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紧急采购程序

一、引言

紧急采购作为组织运营中应对突发、紧急情况的特殊采购方式，其高效、规范的执行对于保障组织核心功能的持续运转、降低潜在风险具有至关重要的意义。与常规采购相比，紧急采购在时间约束、流程简化及决策效率方面均有其特殊性，但这并不意味着可以完全摒弃采购活动应遵循的基本原则。本程序旨在明确紧急采购的适用范围、操作流程、审批权限及相关责任，以确保在紧急情况下既能快速响应需求，又能最大限度地保证采购过程的合规性、透明度与经济性。

二、紧急情况的界定

紧急采购的启动必须基于真实、紧迫的紧急情况。本程序所指的“紧急情况”通常具备以下特征：

1.不可预见性：事件的发生超出正常预期，难以通过常规计划加以防范。

2.时间紧迫性：若不立即采取采购行动，将导致严重后果，如危及人身安全、造成重大财产损失、严重影响核心业务运营或公共利益等。

3.后果严重性：延迟采购可能引发的后果具有较高的严重性和不可逆性。

常见的紧急情况包括但不限于：自然灾害、事故灾难、公共卫生事件等突发事件；关键设备或系统突然故障导致生产或服务中断；为应对临时性、突发性的重大任务或客户需求等。各部门在判断是否构成紧急情况时，应基于客观事实，并保留相关证明材料。

三、紧急采购的启动与审批

1.需求提出与初步评估：当紧急情况发生时，需求部门应立即（通常在发现紧急情况后第一时间）向本部门负责人提出紧急采购申请。申请中需简要说明紧急情况的性质、采购标的、数量、预估金额、建议的采购方式以及不及时采购可能造成的后果。部门负责人对申请的真实性和紧急程度进行初步评估。

2.审批权限与流程：

*紧急采购申请需报经组织内具有相应授权的管理层审批。为提高效率，可根据预估金额设定不同层级的审批权限，但核心原则是确保决策的审慎性。

*在极端紧急情况下，可启动口头请示、事后补签等简化流程，但需有见证人或事后立即记录备查。

*审批人应重点审查紧急情况的真实性、采购需求的合理性以及建议采购方式的适当性。

四、紧急采购的实施

1.采购方式的选择：紧急采购应在合规的前提下，选择最快捷有效的采购方式。可考虑的方式包括：

*直接采购（单一来源采购）：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情形，或发生不可预见的紧急情况且不能从其他供应商处采购的。

*竞争性谈判/询价：在时间允许的情况下，邀请不少于两家（或根据组织规定的数量）符合条件的供应商进行快速报价和谈判，择优确定供应商。

*框架协议采购：若组织已就相关品类建立应急框架协议，则可直接从协议供应商中选取。

2.供应商的选择：即使在紧急情况下，也应尽可能选择信誉良好、能够保证质量和交付时间的供应商。若时间允许，应对供应商的资质和履约能力进行快速核实。

3.合同签订：紧急情况下，可先通过订单、邮件、传真等方式确认采购意向和主要条款（如标的、数量、价格、交付时间、质量要求等），但应尽快补办正式合同。合同条款应力求明确，特别是关于交付、验收和违约责任的约定。

4.采购执行与监控：采购执行过程中，需求部门与采购部门（若有）应保持密切沟通，跟踪供应商的备货和交付进度，确保物资或服务按时到位。对于关键的紧急采购，应有专人负责跟进。

五、事后补办与备案

紧急采购的“特事特办”并不意味着可以完全脱离组织的常规管理体系。所有紧急采购事项均需在事后规定期限内（如紧急情况解除后或采购完成后X个工作日内）完成以下工作：

1.补办手续：补齐所有审批文件、采购记录、合同、验收单、发票等凭证，确保采购流程的完整性和可追溯性。

2.情况说明：详细书面说明紧急情况发生的原因、采购过程、资金使用情况等，并对为何采用紧急采购方式进行解释。

3.备案存档：将上述所有材料整理归档，交组织相关部门（如采购部、财务部、档案室）备案，以备审计和监督检查。

六、监督、问责与持续改进

1.监督检查：组织内部审计或监督部门应定期或不定期对紧急采购事项进行抽查，重点检查其是否符合紧急采购的界定标准、审批流程是否合规、采购过程是否存在舞弊或不当行为、价格是否合理等。

2.责任追究：对于滥用紧急采购程序、虚报紧急情况、违规操作造成损失或不良影响的，应依据组织规定对相关责任人进行问责。

3.总结与改进：定期对紧急采购案例进行汇总分析，评估紧急采购程序的有效性和执行情况，针对发现的问题及时优化流程、完善制度，例如：是否可以通过建立应急物资储备、完善框架协议等方式减少紧急采购的发生频率；如何在保证效率的同时进一步加强风险控制等。

七、配套措施与注意事项

1.培训宣贯：组织应定期对相关人员进行紧急采购程序的培训，确保其理解并掌握程序要求。

2.信息畅通：建立清晰的紧急联络机制，确保在紧急情况下，相关部门和人员能够快速响应、有效协