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供应链管理库存预警系统设计参考手册

一、手册概述与适用范围

本手册旨在为供应链管理中的库存预警系统设计提供标准化参考，涵盖系统应用场景、配置流程、操作规范及风险控制要点，适用于制造、零售、电商等多行业企业的库存管理优化。通过本手册，企业可快速构建科学、高效的库存预警机制，降低库存积压与缺货风险，提升供应链响应速度与资金周转效率。

二、系统应用背景与核心价值

（一）行业应用场景

制造业场景：针对原材料、半成品、成品的多级库存管理，需实时监控关键物料的库存水位，避免因物料短缺导致生产线停工，或因过量采购造成资金占用。例如汽车零部件企业需对发动机核心部件设置动态预警阈值，应对生产计划波动。

零售业场景：连锁超市或零售门店需管理多门店库存，平衡畅销品与滞销品的库存分配，防止区域性缺货或库存积压。例如生鲜产品需结合保质期设置“临期预警”，减少损耗。

电商行业场景：电商平台需应对促销活动（如618、双11）的库存瞬时波动，通过预警系统提前备货、调配库存，避免超卖或断货影响用户体验。

（二）核心价值

风险前置：通过阈值预警提前识别库存异常，减少缺货导致的订单流失或积压导致的资金浪费。

决策支持：基于历史数据与实时库存分析，为采购计划、生产排程、库存调拨提供数据依据。

效率提升：自动化预警与工单流转，减少人工监控成本，提升供应链协同效率。

三、系统配置与操作流程详解

（一）系统初始化准备

基础数据梳理

整理物料编码、名称、规格、单位等基础信息，保证物料主数据唯一性。

明确仓库信息（如仓库编码、地址、类型），定义库存类型（自有库存、在途库存、委外库存等）。

录入供应商信息（供应商编码、名称、供货周期、最小订单量等），用于采购预警关联。

权限与角色配置

根据岗位职责设置系统权限：采购岗可配置预警规则、查看预警详情；仓库岗可处理预警工单、更新库存数据；管理层可查看预警报表、审批调整方案。

示例：采购经理拥有“预警规则配置”与“采购审批”权限，仓库主管拥有“库存调整”与“工单处理”权限。

（二）预警规则配置（核心步骤）

预警维度选择

按物料维度：针对特定SKU或物料类别设置预警（如“成品A的安全库存阈值”）。

按仓库维度：针对特定仓库或区域库存设置预警（如“华东仓的周转天数预警”）。

按供应商维度：针对供应商供货延迟设置预警（如“供应商B连续3天未到货”）。

预警参数设置

安全库存：基于历史消耗、供货周期、服务水平目标计算，公式：安全库存=（日均消耗×供货周期）+安全系数（如1.2）。

最高库存：避免过量采购，公式：最高库存=安全库存+（日均消耗×采购提前期）。

预警阈值：可设置多级阈值（如“黄色预警”（低于安全库存80%）、“红色预警”（低于安全库存50%））。

触发条件：选择“实时监控”或“定时监控”（如每日9:00扫描库存数据），并设置“连续X天低于阈值”触发预警，避免数据波动误报。

预警方式与流程配置

通知方式：支持系统内消息、邮件、短信（需对接企业通讯平台）、钉钉/企业消息提醒。

工单流转：预警触发后自动处理工单，分配给对应责任人（如红色预警工单自动推送给采购经理*），并设置处理时效（如24小时内响应）。

（三）数据对接与系统联调

数据源对接

对接ERP系统（如SAP、用友）、WMS（仓库管理系统）或OMS（订单管理系统），实现库存数据实时同步。

保证数据接口稳定，定义数据同步频率（如每10分钟同步一次库存变动数据）。

系统测试

模拟库存数据变化（如手动调低某物料库存），验证预警是否触发、通知是否发送、工单是否。

测试多级阈值、跨仓库预警等复杂场景，保证规则逻辑无误。

（四）预警处理与闭环管理

预警响应

责任人收到预警后，需登录系统查看预警详情（物料信息、当前库存、阈值对比、历史消耗趋势）。

分析预警原因：如缺货需判断是否为需求激增、供货延迟或数据错误；积压需检查采购计划是否合理。

处理措施

缺货处理：紧急采购（联系供应商*加速供货）、调拨（从其他仓库调货）、替代物料推荐（系统自动推送可替代SKU）。

积压处理：调整采购计划、促销清库存（如捆绑销售）、退货给供应商*（需确认退货条款）。

数据修正：因系统数据延迟导致的误报，需在系统中更新实际库存并关闭工单。

工单闭环

处理完成后，在系统中填写处理措施、结果及备注，相关凭证（如采购订单、调拨单）。

系统自动记录处理时效（从预警触发到工单关闭的时间），用于后续优化规则。

四、关键模板表格设计

（一）库存预警规则配置表

规则名称

适用物料编码/名称

适用仓库

预警类型

安全库存

最高库存

预警阈值（%）

触发条件

责任人

生效日期

成品A红色预警

A001-成品A

华东仓

缺货预警

500

1000

≤50

连续2天低于安全库存

采购经理*

2024-01-01

原料B临期预警

B002-原料B