企业采购审批流程操作手册.docVIP

企业采购审批流程操作手册

前言

本手册旨在规范企业采购审批流程，明确各环节职责与操作要求，保证采购活动合规、高效、透明，有效控制采购成本，保障企业资源合理配置。手册适用于企业各部门日常采购业务，相关人员需严格遵循本流程执行。

一、适用场景与流程概述

（一）适用范围

本流程适用于企业所有采购行为，包括但不限于：办公用品采购、固定资产采购（如设备、家具）、服务类采购（如咨询、维修）、生产原材料采购等。根据采购金额、物品类型及紧急程度，分为常规采购与紧急采购两类，分别对应不同审批路径。

（二）核心目标

保证采购需求真实、合理，符合部门工作计划及企业预算要求；

规范审批环节，明确各岗位责任，避免越权审批或流程遗漏；

保障采购过程透明，防范采购风险，提高资金使用效率。

二、详细操作步骤指南

（一）步骤一：采购需求提报

发起人：采购需求部门经办人（申请人）。

操作内容：

（1）确认采购需求：根据部门工作计划或实际需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及交付时间等关键信息；

（2）填写《采购申请表》（详见第三章表1）：需填写完整信息，并由部门负责人签字确认。

注意事项：

采购需求需与部门年度预算匹配，超预算采购需提前提交预算调整申请；

大额采购（如单笔金额≥5万元）需附《采购需求说明书》，详细说明采购必要性及市场调研情况。

（二）步骤二：部门负责人审核

审核人：需求部门负责人（部门负责人）。

审核内容：

（1）核对采购需求的合理性：是否符合部门工作目标，是否为必要支出；

（2）审核预算准确性：预估金额是否在部门预算额度内，超预算部分是否合规；

（3）确认需求紧急程度：区分常规采购与紧急采购（紧急采购需在申请表中注明，并说明紧急原因）。

操作结果：

审核通过：签字确认后流转至下一环节（财务部或采购部）；

审核不通过：注明退回原因，反馈至申请人修改后重新提报。

（三）步骤三：财务部复核

复核人：财务部指定人员（财务审核人）。

复核内容：

（1）预算合规性：检查采购项目是否纳入年度预算，预算额度是否充足；

（2）金额准确性：核对预估单价、数量及总金额的计算是否正确；

（3）成本合理性：参考历史采购数据或市场价格，评估预估成本是否合理。

操作结果：

复核通过：签字确认后流转至审批权限领导；

复核不通过：注明复核意见（如“超预算”“成本偏高”），退回需求部门重新申报或调整需求。

（四）步骤四：领导审批

根据采购金额及类型，确定审批权限，具体分级

采购金额（单笔）

审批权限

＜5000元

部门负责人审批

5000元-2万元（含2万）

分管副总审批

2万元-5万元（含5万）

总经理审批

＞5万元

董事长审批

操作说明：

审批人需重点审核采购的必要性、金额合理性及流程合规性；

对于紧急采购（如突发设备故障需立即维修），审批人可先通过电话/口头审批，申请人需在1个工作日内补签书面审批材料。

（五）步骤五：采购执行

执行部门：采购部（或需求部门，根据企业职责划分）。

操作内容：

（1）接收审批通过的《采购申请表》，确认采购需求细节；

（2）选择采购方式：常规采购采用比价、招标或定点采购；紧急采购可采用询价采购；

（3）签订采购合同：与供应商明确质量标准、交付时间、付款方式及违约责任等条款；

（4）跟进交付：保证供应商按时按质交付物品/服务，需求部门验收合格后签字确认。

注意事项：

采购合同需经法务部审核（金额≥2万元时）；

供应商需从企业合格供应商名录中选择，新供应商需经过资质审核。

（六）步骤六：付款与归档

付款操作：

（1）采购部凭审批通过的《采购申请表》、验收单、发票及合同，提交财务部申请付款；

（2）财务部审核无误后，按合同约定方式支付款项（如转账、支票等）。

资料归档：

（1）采购部将《采购申请表》、审批记录、合同、验收单、发票等资料整理存档；

（2）电子资料同步至企业OA系统，保存期限不少于3年。

三、流程配套表单模板

表1：采购申请表

申请部门

申请日期

年度预算编号

申请人

联系电话

紧急程度（□常规□紧急）

采购物品/服务名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预估总金额（元）

预算科目

采购用途说明

部门负责人意见

签字：

财务部复核意见

签字：

审批意见（分级）

签字：

验收人签字

验收日期

填写说明：

带“*”为必填项；紧急采购需在“紧急程度”栏勾选并注明原因；

预估总金额=预估单价×数量，大写金额需与小写金额一致。

表2：采购审批记录表

采购项目名称

申请部门

申请日期

采购总金额（元）

审批环节

审核人/审批人

职务

审批意见

部门审核

财务复核

分管副总审批

总经理审批

备注（如合同号、供应商名称）

四、操作要点与常见问题提示

（一）关键控制点

预算控制：严禁无预算、超预算采购，确需调整预算的需提前