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人力资源部门员工离职管理流程指南

员工离职是组织人才流动的自然现象，有效的离职管理不仅能够保障员工与企业双方的合法权益，维护企业正常的运营秩序，更能通过规范化的流程，降低离职可能带来的负面影响，并从中汲取管理改进的经验。本指南旨在为人力资源部门提供一套专业、严谨且具操作性的离职管理流程框架，以期实现离职管理的标准化与人性化统一。

一、离职管理的基本原则

在启动任何离职管理程序前，人力资源部门应首先明确并遵循以下基本原则：

1.合法合规：严格遵守国家及地方劳动法律法规关于劳动合同解除或终止的各项规定，确保所有操作有法可依，避免劳动争议。

2.公平公正：对所有离职员工一视同仁，不因其职位、岗位或离职原因而设置差异化的歧视性条款或流程。

3.尊重理解：以尊重和理解的态度对待每一位离职员工，维护其尊严，尽可能降低离职过程中的负面情绪。

4.保密审慎：对员工离职信息、离职面谈内容及个人隐私予以严格保密，避免信息外泄引发不必要的猜测或影响。

5.效率优先：在合规的前提下，简化不必要的流程，提高离职办理效率，减少对员工和部门工作的干扰。

6.持续改进：将离职管理视为组织诊断的窗口，通过分析离职原因，为企业人才保留策略和管理优化提供依据。

二、离职意向的提出与初步沟通

当员工主动提出离职意向，或企业因特定原因（如合同到期不续签、不胜任岗位等）考虑与员工解除劳动关系时，离职管理流程即正式启动。

1.员工主动离职的初步沟通：

*直接上级的初步了解：员工通常会首先向其直接上级表达离职想法。直接上级应保持冷静和专业，初步了解员工离职的原因、意愿强度以及是否有挽回的可能性（在符合企业利益的前提下）。此阶段沟通应注重倾听，避免立即施压或过度挽留，以免引发员工反感。

*人力资源部的介入：直接上级在获知员工明确的离职意向后，应及时通知人力资源部。人力资源部可安排专人与员工进行非正式的初步沟通，进一步确认离职意向的真实性，了解其核心诉求，并传递公司对其贡献的认可。

2.企业方提出解除/终止劳动关系的初步沟通：

*依据充分：企业方提出解除或终止劳动关系，必须基于明确的法律依据和事实证据，如员工严重违反规章制度、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化等。

*审慎沟通：由人力资源部主导，与员工进行正式沟通。沟通时应清晰、客观地说明理由、依据及后续安排，给予员工表达意见的机会，并注意沟通的场合和方式，避免激化矛盾。

三、离职申请的正式确认

在初步沟通明确离职意向后，需进入正式的申请与确认环节。

1.提交书面离职申请：

*员工主动离职：人力资源部应指导员工填写公司统一的《离职申请表》，内容通常包括离职人信息、职位、入职日期、拟离职日期、离职原因等。员工需亲笔签名。

*企业方解除/终止：由人力资源部根据沟通结果及相关规定，准备《解除/终止劳动合同通知书》，明确解除/终止的原因、日期及经济补偿（如适用）等事项，按法定程序送达员工。

2.离职申请的审批：

*《离职申请表》需经员工直接上级、部门负责人逐级审批。审批过程中，各级管理者应确认对员工离职的知晓及后续工作安排的初步设想。

*部门审批完成后，《离职申请表》提交至人力资源部。人力资源部需对申请的完整性、合规性进行审核，并根据员工的职级、岗位特殊性等因素，确认是否需提交更高层级管理者审批。

3.离职日期的确定：

*对于主动离职员工，原则上应按照劳动合同约定或法律规定，提前三十日（试用期提前三日）书面通知用人单位。双方协商一致的，可对离职日期进行调整。

*对于企业方提出解除/终止的，离职日期（即劳动合同解除/终止日期）应严格按照法律规定及双方协商结果确定。

四、离职面谈的组织与实施

离职面谈是离职管理中获取真实反馈、改进管理的重要环节，应由人力资源部主导或参与。

1.面谈前准备：

*人力资源部应提前与员工约定面谈时间、地点，确保环境安静、私密，避免干扰。

*准备面谈提纲，内容可包括离职的真实原因（工作内容、薪酬福利、职业发展、管理风格、团队氛围等）、对公司管理及各项制度的看法与建议、在职期间的主要收获与遗憾等。

*回顾员工的基本信息、在职表现、奖惩记录等，以便更好地理解员工的反馈。

2.面谈过程中的技巧：

*营造轻松氛围：以感谢员工过往贡献开场，表达公司对其个人发展的关注，鼓励员工畅所欲言。

*积极倾听：专注于员工的表达，适时提问以澄清模糊信息，但避免争辩或辩解。

*客观记录：对面谈的主要内容进行记录，特别是员工提出的建设性意见和负面反馈。

*双向沟通：不仅是获取信息，也可向员工解释公司的某些政策或未来的发展方向，解答员工的疑问。

3.面谈后的总结与分析：

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