采购申请及审批流程快速操作指南.docVIP

采购申请及审批流程快速操作指南

一、适用业务场景

本指南适用于公司各类采购活动的申请与审批管理，具体包括但不限于以下场景：

日常办公采购：如文具、耗材、办公设备（电脑、打印机等）的补充采购；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备的采购；

服务类采购：如维修服务、咨询服务、外包服务等采购；

项目专项采购：如新建项目、研发项目所需的专用物料或服务采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购。

二、采购申请全流程操作步骤

（一）前置准备：确认采购需求与预算

明确采购需求：根据部门工作计划或项目需求，确定采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准、用途及期望交付时间。

核查预算额度：登录公司预算管理系统，确认对应采购项目的剩余预算是否充足，避免超预算申请（如预算不足，需提前提交预算调整申请）。

（二）发起采购申请：登录系统并填写申请单

登录采购管理系统：通过公司内部系统入口，使用工号及密码登录“采购管理模块”（如无系统权限，需联系行政部*开通）。

新建采购申请单：

选择“采购申请”功能，进入申请单填写界面；

填写基础信息：申请人（自动填充，可修改）、申请部门、联系电话、申请日期；

选择采购类型：勾选“物料采购”“服务采购”“工程采购”等对应分类。

（三）填写采购明细：准确描述物品/服务信息

在“采购明细”区域，逐项添加需采购的物品或服务，信息需完整准确：

物品/服务名称：填写具体名称（如“A4复印纸”“设备维修服务”），避免模糊表述（如“一批办公用品”）；

规格型号：明确技术参数（如“复印纸：80g，A4，白色”）；

单位：填写计量单位（如“箱”“台”“次”）；

数量：按实际需求填写，需为阿拉伯数字；

预估单价/总价：参考历史采购价或市场均价填写，总价=数量×单价（系统自动计算）；

备注：补充特殊要求（如“需带3C认证”“维修服务需24小时内响应”）。

（四）附件：补充证明材料

根据采购类型，需以下对应附件（附件需为PDF、JPG、Word等格式，单个文件不超过10MB）：

物料采购：供应商报价单（至少3家比价，紧急采购可提供1家报价并注明紧急原因）、技术参数要求表；

服务采购：服务方案说明、供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证）；

项目采购：项目立项批复文件、需求部门出具的《采购需求说明书》；

紧急采购：部门负责人签字的《紧急采购说明单》，说明紧急原因及延迟风险。

（五）选择审批流程：匹配权限与金额

根据采购金额及类型，系统自动匹配审批流程（也可手动选择，需符合公司权限规定）：

小额采购（≤5000元）：部门主管→采购部；

中等金额采购（5000元~5万元）：部门主管→财务审核→采购部→分管领导；

大额采购（＞5万元）：部门主管→财务审核→采购部→分管领导→总经理。

注：审批人信息系统自动带出，无需手动填写；如需加签（如法务部），可在“加签人”栏添加。

（六）提交审批与跟踪进度

提交申请：检查所有信息无误后，“提交申请”，系统将自动流转至第一审批人；

跟踪进度：在“我的申请”界面可查看审批状态（如“审批中”“已通过”“已驳回”），审批人处理时间一般不超过1个工作日（大额采购不超过3个工作日）；

催办提醒：若审批超时，可通过系统“催办”功能提醒审批人，或直接联系审批人*沟通。

（七）审批通过后：执行采购与确认收货

采购部执行：审批通过后，采购部将在2个工作日内联系供应商下单，同步预计交付时间给申请人；

申请人确认：收到物品/服务后，需当场核对数量、规格、质量，确认无误后在《送货单》上签字；若发觉问题，需在24小时内联系采购部*处理（如退换货、索赔）；

财务付款：采购部将《采购申请单》《送货单》《发票》等材料提交财务部，财务审核无误后安排付款。

（八）审批驳回处理：修改并重新提交

若申请被驳回，系统将显示驳回原因（如“预算不足”“附件缺失”“信息填写错误”），申请人需：

根据驳回原因修改申请单（如补充附件、调整预算、更正信息）；

修改完成后“重新提交”，系统将再次流转审批（无需重新选择审批流程）。

三、采购申请单模板示例

采购申请单

申请单号：CG-2024-001

申请人

*

联系电话

138

采购类型

□物料□服务□工程□其他：物料

采购明细

序号

物品名称

1

A4复印纸

2

黑色签字笔

供应商信息

供应商名称

办公超市有限公司

联系电话

1395678

采购用途说明

行政部日常办公使用，预计使用周期3个月。

附件清单

1.供应商报价单（3家比价）；2.环保认证复印件。

审批意见

部门主管

签字：__________日期：______

采购部

签字：__________日期：______

总经理

签字：__________日期：______

四、操作常见问题与注意事项

（一）预算与