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企业合同管理与归档规范

一、规范目的与适用范围

本规范旨在通过标准化流程管理企业合同全生命周期，防范法律风险、提升管理效率、保障企业合法权益。适用于各类企业（含分支机构）的合同起草、审批、签署、履行、变更、终止及归档等环节，涵盖购销、服务、合作、劳动合同等各类合同类型。

二、合同全流程管理操作指引

（一）合同起草：明确要素与合规性前置审核

起草准备

业务部门根据合作需求（如采购订单、服务约定、合作意向等），收集对方主体资格材料（营业执照、法定代表人身份证明等，涉及特殊行业的需提供资质许可文件），核实对方履约能力（如财务报表、业绩案例等）。

明确合同核心要素：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）、标的物（名称、规格、型号、数量）、质量标准（国标/行标/约定标准）、价款/报酬（金额、支付方式、账户信息）、履行期限（起止时间、节点要求）、违约责任（具体赔偿计算方式）、争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）、保密条款（适用范围、期限）等。

起草与初审

业务部门根据《合同示范文本》（如有）或自主起草合同文本，保证条款清晰、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述。

业务部门负责人*对合同内容的真实性、完整性、必要性进行初审，重点核对需求与合同条款的一致性（如采购数量与预算匹配、服务范围与项目要求吻合）。

（二）审批流程：分级授权与节点控制

法务合规审核

初审通过后，合同提交法务部门（或法务专员*）审核，重点审查：

主体资格：对方是否具备签约资质（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同内容）；

合法性：条款是否符合法律法规（如《民法典》《劳动合同法》等），是否存在无效或可撤销情形；

风险点：违约责任是否明确、公平，争议解决方式是否有利于企业，知识产权、保密等特殊条款是否完备。

法务部门出具《合同审核意见表》（见附件1），对修改条款标注说明，重大风险需反馈业务部门调整。

财务审核

法务审核通过后，提交财务部门（或财务专员*）审核，重点审查：

价款/报酬合理性：是否符合市场价格、企业预算标准，支付方式是否安全（如避免预付全款，约定分期支付条件）；

税费承担：明确税费种类、计算方式及缴纳方，避免税务纠纷；

财务影响：合同履约是否对企业现金流、资产负债产生不利影响。

业务负责人及高层审批

根据合同金额及重要性，分级审批（示例）：

金额≤5万元：业务负责人*审批；

5万元＜金额≤50万元：业务负责人、分管副总审批；

金额＞50万元：业务负责人、分管副总、总经理*审批。

审批人需在《合同审批表》（见附件1）签署明确意见（同意/不同意/修改后同意），不同意见需注明理由。

（三）签署管理：规范形式与效力保障

签署前准备

审批通过后，业务部门核对最终文本与审批版本一致性，保证所有修改意见已落实；

准备签署文件：合同正本（一式两份及以上，根据需要增加份数）、法定代表人身份证明书、授权委托书（如非法定代表人签署，需明确授权范围及期限）。

签署规范

签署形式：

纸质合同：双方加盖合同专用章或公章（公章需备案，合同专用章需在授权范围内使用），法定代表人或授权签字人亲笔签字（字迹清晰，不得代签）；

电子合同：通过第三方电子签约平台（如法大大、e签宝等，需保证平台具备法律效力）签署，电子合同及存证报告，与纸质合同具有同等法律效力。

签署顺序：一般由企业方先签后交对方签署，或双方同时签署；涉及审批前置的合同（如重大项目），需先完成内部审批再签署。

签署后归档

业务部门在合同签署后2个工作日内，将正本、审批文件、对方主体材料等移交档案管理部门（或指定专人），办理交接登记（见附件3《合同归档交接清单》）。

（四）履行跟踪：动态监控与风险预警

履行责任

业务部门为合同履行第一责任部门，指定专人（如业务专员*）负责跟踪履约进度，建立《合同履行跟踪表》（见附件2），记录关键节点（如交付时间、验收日期、付款节点）完成情况。

异常处理

履行过程中出现对方违约（如延迟交货、质量不达标）、不可抗力（如自然灾害、政策变化）或需变更/终止合同的，业务部门需及时收集证据（如沟通记录、验收报告、第三方证明），书面报告分管副总*及法务部门，评估风险并制定应对方案（如协商变更、解除合同、索赔等）。

验收与结算

合同标的物交付或服务完成后，业务部门按约定组织验收（需有双方签字的验收报告），财务部门根据验收结果及合同条款办理结算，保证付款凭证完整（如发票、验收单、审批单）。

（五）归档管理：分类整理与长期保存

归档范围

合同全流程文件：合同文本（正本、副本）、审批表、审核意见、主体资格材料、签署授权书、履行记录（验收报告、沟通函）、变更/解除协议、结算凭证、争议处理文件（仲裁/诉讼材料）等。

整理与编号

档案管理部门对归档文件按“合同类型+年度+流水号”规则编号（示例：购销-20