会议纪要撰写规范及模版参考.docVIP

一、适用会议类型与场景

会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类需留存记录、明确责任、推动执行的工作场景，包括但不限于：

内部决策会议：如公司战略研讨会、部门月度工作例会，用于记录决策过程和结果；

项目推进会：如跨部门项目协调会、阶段性成果评审会，明确任务分工与时间节点；

对外沟通会议：如客户需求对接会、合作方洽谈会，留存共识与待办事项；

专项工作部署会：如制度宣贯会、风险排查启动会，传达工作要求与责任主体。

二、会议纪要撰写全流程步骤

（一）会前准备：明确提前预判

梳理会议基本信息：提前获取会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程，明确会议目的（决策、研讨、部署等）。

收集背景资料：如会议议题相关文件、上阶段会议纪要、待讨论方案等，保证记录时能结合上下文。

准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（电子文档/手写笔记本），可提前设计纪要框架（如基本信息、议程、讨论要点、决议、行动项），预留关键信息填写栏。

（二）会中记录：抓取重点，客观准确

聚焦核心内容：重点记录“讨论了什么、达成了什么、决定了什么、谁来做、何时做”，避免冗余描述。

讨论要点：记录不同观点（尤其是分歧点）及主流意见，标注关键论据（如数据、案例）；

决议事项：明确最终结论（如“通过方案”“否决提议”），避免模糊表述（如“原则上同意”需补充具体条件）；

行动项：逐条记录任务内容、负责人（需具体到姓名或岗位，如“*主管”）、截止时间、交付标准。

标注关键细节：对数据、时间、责任人等易错信息实时标记，会后第一时间核对；对未达成一致的事项单独标注“待议”。

保持客观中立：不记录个人主观评价（如“经理的观点不正确”），仅陈述事实（如“经理提出异议，理由是”）。

（三）会后整理：核对信息，提炼精简

补充完善内容：会后1个工作日内整理记录，结合会议录音（如有）、参会人员补充说明，完善遗漏信息，保证时间、数据、责任人准确无误。

提炼核心结论：将讨论内容按议题归类，删除无关细节（如无关讨论、重复发言），用简洁语言表述决议（如“决议：自X月X日起执行新考勤制度，由*部门负责公示”）。

确认行动项：与任务负责人核对行动项内容、时间节点，避免“待定”“尽快”等模糊表述，明确可衡量的交付成果（如“完成报告初稿（含数据图表）”）。

（四）审核分发：规范流程，闭环管理

内部审核：纪要初稿完成后，提交主持人或指定负责人审核，重点检查决议准确性、行动项完整性，经确认无误后定稿。

规范分发：定稿后24小时内按需分发至参会人员、相关部门及存档单位，明确标注“请各责任人按行动项推进，X月X日前反馈进展”。

后续跟进：根据行动项截止时间，提前1-2天提醒负责人；对逾期未完成的，及时协调推进，保证会议成果落地。

三、标准化会议纪要模板

会议基本信息

内容

会议名称

（例：2024年Q3产品规划研讨会）

会议时间

（例：2024年X月X日14:00-16:30）

会议地点

（例：公司301会议室/线上腾讯会议）

主持人

（例：*总监）

记录人

（例：*助理）

参会人员

（例：经理、主管、专员、顾问等，共X人）

缺席人员及原因

（例：主管——因公出差；专员——病假）

会议主题

（例：明确Q3产品核心功能优先级及开发排期）

会议议程

讨论内容及决议

1.议题一：用户需求优先级评估

-经理汇报：根据调研数据，A类需求（用户占比60%）、B类需求（30%）、C类需求（10%）-讨论分歧：专员建议优先开发C类需求（技术难度低），经理反对，认为需优先满足A类核心需求-决议：按A→B→C顺序推进开发，团队2周内输出A类需求详细方案

2.议题二：开发资源协调

-主管反馈：现有开发人员X人，需同时支持Q2项目收尾，资源紧张-建议：申请增配2名开发人员或延期1周交付-决议：由总监协调HR增配1名开发人员，Q3项目整体延期3天，*主管负责更新排期表

3.议题三：测试计划制定

-专员提议：采用“单元测试+集成测试”两阶段，预留5天测试时间-全体无异议-决议：测试计划按专员提议执行，*助理同步更新项目甘特图

行动项清单

任务内容

1.输出A类需求详细方案

2.协调增配1名开发人员

3.更新项目开发排期表

4.同步更新项目甘特图

附件

（例：用户需求数据分析报告、Q2项目进度表）

分发范围

（例：全体参会人员、部门、部门、档案室）

抄送

（例：总、副总）

备注

（例：下次会议时间：2024年X月X日10:00，地点：线上）

四、撰写过程中的关键注意事项

内容客观性：严格遵循会议实际内容，不添加个人观点或未证实的信息，对争议性表述需标注“部分参会人员认为”“暂未达成一致”等。

信息准确性：时间、数字、责任人等关键信息必须与会议记录一致，行动项需经负责人确认，避免“责任模糊”“时间冲突