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员工离职手续办理操作指引

员工离职是企业人才流动的正常现象，规范、有序地办理离职手续，不仅是维护企业正常运营秩序、保障企业与员工双方合法权益的基本要求，也是妥善处理各项遗留问题、保持良好职业关系的重要环节。本指引旨在为人力资源部门及相关管理人员提供清晰、专业的操作规范，确保离职流程高效、合规、人性化。

一、离职申请与沟通阶段

当员工提出离职意向或提交书面离职申请后，相关负责人应首先进入离职申请与沟通阶段，此阶段的核心在于充分了解情况、妥善沟通，并确保信息传递的准确性。

1.书面离职申请的提交与确认：员工应提交书面离职申请，明确表达离职意愿、拟离职日期及简要离职原因。人力资源部或直接上级需确认收到该申请，并核对员工信息及劳动合同相关条款，特别是关于提前通知期的约定。若员工未提前通知或通知期不足，应与员工协商解决，必要时可依据劳动合同及法律法规处理。

2.离职面谈的安排与实施：直接上级或人力资源部应尽快与员工安排离职面谈。面谈的目的在于：深入了解员工离职的真实原因（是个人发展、薪酬福利、工作环境还是其他因素），听取员工对公司管理、团队协作、业务流程等方面的意见与建议，评估是否存在挽留的可能性及价值（对于核心或关键岗位员工）。面谈过程中，应保持开放、尊重的态度，鼓励员工坦诚交流，并做好详细记录，为公司后续改进管理提供参考。

3.挽留可能性评估（如适用）：对于公司希望挽留的核心人才，在了解其离职原因后，若认为通过调整岗位、薪酬、发展机会等方式可以解决问题，应及时向上级汇报并提出挽留方案，与员工进行积极沟通。若挽留成功，需更新相关人事信息；若挽留无效，则进入后续离职流程。

二、离职审批与工作交接阶段

在完成初步沟通并确认员工离职意向不可逆转后，即进入离职审批与工作交接阶段。此阶段是确保工作连续性、防范风险的关键。

1.离职审批流程启动：由员工所在部门负责人根据公司规定，启动离职审批流程。审批流程应至少涵盖直接上级、部门负责人、人力资源部等关键节点。审批内容包括对员工工作表现的评价、离职原因的确认、工作交接计划的合理性等。审批过程中，相关负责人应及时签署意见，确保流程顺畅。

2.工作交接计划制定：在离职审批进行的同时，员工应在直接上级的指导下，制定详细的工作交接计划。计划应明确交接内容、交接对象（通常为接任者或指定同事）、交接时间表及具体步骤。交接对象应提前知晓，并做好接收准备。

3.工作交接的具体实施：员工应严格按照交接计划，与交接对象逐项进行工作交接。交接内容通常包括：

*未完成工作：详细说明各项未完成工作的进展情况、后续步骤、关键节点、联系人及注意事项。

*工作资料与文档：包括各类报告、方案、数据、客户资料、技术文档、操作手册等，确保完整、准确地移交给指定人员，并办理书面签收手续。

*物品与资产：公司配发的办公用品（如电脑、手机、办公家具等）、工牌、门禁卡、钥匙、保密文件、技术资料、客户礼品等，均需一一清点核对，登记造册，办理归还手续。

*权限与账户：公司内部系统账号、邮箱、服务器权限、业务系统权限等，应列出清单，及时通知相关部门进行权限注销或转移。

*外部关系：如涉及外部客户、供应商、合作伙伴等，必要时应协助交接对象进行初步对接或提供联系方式。

直接上级应对工作交接过程进行监督与指导，确保交接工作彻底、无遗漏。人力资源部可提供必要的支持与协调。

三、离职结算与手续办理阶段

工作交接基本完成，且离职审批流程通过后，即进入离职结算与手续办理阶段。此阶段需确保各项财务、行政及人事手续的结清。

1.薪酬福利结算：人力资源部应根据员工的实际出勤天数、劳动合同约定、公司薪酬制度及相关法律法规，准确核算员工的应发工资、加班费、未休年休假工资、奖金、补贴等，并代扣代缴个人所得税。同时，明确员工离职当月社保、公积金的缴纳情况及后续转移事宜。经济补偿金（如符合法定情形）的计算与支付也应在此阶段完成。

2.离职证明的开具：在员工办妥所有离职手续后，人力资源部应及时为员工开具《解除/终止劳动合同证明书》（即离职证明）。离职证明应载明劳动合同期限、解除或终止劳动合同的日期、工作岗位、在本单位的工作年限等法定必备内容，不得含有任何对员工不利的歧视性或负面评价。

3.公司物品与资料的最终确认：在正式离职日前，员工需再次确认所有公司物品、资料已全部归还，各类账户权限已清理完毕。相关部门（如行政部、IT部、财务部等）应在《离职手续办理清单》上签字确认。

4.档案关系与社保公积金转移：人力资源部应告知员工关于人事档案转移、社会保险关系及住房公积金转移的办理流程、所需材料及注意事项，并在规定时限内协助员工办理相关手续，或提供必要的证明文件。

5.《离职手续办理清单》的签署与归档：当所有离职手续（