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员工个人信息处理告知书

为保障您对个人信息处理活动的知情权、决定权及其他法定权利，根据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规要求，现就XX科技有限公司（以下简称“公司”）处理员工个人信息的相关事项向您明确告知如下：

一、个人信息处理主体

个人信息处理者为XX科技有限公司（统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX），注册地址为XX省XX市XX区XX路XX号。具体负责个人信息处理的部门为公司人力资源部（以下简称“HR部”），数据保护责任人为王XX（职务：人力资源总监，邮箱：wangxx@）。

二、个人信息处理目的

公司处理员工个人信息的具体目的及对应场景如下：

（一）劳动合同履行与劳动关系管理

为建立、履行、变更、解除或终止劳动合同，需处理与劳动关系相关的基础信息，包括但不限于：确认您的入职资格（如学历、职业资格证书）、签订及更新劳动合同条款（如岗位、工作地点）、办理社会保险及住房公积金缴纳（如社保账号、公积金账号）、处理离职手续（如工作交接记录、竞业限制协议签署情况）等。

（二）薪酬福利核算与发放

为准确计算并发放工资、奖金、补贴及其他福利（如节日福利、交通补贴），需处理与薪酬相关的信息，包括：考勤记录（如迟到早退时间、加班时长）、绩效考核结果（如季度/年度考核评分）、社保公积金缴费基数、个人所得税专项附加扣除信息（如子女教育、住房贷款利息申报数据）、银行账户信息（用于工资发放）等。

（三）考勤与绩效管理

为规范工作秩序、评估工作成效，需通过考勤系统、项目管理平台等工具收集并处理考勤信息（如每日打卡时间、请假类型及时长）、工作成果数据（如项目完成量、客户满意度评分）、绩效评价记录（如直属上级评价、360度反馈结果）等，用于统计全勤奖、确定绩效奖金分配、开展绩效面谈及制定改进计划。

（四）职业发展支持与培训管理

为支持员工能力提升及职业发展，需处理与培训相关的信息（如已参加培训的类型、时长、考核成绩）、岗位晋升申请材料（如述职报告、推荐信）、职业规划问卷反馈（如个人发展目标、意向岗位）等，用于制定个性化培训方案、评估晋升资格、匹配内部岗位空缺。

（五）合规与风险管理

为确保公司运营符合法律法规及内部制度要求，需处理与合规相关的信息，包括：员工背景调查结果（如无犯罪记录证明、前雇主工作评价）、违规行为记录（如违反考勤制度、保密协议的具体情形）、劳动纠纷处理材料（如投诉内容、调解记录）等，用于防范用工风险、维护职场公平及处理劳动争议。

（六）其他必要场景

在法律要求或履行社会责任的情况下（如配合劳动监察部门调查、参与行业统计），或为改善职场环境（如员工满意度调研、办公设施需求收集），公司可能在必要范围内处理相关个人信息，处理前将通过书面或系统公告形式向您单独说明具体目的、范围及方式。

三、个人信息处理范围

公司处理的员工个人信息具体包括以下类别：

（一）基本身份信息

姓名、性别、出生日期、身份证/护照号码（仅用于入职身份核验及社保缴纳）、联系电话（工作电话）、个人邮箱（用于内部沟通）、紧急联系人姓名及联系方式（用于突发情况联系）。

（二）劳动关系信息

劳动合同/劳务协议文本、入职登记表、离职申请表、岗位说明书、调岗记录、竞业限制协议签署文件、保密协议签署文件。

（三）薪酬福利信息

工资卡账号（仅用于工资发放）、月度/年度工资明细、奖金发放记录、社保缴费基数及缴费记录、住房公积金缴存比例及账户信息、个人所得税申报信息（含专项附加扣除材料）。

（四）考勤与绩效信息

指纹/人脸考勤记录、请假申请单（含请假类型、时长、审批记录）、出差申请及报销记录、项目任务完成进度表、绩效考核表（含定量指标得分、定性评价）、绩效改进计划。

（五）职业发展信息

学历证书扫描件（仅用于入职核验）、职业资格证书信息、培训签到表及考核成绩单、内部竞聘申请表、岗位晋升评审记录、职业规划访谈纪要。

（六）健康与安全信息

入职体检报告（仅用于确认是否符合岗位健康要求）、年度体检结果（仅用于健康关怀）、职业病危害接触史（仅适用于接触职业病危害岗位）、工伤申报材料（含受伤时间、地点、诊断证明）。

（七）其他关联信息

员工满意度调查问卷反馈、办公设备领用记录（如电脑编号、领用时间）、内部系统账号及权限设置（如OA系统、财务系统登录信息）、工会会员信息（含会费缴纳记录）。

四、个人信息处理方式

公司对员工个人信息的处理方式包括收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等，具体操作如下：

（一）收集方式

主要通过员工主动填写（如入职登记表、个税专项附加扣除表）、系统