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法律事务所档案管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本所档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，充分发挥档案在法律服务、业务拓展及风险防范中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业规范，结合本所实际情况，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于本所在各项业务活动及内部管理中形成的所有档案材料的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁及信息化管理等活动。本所全体人员均应严格遵守本规范。

第三条定义

本规范所称档案，是指本所在执业过程中以及内部管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。包括但不限于案件材料、客户资料、内部管理制度、财务凭证、人事信息等。

第四条基本原则

档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导，分级负责：由本所指定专门部门或人员统一负责档案工作的组织领导和统筹协调，各业务团队及相关人员分工负责各自业务范围内档案的形成、收集与初步整理。

（二）真实完整，及时规范：档案材料必须真实反映业务活动的客观情况，做到内容完整、手续齐全、格式规范，并及时归档。

（三）安全保密，依法利用：严格执行保密制度，确保档案安全，防止失泄密事件发生。档案利用应遵循法律法规及本所规定，维护客户隐私及本所合法权益。

（四）科学管理，便于利用：采用科学的分类、编目和保管方法，实现档案管理的规范化、标准化和信息化，提高档案利用效率。

第二章档案的收集与形成

第五条收集范围

档案收集范围包括但不限于：

（一）业务档案：各类案件（诉讼、仲裁、非诉）的委托代理合同、授权委托书、证据材料、法律文书（起诉状、答辩状、代理词、判决书、裁定书、调解书等）、工作底稿、会谈记录、案件讨论纪要、收费凭证等。

（二）客户档案：客户基本信息、身份证明文件、客户与本所的沟通记录、客户提供的相关资料等。

（三）内部管理档案：本所设立、变更、年检等登记材料，股东会/合伙人会议决议、章程、规章制度、人事管理、财务管理、行政后勤、对外宣传、培训交流等材料。

（四）其他具有保存价值的文件材料。

第六条形成要求

（一）业务活动中形成的文件材料，承办律师及相关人员应确保其真实性、准确性、完整性，并使用符合归档要求的纸张和书写工具。

（二）对外发出的文件应留存正本或副本；收到的文件应妥善保管原件。

（三）电子文件的形成应符合国家及行业关于电子文件归档的相关标准，确保其可读性和长期保存。

第七条归档责任与时限

（一）业务档案由承办律师负责收集、整理，并在案件办结（包括判决、调解、和解、撤诉、终止委托等）后规定期限内完成初步整理并移交档案管理部门或档案管理员。

（二）客户档案在建立客户关系时即开始收集，并随业务进展不断补充完善，业务结束后归入相应业务档案或单独整理归档。

（三）内部管理档案由各职能部门或形成人负责收集、整理，并在相关活动结束后及时归档。

（四）跨部门协作形成的档案，由主办部门或主办人员负责协调归档。

第三章档案的管理与保管

第八条档案分类与编码

（一）档案应按照年度、业务类型、客户类别等方式进行科学分类。业务档案可采用一案一卷（或数卷）的原则。

（二）档案应编制统一的档号，档号应具有唯一性和可追溯性。编码规则由本所档案管理部门或档案管理员制定并统一执行。

第九条档案整理与装订

（一）归档文件材料应按照形成时间顺序或逻辑关系进行系统排列。

（二）对破损、褪色或不符合规格的文件材料，应进行修补、复制或折叠。

（三）案卷应填写卷内文件目录和备考表，列明文件序号、名称、页号、日期等信息。

（四）案卷应采用规范的装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。

第十条档案库房与设备

（一）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

（二）配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒等，并保持库房整洁有序。

（三）根据需要配备温湿度调控设备、消防器材、防虫药剂等。

第十一条档案保管期限

（一）档案保管期限分为永久、长期、短期。具体期限参照国家及行业相关规定，并结合本所实际情况确定。

（二）业务档案的保管期限一般应根据案件性质、影响及客户要求等因素综合确定。

第十二条档案借阅与复制

（一）本所人员因工作需要借阅档案，须经相应审批程序，由档案管理员登记后方可借阅。借阅重要或敏感档案，须经合伙人会议或主任批准。

（二）借阅档案应爱护，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

（三）借阅期限一般不超过规定时间，确需延长的应办理续借手续。

（四）档案原则上不得带出本所办公场所。确因特殊情况需要带出的，须经严格审批，并由借阅人对档案安全负全部责任。

（五）复制档案须经批准，并由档案管理员负责复制或监督复制，复制件应加盖档案证明章。

第十三条档案的保密

（一）档案管理部门及档案管理员对档案的保密负直接责任，全体人