合同审核与签订标准化流程合同管理功能.docVIP

合同审核与签订标准化流程管理工具模板

一、适用业务场景

本标准化流程适用于企业各类经济合同的审核、签订与全生命周期管理，具体包括但不限于：采购与销售合同、服务外包合同、技术开发合同、劳动合同、租赁合同、合作框架协议等。流程覆盖业务部门发起、多部门协同审核、管理层审批、规范签署及归档等环节，旨在通过标准化操作降低合同法律风险，提升合同管理效率，保证合同条款符合企业利益及相关法律法规要求。适用于企业内部各业务单元、行政部门、法务部门及相关管理人员。

二、标准化操作流程

（一）需求发起与合同立项

操作主体：业务部门经办人（*）

操作内容：

（1）根据业务需求，确定合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的、数量、质量标准、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、争议解决方式等核心要素；

（2）填写《合同需求申请表》（详见第三部分模板1），附上合作方资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、项目立项审批文件（如需）、相关报价单或技术协议等附件；

（3）经部门负责人（*）审核确认后，提交至合同管理部门（如行政部或法务部）备案。

输出成果：《合同需求申请表》及附件材料。

（二）合同起草

操作主体：业务部门经办人（）或指定法务/合同专员（）

操作内容：

（1）根据合同类型及业务需求，选用企业标准化合同模板（如无模板，需参考行业通用模板并重点审核法律风险条款）；

（2）按《合同要素检查表》（详见第三部分模板3）要求，填写合同核心条款，保证与合作方前期沟通内容一致，避免模糊表述（如“大约”“左右”等）；

（3）涉及技术、商务等特殊条款的，需附上附件（如技术规格书、服务方案等），并在合同中注明“附件为本合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”。

输出成果：合同草案（含附件）。

（三）内部协同审核

操作主体：业务部门、财务部门、风控部门（或法务部门）、相关业务分管领导（*）

审核流程及要点：

（1）业务部门审核：由部门负责人（）或经办人（）对合同的业务条款进行审核，重点确认标的描述、数量、质量标准、履行期限、验收标准等是否符合业务需求，合作方履约能力是否达标。

（2）财务部门审核：由财务专员（*）对合同的价款或报酬、付款方式、税费承担、发票开具、违约金计算等财务相关条款进行审核，保证符合企业财务制度及税务法规，避免资金风险。

（3）风控/法务部门审核：由风控专员（）或法务专员（）对合同的法律条款进行全面审核，重点包括：

合同主体是否合法（如合作方是否为存续企业、是否具备相应资质）；

条款是否违反法律法规（如强制性规定、效力性规定）；

权利义务是否对等、违约责任是否明确且合理；

争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否清晰；

知识产权、保密等特殊条款是否完备。

（4）分管领导审核：由业务分管领导（*）对合同的合规性、必要性及整体业务影响进行审批。

输出成果：各部门《合同审核意见表》（详见第三部分模板2），经审核修改后的合同修订稿。

（四）管理层最终审批

操作主体：总经理、副总经理或按权限划分的其他管理层人员（*）

操作内容：

（1）根据合同金额、重要性及审批权限表（企业自行制定），确定最终审批人；

（2）审批人重点审核合同的整体商业利益、风险控制措施及是否符合企业战略规划；

（3）审批通过后，在《合同审批表》（详见第三部分模板2）中签署“同意”意见；若需修改，退回业务部门重新调整。

输出成果：管理层审批通过的最终版合同文本。

（五）合同签署与用印

操作主体：授权签约人（）、行政部用印专员（）

操作内容：

（1）确定授权签约人：原则上为法定代表人（*），或经法定代表人书面授权的其他人员（需提供《签订授权委托书》，详见第三部分模板4）；

（2）核对合作方签约主体信息：保证签约人与合作方法定代表人或授权委托人一致，核验其身份证件及授权委托书（如非法定代表人签署）；

（3）签署合同：双方在合同文本上签字（自然人）或盖章（法人及其他组织），注明签署日期；

（4）用印管理：行政部用印专员（*）凭《合同审批表》及最终版合同文本，加盖企业公章或合同专用章，保证“骑缝章”齐全（多页合同）。

输出成果：双方签署并盖章的正式合同文本（一式N份，按合作方需求及企业存档要求确定份数）。

（六）合同归档与台账管理

操作主体：行政部档案专员（）、合同管理部门（）

操作内容：

（1）归档：合同签署后10个工作日内，由行政部档案专员（*）收集合同正本、审批文件、附件、合作方资质材料等，整理归档，建立电子及纸质档案；

（2）台账登记：合同管理部门（*）在企业合同管理系统中登记合同关键信息（合同编号、合同名称、合作方、签约日期、金额、履行期限、履行状态等），动态更新合同履行进展。

输出成果：合同档案、合同管理台账。

（七）合同履行与跟踪

操作主体：业务部门