行业销售合同审查与审批模板.docVIP

行业通用销售合同审查与审批工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）销售部门在签订销售合同时的标准化审查与审批流程，尤其适用于新客户合作、大额订单、跨区域销售、特殊条款约定等场景。典型应用包括但不限于：

首次合作客户的销售合同签订前风险筛查；

合同金额超过企业规定阈值（如50万元）的审批流程；

涉及定制化产品、分期付款、知识产权等复杂条款的合同审核；

企业内部合同管理流程合规性检查（如年度审计、合同纠纷复盘）。

二、销售合同审查与审批全流程操作指引

（一）合同接收与初步登记（责任主体：销售助理/合同管理员）

合同接收：通过邮件、OA系统或纸质文件接收客户（或销售业务员）提交的销售合同草案，同步获取合同附件（如技术参数表、订单确认函、资质证明等）。

信息登记：在《合同管理台账》中记录合同基础信息，包括合同编号、客户名称、合同金额、签订日期、标的物名称、业务对接人（业务员）、预计履行期限等，分配唯一合同编号（规则：年份+部门简称+流水号，如“2024XS-001”）。

完整性检查：确认合同文本是否包含核心要素（双方主体信息、标的、数量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等），附件是否齐全。若缺失关键条款或附件，退回业务员补充并记录退回原因。

（二）形式审查（责任主体：销售部门负责人）

重点审查合同“表面合规性”及基础信息准确性，保证合同框架完整、无低级错误，操作要点

主体信息核对：检查合同甲方（本方）与乙方（客户）名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等信息是否与营业执照、授权委托书原件一致（若客户为分支机构，需核实总公司授权文件）。

基础条款完整性：确认合同是否包含必备条款：标的物名称/规格型号、数量、单价及总价、质量标准（或执行标准）、交付时间/地点、验收方式、付款方式/期限、违约责任、争议解决方式（明确管辖法院/仲裁机构）、合同生效条件（如签字盖章生效）。

文本规范性：检查合同文本是否清晰无涂改（如有修改需双方盖章确认），关键数字（金额、日期、数量）是否准确无误，避免歧义表述（如“大概”“左右”等模糊词汇）。

附件匹配性：核对合同附件（如技术协议、验收标准）与内容是否一致，附件编号是否连续。

（三）实质审查（责任主体：法务部/合规专员、财务部、业务部门）

根据合同性质及风险等级，组织跨部门联合审查，聚焦法律风险、财务风险、商业可行性三大维度：

1.法务/合规审查（核心：法律风险防控）

主体资格：核查客户是否为依法设立并存续的企业，是否存在经营异常、失信被执行人、涉诉风险（通过“国家企业信用信息公示系统”“中国裁判文书网”等公开渠道查询）；若客户为个人，需核实身份证信息及民事行为能力。

标的物合法性：确认销售标的物是否符合国家行业规定（如食品需有SC认证，医疗器械需有经营许可），是否存在知识产权侵权风险（如涉及专利、商标，需核实本方权利证明）。

核心条款法律效力：

质量条款：明确质量异议期限（如“收货后15日内提出”）、验收标准（国标/行标/约定标准）、违约责任（如“质量不符，可退货或折价，赔偿直接损失”）；

履行条款：交付时间是否明确（避免“尽快”“适时”等表述），交付地点风险转移规则（如“交付后毁损灭失风险由乙方承担”）；

违约责任：违约金比例是否合理（一般不超过实际损失的30%），是否约定定金罚则（定金不超过主合同标的额20%），避免“违约方承担一切损失”等模糊表述；

争议解决：优先约定本方所在地有管辖权的人民法院诉讼（或明确仲裁机构名称，如“仲裁委员会”），避免“由甲方所在地法院管辖”等单方霸王条款。

2.财务审查（核心：资金安全与税务合规）

价格条款：核对单价、总价是否与订单、报价单一致，是否包含税费（明确“含税/不含税”，税率及发票类型，如“13%增值税专用发票”）；

付款方式：审查付款节点是否合理（如“预付款30%到发货，到货款60%，验收合格10%质保金”），避免全款未收即发货；若为分期付款，需明确每期金额及逾期利息；

财务风险点：检查是否存在“无条件退款”“无限期质保”等增加财务负担的条款，确认客户付款账户是否与合同主体一致（避免个人账户收款）。

3.业务部门审查（核心：商业可行性）

交付与产能：根据生产/库存情况，确认交货周期是否可满足客户需求，若需定制化生产，需明确排产周期及逾期交付的补救措施；

售后服务：核查保修范围、期限、响应时间（如“7*24小时响应，48小时内到场”）是否符合行业惯例及客户需求，售后费用承担方（如“质保期内免费维修，质保外成本价收取”）；

特殊需求：针对客户提出的个性化条款（如独家代理、定制化包装），评估对本方业务的影响，确认是否具备履约能力。

（四）风险排查与整改（责任主体：法务部牵头，业务/财务配合）

风险等级判定