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成本控制费用申请及审批指南

一、适用场景与业务背景

在企业运营管理中，各项成本支出的合理性与可控性直接影响资源利用效率及经营效益。本模板适用于以下场景：

常规运营成本：如办公耗材、设备维保、市场推广等日常必要支出；

专项项目费用：如新产品研发、业务拓展、流程优化等特定项目的成本投入；

临时性支出：如突发设备故障抢修、紧急客户需求响应等不可预见费用；

预算内调整：因业务变化需在已批复预算内调整费用用途或金额的情况。

通过规范的申请与审批流程，保证每一笔成本支出均有明确依据、合理用途及有效管控，避免资源浪费，保障企业战略目标的实现。

二、操作流程详解

第一步：申请发起与材料准备

申请人确认需求：申请人需明确费用用途、金额、必要性及是否符合部门年度预算，确认无预算需提前提交预算调整申请。

填写申请表：根据模板要求完整填写《费用申请审批表》，详细说明费用明细（如项目名称、单价、数量、小计、总金额）、支出时间、关联业务目标及预算依据。

附件材料准备：根据费用类型附相关证明材料，如：

采购类：至少3家供应商比价单、产品规格说明；

差旅类：行程安排、会议通知（若有）、住宿标准说明；

项目类：项目立项批复文件、阶段性成果报告（如适用）；

临时类：突发情况说明（如设备故障检测报告）、紧急程度说明。

第二步：部门初审

部门负责人审核：申请人将材料提交至直接部门负责人，负责人需重点审核：

费用是否符合部门年度工作计划及预算范围；

支出必要性及成本合理性（如采购类费用是否低于市场均价）；

附件材料是否完整、真实。

初审结果处理：通过则流转至财务部门；不通过则退回申请人并注明修改意见，申请人完善后重新提交。

第三步：财务复核

财务专员审核：财务部门收到材料后，1个工作日内完成复核，重点核查：

费用科目是否准确，是否符合会计准则及企业财务制度；

预算执行情况（预算内费用需核对剩余额度，超预算费用需核查预算调整批复）；

附件合规性（如比价单是否符合“三家比价”要求，发票类型是否与支出匹配）。

复核结果反馈：通过则标注“财务复核通过”并流转至审批人；不通过则列明问题（如“预算不足”“附件缺失”），退回申请人补充材料。

第四步：分级审批

根据费用金额及类型，按以下权限分级审批（示例，企业可根据自身规模调整）：

费用金额

审批人

5000元（含）以下

部门负责人

5000-20000元

分管副总

20000元以上

总经理/总经理办公会

审批人需在1-3个工作日内完成审批，重点关注：

费用是否对企业战略目标有直接贡献；

成本控制措施是否到位（如是否有更优替代方案）；

特殊费用（如大额临时支出）是否履行了必要的集体决策程序。

第五步：执行与归档

费用执行：审批通过后，申请人根据审批结果执行费用支出（如提交采购申请、办理借款等），支出需在10个工作日内完成，逾期需说明原因。

报销与入账：费用发生后，申请人凭审批通过的《费用申请审批表》及合规票据（如增值税发票）至财务部门报销，财务部门核对无误后入账。

资料归档：财务部门将《费用申请审批表》、附件材料、报销票据统一整理归档，保存期限不少于5年，便于后续审计与成本分析。

三、费用申请审批表（模板）

费用申请审批表

基本信息

申请人姓名

*

所属部门

申请日期

年月日

费用所属项目

（如无则填“日常运营”）

费用明细

序号

费用项目

1

2

3

费用合计（大写）

费用合计（小写）

￥

预算信息

所属年度预算科目

预算金额

元

本次申请占预算比

%

超预算说明

（如适用，需详细说明原因及调整依据）

附件清单

□比价单（供应商名称：_________）

□项目立项文件

□行程/会议通知

□突发情况说明

□其他：_________

审批流程

部门负责人意见

签字：_________日期：_________

财务复核意见

签字：_________日期：_________

分管副总意见

签字：_________日期：_________

总经理意见

签字：_________日期：_________

备注

四、使用规范与风险提示

填写规范：

费用项目需具体明确（如“办公用A4纸”而非“办公用品”），用途说明需清晰关联业务目标（如“用于项目客户资料打印”）；

金额大小写需一致，不得涂改；附件需清晰、完整，复印件需注明“与原件一致”并签字。

时限要求：

常规费用需提前3个工作日提交申请，紧急费用（如设备抢修）需在24小时内提交申请并注明“紧急”，审批人需优先处理；

审批人需在规定时限内反馈意见，逾期未反馈视为默认通过（企业需在制度中明确此条款）。

预算控制：

严格执行预算管理，无预算或超预算未获批的费用一律不得支出；

年末预算结余需合理规划，避免突击花钱，确需调整预算需提交书面说明并经审批。

风险规避：

严禁虚报、冒领费