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行政文件审批流程及标准化模板

引言

行政文件审批是企业规范化管理的重要环节，直接影响运营效率、风险控制及合规性。为统一审批标准、明确责任分工、缩短流转周期，特制定本标准化流程及模板，适用于各类行政文件的审批管理，助力企业实现“流程清晰、责任到人、记录可溯”的管理目标。

一、适用范围与常见应用场景

本流程及模板适用于企业内部各类行政文件的审批管理，具体包括但不限于以下场景：

（一）费用报销类

日常费用报销（办公费、差旅费、招待费等）

专项费用申请（市场活动费、培训费、固定资产采购费等）

（二）合同协议类

采购合同（供应商服务、物资采购等）

劳务合同（外包服务、咨询顾问等）

其他协议（租赁、合作等）

（三）人事管理类

员工入职/离职手续审批

岗位调整与薪资变更审批

培训计划与请假申请审批

（四）物资采购类

办公用品批量采购申请

设备采购与维护审批

（五）其他类

制度文件发布（如《行政管理办法》《考勤制度》等）

请示报告（如场地使用申请、印章使用申请等）

二、标准化审批流程操作步骤

行政文件审批需遵循“发起申请→初审→复审（如需）→终审→结果告知→归档”的闭环流程，各环节责任主体及操作要求

（一）第一步：发起申请——提交完整材料

责任主体：文件申请人（部门员工或项目负责人）

操作说明：

准备审批材料：根据文件类型，填写《行政文件审批表》（见第三章模板），并附相关支撑材料（如合同草案、费用明细表、身份证复印件等），保证材料真实、完整、合规。

示例：费用报销需附发票原件、消费清单、审批表；合同审批需附合同文本、对方资质证明、立项说明。

提交申请：通过企业OA系统或纸质版提交审批材料，选择对应审批流程（如“费用报销流程”“合同审批流程”），填写审批事由、预计完成时间等信息。

跟踪进度：提交后可在系统中查看审批节点，若材料不齐或信息有误，需根据系统提示补充完善。

（二）第二步：部门初审——审核合规性与合理性

责任主体：申请人所在部门负责人

操作时限：1个工作日内

审核重点：

材料完整性：检查审批表及附件是否齐全，关键信息（如金额、日期、签字）是否填写完整。

内容合规性：是否符合公司制度、国家法律法规（如费用报销是否超标准、合同条款是否违反法律）。

业务合理性：申请事项是否必要，是否符合部门工作计划（如采购物资是否为急需、培训内容是否与岗位匹配）。

处理结果：

审核通过：在审批表“部门负责人意见”栏签字确认，流转至下一环节。

审核不通过：注明退回原因（如“附件缺失”“超预算”），退回申请人修改后重新提交。

（三）第三步：跨部门会签（如需）——协调关联职责

责任主体：涉及业务关联的部门负责人（如行政部、财务部、法务部）

操作时限：2个工作日内

适用场景：

涉及多部门协作的事项（如采购需行政部确认库存、财务部审核预算）。

可能影响其他部门利益的事项（如场地使用需行政部协调资源）。

操作说明：

发起人在提交申请时勾选“需会签部门”，系统自动将审批表同步至对应部门。

会签部门从专业角度审核（如财务部审核费用预算合理性、法务部审核合同法律风险），签署明确意见（“同意”“不同意”并说明理由）。

任一会签部门不同意，需与申请人及发起部门沟通协调，达成一致后方可继续流转。

（四）第四步：分管领导复审——把控关键决策

责任主体：分管业务领域的副总经理/总监

操作时限：2-3个工作日内

审核重点：

事项重要性：是否影响部门整体目标或公司战略（如大额采购、核心人事变动）。

资源匹配性：所需人力、物力、财力是否在可承受范围内（如培训费用是否与培训收益匹配）。

风险可控性：是否存在潜在风险（如合作方资质风险、政策合规风险）。

处理结果：

同意：签字确认，流转至终审环节（若为一般事项，可授权终审）。

不同意：注明具体意见，退回申请人或发起部门重新评估。

（五）第五步：终审决策——审批结果落地

责任主体：总经理/授权负责人（如总经理办公室主任）

操作时限：1-3个工作日内（根据事项紧急程度调整）

审核重点：

事项是否符合公司整体利益。

是否符合重大事项决策程序（如超过一定金额的合同需经总经理办公会审议）。

处理结果：

批准：签署“同意”意见，审批流程结束，通知申请人执行。

否决：签署“不同意”意见，说明原因，流程终止，申请人需按要求整改或终止事项。

（六）第六步：结果告知与执行

责任主体：申请人/行政部

操作说明：

结果通知：审批通过后，系统自动通过消息/邮件告知申请人；审批不通过，由申请人所在部门负责人同步退回原因。

执行落地：申请人根据审批结果办理后续手续（如报销费用需提交财务部、合同需盖章后交对方方），并保证执行过程符合审批要求。

（七）第七步：文件归档——全程记录留痕

责任主体：行政部/档案管理员

操作时限：审批完成后3个工作日内

归档要求：

材料整理：将审批表（