行政文书撰写标准化规范及样本.docVIP

行政文书撰写标准化规范及样本

一、引言

行政文书是行政管理工作中的重要载体，其规范性直接影响行政效率、信息传递准确性及单位形象。为统一行政文书撰写标准，提升文书质量，本规范从适用场景、撰写流程、模板样本及注意事项等方面提供标准化指引，助力行政人员快速掌握文书撰写要点，保证文书内容完整、格式规范、逻辑清晰。

二、行政文书的适用场景与核心价值

（一）适用场景

行政文书广泛应用于各类行政管理活动，常见场景包括：

事务通知类：如会议通知、放假安排、工作部署等，用于传达行政指令或信息；

请示报告类：如经费请示、工作汇报、情况说明等，用于向上级或相关部门请求指示或反馈工作；

对外沟通类：如函件、邀请函、合作意向书等，用于单位与其他组织或个人的正式往来；

制度规范类：如管理办法、实施细则、岗位职责等，用于明确工作规则与标准；

记录存档类：如会议纪要、大事记、档案借阅登记等，用于留存工作痕迹与依据。

（二）核心价值

规范管理：统一格式与流程，避免文书混乱，提升行政工作的系统性；

提高效率：标准化模板减少重复劳动，加快文书撰写与审批速度；

规避风险：内容严谨、权责清晰，降低因表述不当导致的法律或管理风险；

树立形象：规范的文书体现单位的专业素养，增强内外部信任度。

三、标准化撰写流程详解

（一）第一步：明确文书目的与受众

操作要点：

确定文书核心目标（如“通知会议时间”或“申请采购经费”）；

明确受众（上级领导、平行部门、外部单位或内部员工），针对性调整语言风格与内容侧重。

示例：

若受众为单位领导，请示类文书需突出必要性、紧迫性及具体需求；

若受众为基层员工，通知类文书需明确操作步骤、时间节点及责任人。

（二）第二步：收集与整理基础信息

操作要点：

收集与文书相关的背景资料、数据、政策依据等（如会议通知需收集会议议题、时间、地点、参会人员等）；

核对信息准确性（如日期、数据、部门名称等），避免错误。

示例：

撰写“年度工作总结报告”前，需整理各部门季度数据、重点项目进展、领导指示等资料。

（三）第三步：确定文书格式与框架

操作要点：

根据文书类型选择对应模板（如“通知”“请示”“函”等）；

搭建内容框架，一般包括：标题、主送机关、（开头、主体、结尾）、附件（如有）、发文机关、成文日期。

示例：

“请示”类框架：标题（关于的请示）→主送机关（领导/部门）→（请示缘由+请示事项+请示要求）→落款（发文机关+日期）。

（四）第四步：撰写内容

操作要点：

开头：简明扼要说明事由或依据（如“根据会议决定”或“为解决问题”）；

主体：逻辑清晰、条理分明，可分点阐述（如“一、背景；二、方案；三、预期效果”），数据支撑观点；

结尾：根据文书类型提出要求（如“请批示”“特此通知”或“盼复”）。

示例：

会议通知开头：“为总结2023年工作，部署2024年计划，经研究决定召开年度工作总结会议，现将有关事项通知”；主体分点说明会议时间、地点、参会人员、议程等。

（五）第五步：审核与校对

操作要点：

内容审核：由部门负责人审核文书内容是否与实际工作一致、是否符合政策要求；

格式校对：检查标题、字体、行距、页码等格式是否规范；

文字校对：重点错别字、标点符号、日期、数字等，保证无遗漏。

示例：

重要文书需经经办人拟稿→部门负责人审核→分管领导审批三级流程，保证内容准确无误。

（六）第六步：定稿与归档

操作要点：

按审批意见修改后定稿，打印纸质版（需签字盖章）或电子版；

按档案管理规定及时归档，留存备查（电子版备份至指定服务器）。

四、常用行政文书模板及样本说明

（一）模板一：事务通知类

1.模板结构说明

要素

规范要求

标题

居中，字体为二号黑体，格式为“关于的通知”（如“关于2024年春节放假安排的通知”）

主送机关

顶格书写，字体为三号仿宋GB2312，后加冒号（如“各部门：”）

首行缩进2字符，字体为三号仿宋GB2312，段落行距为28磅

附件

如有，注明“附件：1.”，左对齐

发文机关

右对齐，字体为三号仿宋GB2312，加盖单位公章

成文日期

右对齐，字体为三号仿宋GB2312，格式为“YYYY年MM月DD日”

2.填写样本及解析

关于召开2024年度工作总结会议的通知

各部门：

为全面总结2023年工作成效，科学谋划2024年重点任务，经研究决定召开年度工作总结会议，现将有关事项通知

一、会议时间

2023年12月28日（星期四）上午9:00-11:30，会期半天。

二、会议地点

总部大楼三楼第一会议室。

三、参会人员

公司领导班子成员；

各部门负责人；

2023年度先进员工代表（名单由人力资源部另行通知）。

四、会议议程

总经理*作2023年度工作总结报告；

分管领导依次分管领域工作汇报；

人力资源部宣读2023年度先进表彰决定；

员工代表发