______年______月______日

报销明细

费用项目

日期

合计金额

大写：_________________________小写：￥_____________

附件总张数：______

审批意见

部门负责人：__________（签字）日期：______年______月______日

财务审核：__________（签字）日期：______年______月______日

财务负责人：__________（签字）日期：______年______月______日

备注

（如：附会议通知1份、招待客户名单等）

（二）报销凭证清单模板

报销凭证清单

部门：__________报销人：__________日期：______年______月______日

单位：元

序号

凭证名称（如“市住宿费发