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企业办公流程及制度模板

一、制度概述与适用范围

本制度旨在规范企业日常办公行为，明确各流程操作标准，保障办公秩序高效、有序运行。适用于企业全体员工，涵盖请假管理、费用报销、会议组织、文件流转等核心办公场景，可根据企业规模、行业特性调整细化内容。

二、核心办公流程及操作步骤

（一）员工请假管理流程

1.申请发起

员工需提前通过企业OA系统或指定纸质《请假申请单》提交申请，注明请假类型（事假、病假、年假、婚假、产假等）、请假起止时间、请假事由及紧急联系方式。突发情况（如急病）需在请假后2小时内补录申请，同步告知部门负责人。

2.部门审核

部门负责人收到申请后，1个工作日内根据工作安排审批：

请假≤1天：部门负责人直接审批；

请假＞1天：需评估工作交接情况，确认无工作遗漏后签字审批，并抄送HR备案。

3.特殊假期复核

年假、婚假、产假等法定假期需经HR复核：

员工提供相关证明材料（如结婚证、医院诊断书等）；

HR核对假期资格及天数，符合《劳动法》及企业规定的，予以批准；不符合的，反馈员工调整假期。

4.结果反馈与归档

审批完成后，OA系统自动推送结果至员工及部门负责人；纸质申请单由HR每月汇总归档，保存期限≥3年。

（二）费用报销管理流程

1.费用发生与票据收集

员工在费用发生时需取得合规发票（增值税普通/专用发票），发票需注明企业名称、税号、费用明细（如“办公用品”“差旅费”等），并加盖发票专用章。电子发票需打印纸质版或OA系统原件，避免重复报销。

2.报销单填写与提交

员工登录OA系统填写《费用报销单》，或使用企业指定模板填写纸质单据，需注明：

报销周期（如“2024年X月X日-X月X日”）；

费用项目、金额、对应发票号码；

费用用途说明（如“项目调研差旅费”）；

附件清单（发票数量、金额合计）。

提交前需核对发票与报销单信息一致，保证无涂改、漏填。

3.部门审核

部门负责人收到报销单后，1个工作日内审核费用真实性、合理性及预算符合性，确认无误后签字；超预算费用需注明“已申请预算调整”并附审批文件。

4.财务复核与付款

财务部门收到报销单后2个工作日内完成复核：

核查发票合规性（真伪、抬头、税号等）；

对报销单与附件金额、数量是否一致；

审批流程是否完整（部门负责人、HR、分管领导签字）。

复核通过后，按企业付款周期安排转账（如每月15日、30日统一付款），超5000元需提供银行账户信息（户名、账号、开户行）。

5.归档与反馈

财务部门每月将报销单据分类归档，保存期限≥5年；报销进度可通过OA系统查询，到账后系统自动提醒员工。

（三）会议组织与管理流程

1.会议发起与审批

发起人（部门负责人或项目组）提前3个工作日通过OA系统提交《会议申请单》，注明：

会议主题、时间、地点（线上/线下）；

参会人员（部门、职务）；

会议议程及预计时长；

所需资源（投影仪、会议室预订、茶歇等）。

常规会议由部门负责人审批；跨部门会议或涉及公司重大事项的会议，需报请分管领导审批。

2.会议通知与准备

审批通过后，OA系统自动发送会议通知至参会人员，通知需包含：

会议主题、时间、地点/线上；

议程及需提前准备的资料（如PPT、项目方案）；

联系人及联系方式。

发起人需提前1天确认会议室设备调试、资料打印等准备工作。

3.会议召开与记录

参会人员需提前5分钟到场，关闭手机静音；主持人按议程主持会议，控制各环节时长；指定专人（或发起人）填写《会议纪要》，记录：

会议时间、地点、参会人员（缺席人员及原因）；

各议题讨论要点、决议事项；

责任人、完成及时限。

4.会议纪要分发与归档

会议结束后24小时内，发起人完成《会议纪要》审核，通过OA系统分发至参会人员及相关部门；决议事项需明确责任人及完成节点，由HR或项目组跟踪进度。纸质纪要由行政部每月归档，保存期限≥2年。

三、标准模板表格

表1：员工请假申请单

申请人信息

姓名：*

部门：*

工号：*

请假信息

请假类型：□事假□病假□年假□婚假□产假□其他______

请假时间：自______年______月______日______时至______年______月______日______时，共计______天

请假事由

（详细说明，如“家中急事需处理”“病假需住院治疗”等）_______________________________________________________________________

紧急联系方式

手机：*____________________

审批意见

部门负责人：______签字日期：______

HR复核：□同意□不同意（理由：____________________）日期：______

分管领导：□同意□不同意（理由：___