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销售业务过程管理系统通用工具模板

【适用场景与目标用户】

本工具模板适用于中小型企业销售团队、B2B业务型公司及需规范销售全流程管理的组织，尤其适合客户数量多、销售周期长、跨部门协作频繁的业务场景。核心目标用户包括：

销售管理人员：通过系统化跟踪销售进度，优化团队资源配置；

销售代表：清晰掌握客户跟进节点，避免遗漏关键商机；

运营支持人员：沉淀销售数据，为业务复盘与决策提供依据。

典型使用场景包括：客户资源分散导致跟进效率低、销售阶段划分模糊无法精准判断商机质量、合同执行进度不透明易出现交付风险、销售数据统计依赖手工表格易出错等。

【系统操作全流程指南】

一、客户信息建档与分类管理

操作目的：统一客户信息标准，实现客户资源结构化存储，为后续商机跟进奠定基础。

操作步骤：

客户信息录入：

登录系统后进入“客户管理”模块，“新增客户”，填写必填字段（客户名称、所属行业、客户类型（企业/个人）、联系人姓名及职务、联系电话、企业地址、核心需求描述、信息来源（展会/转介绍/线上获客等））；

补充选填字段（客户规模（员工数/年营收）、预算范围、决策链信息（最终决策人、影响者）、历史合作记录（如有）），相关附件（如客户名片、需求文档扫描件）。

客户标签化分类：

根据客户属性添加标签，例如行业标签（“制造业”“互联网”）、需求标签（“采购设备”“服务咨询”）、跟进优先级标签（“高优先级”“需重点跟进”）；

系统支持按标签筛选客户，例如快速筛选出“制造业+预算50万以上+高优先级”的客户列表。

客户状态动态更新：

定期（每周/每两周）更新客户状态，可选状态包括：“潜在客户”（初次接触，需求未明确）、“意向客户”（需求明确，进入方案阶段）、“成交客户”（合同签订）、“流失客户”（合作终止）。

二、商机创建与跟进计划制定

操作目的：将客户需求转化为可追踪的销售商机，明确跟进节奏与责任分工。

操作步骤：

商机创建：

在客户详情页“创建商机”，关联对应客户信息，填写商机名称（如“公司采购设备项目”）、预计成交金额、预计成交日期、销售阶段（默认为“线索获取”，后续根据进度更新）；

选择负责人（销售代表某）及协作人（如技术支持某、商务*某），填写商机核心价值点（如解决客户生产效率低痛点、性价比优势等）。

跟进计划拆解：

“制定跟进计划”，按销售阶段拆解关键动作，例如：

线索获取阶段：3日内发送产品资料，5日内电话沟通需求；

方案呈现阶段：7日内提交定制化方案，10日内组织客户需求评审会；

商务谈判阶段：15日内完成合同条款协商，提交审批。

设置每个动作的“截止日期”“提醒方式”（系统消息/邮件/短信）、“预期成果”（如“客户确认方案可行性”“达成价格初步一致”）。

跟进记录实时更新：

每次跟进后，在“跟进记录”模块填写沟通时间、沟通方式（电话/面谈/线上会议）、沟通内容摘要、客户反馈（如“对方案A感兴趣，但希望降价5%”）、下一步计划；

跟进佐证材料（如会议纪要、邮件截图、方案文档），保证信息可追溯。

三、销售阶段推进与阶段管理

操作目的：通过标准化销售阶段划分，精准把控商机转化进度，及时识别风险并干预。

操作步骤：

销售阶段定义与配置：

系统默认销售阶段包括：“线索获取→需求分析→方案呈现→商务谈判→合同签订→回款完成”，企业可根据自身业务自定义阶段名称与数量（如增加“招投标”“内部审批”等阶段）；

明确每个阶段的“进入标准”（如“需求分析阶段”需完成客户需求调研报告、确认预算）和“退出标准”（如“商务谈判阶段”需达成价格、付款方式、交付周期一致）。

阶段状态更新：

当商机满足某阶段“进入标准”时，由负责人手动更新阶段状态，系统自动记录阶段变更时间与操作人；

若商机在某一阶段停留超时（如“方案呈现阶段”超过计划10日未推进），系统自动触发“风险提醒”通知销售经理*某，提示介入协调。

阶段数据复盘：

每月/每季度通过“阶段分析报表”查看各阶段商机数量、转化率、平均停留时长，例如分析“商务谈判阶段”转化率低的原因（价格敏感度、决策链复杂等），针对性优化策略。

四、合同与执行跟踪

操作目的：规范合同流程，保证合同条款准确，实时跟踪合同执行进度。

操作步骤：

合同模板与：

系统内置标准化合同模板（如销售合同、服务合同），支持自定义模板（添加企业Logo、修改条款）；

在商机详情页“合同管理”模块，选择对应商机信息，自动填充客户名称、合同金额、产品/服务明细等基础数据，手动补充特殊条款（如交付时间、质保期、违约责任）。

合同审批流程：

设置审批链（如销售代表→销售经理→法务→总经理），提交审批后系统自动流转，审批人在线查看合同内容并签署意见（通过/驳回/需修改）；

审批通过后，系统唯一合同编号，同步更新商机状态为“合同签订”。

执行进度跟踪：

录入合同关键节点：首