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医院招标采购档案管理制度

一、引言

医院招标采购档案管理是医院管理工作的重要组成部分，对于保障医院采购活动的合法性、规范性和透明度具有重要意义。招标采购档案记录了医院从采购需求提出到采购合同履行完毕的全过程信息，是医院采购决策的重要依据，也是审计、监督等工作的重要参考。因此，建立健全，加强对招标采购档案的科学管理，是医院提升管理水平、防范采购风险的必然要求。

二、管理职责与分工

（一）档案管理部门

档案管理部门是医院招标采购档案的集中管理机构，负责制定和完善招标采购档案管理制度，指导和监督各采购部门的档案整理和归档工作。具体职责包括：

1.接收各采购部门移交的招标采购档案，进行审核、分类、编号和装订。

2.建立招标采购档案目录和索引，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。

3.定期对招标采购档案进行盘点和清查，确保档案的完整性和安全性。

4.按照规定的保管期限和销毁程序，对到期的招标采购档案进行鉴定和销毁。

（二）采购部门

采购部门是招标采购档案的形成部门，负责在采购活动过程中及时收集、整理和保管相关档案资料。具体职责包括：

1.在采购项目启动时，明确档案收集范围和要求，指定专人负责档案管理工作。

2.按照档案管理部门的要求，对采购过程中的各类文件、资料进行分类整理，确保档案的齐全、完整和规范。

3.在采购项目结束后，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理移交手续。

（三）其他相关部门

其他相关部门如财务部门、使用部门等，在招标采购活动中也承担着一定的档案管理职责。财务部门负责提供采购资金支付的相关凭证和资料，使用部门负责提供采购设备或物资的验收报告等。各部门应密切配合，共同做好招标采购档案的管理工作。

三、档案收集范围

医院招标采购档案的收集范围包括与采购活动相关的各类文件、资料，具体如下：

（一）采购项目前期文件

1.采购申请文件：包括采购项目名称、采购需求、预算金额等。

2.采购审批文件：如医院内部的采购审批表、上级主管部门的批复等。

3.市场调研资料：对采购产品或服务的市场价格、供应商情况等进行调研的相关资料。

（二）招标文件

1.招标公告：包括招标项目的基本信息、投标人资格要求、投标截止时间等。

2.招标文件：详细规定了招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。

3.澄清和修改文件：对招标文件进行澄清和修改的相关文件。

（三）投标文件

1.投标函：投标人对招标项目的响应声明。

2.报价文件：投标人提供的产品或服务的报价明细。

3.技术文件：投标人对招标项目技术要求的响应情况，包括技术方案、产品说明书等。

4.商务文件：投标人的营业执照、资质证书、业绩证明等相关资料。

（四）评标文件

1.评标评标委员会对各投标人的投标文件进行评审后出具的报告，包括评标结果、推荐中标候选人等。

2.评标记录：评标过程中的会议记录、评分表等。

（五）中标文件

1.中标通知书：招标人向中标人发出的中标通知。

2.中标人的投标文件：中标人最终提交的投标文件。

（六）合同文件

1.采购合同：招标人与中标人签订的采购合同，包括合同条款、技术协议、质量保证协议等。

2.合同变更协议：对采购合同进行变更的相关协议。

（七）验收文件

1.验收采购设备或物资到货后，使用部门组织验收的报告，包括验收结果、存在的问题及处理意见等。

2.质量检测对采购产品进行质量检测的相关报告。

（八）付款文件

1.发票：采购资金支付的凭证。

2.付款申请单：采购部门申请支付采购资金的相关文件。

（九）其他相关文件

1.质疑和投诉处理文件：对投标人提出的质疑和投诉进行处理的相关文件。

2.采购活动的照片、视频等影像资料。

四、档案整理与归档

（一）档案整理

采购部门在采购活动过程中，应及时对收集到的档案资料进行整理。整理工作包括分类、编号、装订等环节。

1.分类：按照档案收集范围，将档案资料分为不同的类别，如采购项目前期文件、招标文件、投标文件等。

2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，方便查询和管理。可以采用年度、项目编号、档案类别等组合方式进行编号。

3.装订：对纸质档案资料进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。对于电子档案资料，应按照规定的格式进行存储和备份。

（二）档案归档

采购项目结束后，采购部门应在规定的时间内将整理好的档案移交档案管理部门。归档时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、移交时间等信息，并由双方签字确认。

档案管理部门收到采购部门移交的档案后，应进行审核。审核内容包括档案的完整性、规范性、准确性等。对于不符合要求的档案，应及时退回采购部门进行补充和完善。

五、档案保管

（一）保管环境

档案管理部门应设置专