会议纪要标准化模板高效沟通版.docVIP

适用场景：哪些会议需要这份模板

无论是项目启动会、周例会、跨部门协调会，还是问题复盘会、阶段性总结会，标准化会议纪要都能保证信息传递高效、决策落地清晰。尤其适合需要多人协作、多环节跟进的复杂场景，避免因信息模糊导致重复沟通或执行偏差。例如：

项目启动会：明确目标、分工、时间节点，避免方向分歧；

跨部门协调会：统一各方对问题的认知，明确接口人和协作事项；

问题复盘会：记录问题根源、改进措施及责任人，避免同类问题重复发生。

操作流程：从会前到会后的标准化步骤

一、会前准备：让会议“有备而来”

明确会议目标：提前与主持人确认会议核心目的（如“确定项目Q3执行方案”“解决A模块技术瓶颈”），避免议题发散。

确定参会人员：列出必须参会者（决策人、执行人、相关方）和可选参会者，提前发送会议邀请，注明“需提前准备的资料”（如数据报表、方案草案）。

梳理会议议程：按优先级排序议题，明确每个议题的负责人和预计时长（例：“议题1：进度汇报（经理，15分钟）→议题2：方案讨论（主管，30分钟）”），并随会议通知一同分发。

二、会中记录：抓住“关键信息”

聚焦核心内容：重点记录“讨论结论”“待决策事项”“行动项”，而非流水式发言。例如针对“是否调整B方案”的讨论，直接记录“决议：采用调整后的B方案，由*工负责细化”。

区分“讨论”与“决议”：用不同符号或格式标注（如“讨论：*建议增加预算→反对意见：成本过高；决议：维持原预算，优化资源分配”）。

明确行动项要素：每个行动项需包含“具体任务、负责人、截止时间、交付标准”，避免“尽快研究”“后续跟进”等模糊表述（例：“行动项：完成竞品分析报告，负责人*工，截止时间2024-06-15，交付标准：包含3家竞品功能对比及差异化建议”）。

三、会后整理：保证“信息准确”

及时整理初稿：会议结束后2小时内完成初稿，趁记忆清晰时补充细节（如讨论中的关键数据、不同意见的简要说明）。

核对关键信息：将初稿发给主持人及行动项负责人，重点确认“决议是否准确”“行动项是否清晰”“时间节点是否可行”，避免信息遗漏或误解。

按模板规范排版：使用标准化表格整理内容，保证结构清晰、重点突出（参考下一节“模板结构”）。

四、分发与跟进：让“决策落地”

明确分发范围：根据会议性质确定接收人（如全体参会者、相关部门负责人、项目组），标注“抄送”对象，避免信息孤岛。

同步行动项：在纪要中突出“行动项”模块，方便执行人快速定位任务；同时通过项目管理工具（如钉钉待办、飞书项目）同步任务，设置截止时间提醒。

定期跟踪进度：在下次会议中优先回顾上期行动项完成情况，对逾期未完成的任务分析原因，保证闭环管理。

模板结构：清晰记录会议全貌的表格框架

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

【项目名称】Q3执行方案启动会

会议时间

2024-06-1014:00-15:30

会议地点/形式

3号会议室/线上会议（腾讯会议号：*–）

主持人

*经理（市场部）

记录人

*助理（综合部）

参会人员

经理（市场部）、主管（技术部）、专员（运营部）、工（设计部）

缺席人员

*总监（产品部，因出差）

会议目标

明确Q3项目核心目标、责任分工及关键时间节点

二、会议议程与纪要

序号

议题

负责人

预计时长

讨论要点

决议/结论

行动项

负责人

截止时间

备注

1

Q3项目目标回顾

*经理

15分钟

-上季度目标完成率85%-*主管反馈：技术模块进度滞后影响整体交付

1.Q3核心目标：用户增长30%，营收提升25%2.技术模块需优化排期，保证6月30日前完成开发

无

-

-

需同步更新项目OKR

2

市场推广方案讨论

*专员

30分钟

-原方案：侧重线下活动，预算5万-*经理建议：增加线上投放，覆盖年轻用户

决议：调整预算分配（线上3万+线下2万），*专员负责6月15日前确定投放渠道清单

行动项：6月15日前提交Q3推广渠道方案及预算明细

*专员

2024-06-15

需包含ROI预估

3

技术模块排期优化

*主管

20分钟

-当前瓶颈：开发人员不足-*工建议：优先完成核心功能，非核心功能延后

决议：1.核心功能（用户登录、数据统计）6月30日前上线2.非核心功能（个性化推荐）7月15日前完成

行动项：6月12日前提交技术模块详细排期表，明确各环节负责人

*主管

2024-06-12

需协调*工参与排期制定

4

下次会议安排

*经理

5分钟

-需跟踪本次行动项进展

决议：下次会议时间2024-06-1714:00，主题：Q3项目进度复盘

行动项：*助理负责提前发送会议通知，收集行动项进展报告

*助理

2024-06-16

需参会者提前准备进展PPT

三、会议总结

项目

内容

关键成果

1.明确Q3项目目标及核心功能上线时间2.确定推广